撰寫XX論文最常用到的編緝軟件就是Word或WPS。WPS改版之后功能強(qiáng)大，體積又小，最主要是免費(fèi)。筆者在此以WPS為準(zhǔn)，教給大家一些強(qiáng)大而實(shí)用的功能，使您在XX論文寫作的時(shí)候，不為調(diào)整格式而煩惱。
一篇XX論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是說(shuō)作者表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等等，而表現(xiàn)則是說(shuō)XX論文頁(yè)面大小、邊距、各種字體、字號(hào)等格式。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn);而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。筆者認(rèn)為，XX論文“表現(xiàn)”的編輯，是一個(gè)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。如果在寫XX論文之前，做了各方面的準(zhǔn)備，并按照一定的規(guī)律來(lái)編寫和排列，會(huì)起到事半功倍的效果;否則，會(huì)給你帶來(lái)無(wú)窮無(wú)盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫XX論文的體會(huì)，建議如下。
1、字體樣式
編寫XX論文，一定要使用字體樣式，除了WPS原先所提供的主標(biāo)題、與正文等樣式外，還可以利用自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式工具欄來(lái)設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要使用相同的文字格式，如果確定的話，最好就自定義一個(gè)樣式。對(duì)于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì)。如果要對(duì)排版格式做調(diào)整，只需一次性修改，修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由WPS自動(dòng)生成各種目錄和索引。
一般情況下，撰寫XX論文雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會(huì)根據(jù)其具體要求，給XX論文撰寫者一個(gè)清楚的格式要求。比如，要求新宋體、四號(hào)字，行間距16磅等等。這樣，XX論文的撰寫者就可以在撰寫XX論文前對(duì)樣式進(jìn)行一番設(shè)定，這樣就會(huì)很方便的編寫XX論文了。
2、編號(hào)
一定不要自己敲編號(hào)，推薦使用交叉引用，否則手動(dòng)輸入的編號(hào)極可能給你文章的修改帶來(lái)無(wú)窮的后患。標(biāo)題的編號(hào)可以通過(guò)設(shè)置標(biāo)題樣式來(lái)實(shí)現(xiàn)，表格和圖形的編號(hào)通過(guò)設(shè)置題注的編號(hào)來(lái)完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時(shí)，不要自己敲編號(hào)，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時(shí)，所有的編號(hào)和引用都將自動(dòng)更新，無(wú)需人力維護(hù)。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。
3、對(duì)齊方式
一定不要用手動(dòng)敲空格來(lái)達(dá)到對(duì)齊的目的。只有英文單詞間才會(huì)有空格，中文文檔沒(méi)有空格。所有的對(duì)齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對(duì)齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動(dòng)打了空格，一定要謹(jǐn)慎，想想是否可以通過(guò)其他方法來(lái)避免。同理，一定不要通過(guò)敲回車來(lái)調(diào)整段落的間距。
4、繪圖技巧
XX論文中會(huì)用到很多圖表，筆者強(qiáng)烈建議XX論文撰寫者分清XX論文中的圖形和表格，表格可以使用WPS提供的工具進(jìn)行編寫，很簡(jiǎn)單，這里就不再贅述了�？驁D和流程圖的編輯，筆者強(qiáng)烈建議使用Visio畫。但SmardDraw確實(shí)要比Visio速度快很多。
5、編輯數(shù)學(xué)公式
在XX論文中編輯數(shù)學(xué)公式，個(gè)人建議使用MathType5.0，其實(shí)WPS集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType后，WPS會(huì)增加一個(gè)菜單項(xiàng)，其功能一目了然。推薦使用 MathType 的自動(dòng)編號(hào)和引用功能，這樣首先有良好的對(duì)齊效果，還可以自動(dòng)更新編號(hào)。WPS 正文中插入公式的一個(gè)常見問(wèn)題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正。但是要提醒XX論文撰寫者，如果你計(jì)算機(jī)上安裝了MathType5.0后，撰寫公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，當(dāng)你準(zhǔn)備打印XX論文的時(shí)候，要記得找個(gè)按照了MathType5.0的計(jì)算機(jī)打印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。
6、參考文獻(xiàn)的編輯和管理
如果你在寫XX論文時(shí)才想到要整理參考文獻(xiàn)，就已經(jīng)太遲了，但總比XX論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁(yè)時(shí)才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時(shí)就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的，而且很容易出錯(cuò)。WPS沒(méi)有提供管理參考文獻(xiàn)的功能，用插入尾注的方法也很不地道。
我建議使用Reference Manager，它與WPS集成得非常好，提供即寫即引用(Cite while you write，簡(jiǎn)稱Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記，它會(huì)為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻(xiàn)列表，并且對(duì)參考文獻(xiàn)的引用編號(hào)也是自動(dòng)生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)外，更可以避免正文中對(duì)參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用，從而一勞永逸。
7、使用分節(jié)符
如果希望在一篇文檔里得到不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。上述七點(diǎn)都是關(guān)于排版的建議，還是要強(qiáng)調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點(diǎn)是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給WPS去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無(wú)關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來(lái)學(xué)一下WPS的幫助，因?yàn)閃PS 早已提供了足夠強(qiáng)大的功能。
8、使用子文檔
學(xué)位XX論文至少要幾十頁(yè)，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長(zhǎng)的時(shí)間，且不保險(xiǎn)。
建議XX論文的每一章保存到一個(gè)子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個(gè)文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個(gè)人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。
9、及時(shí)保存、多做備份
設(shè)置自動(dòng)保存，還有一有空就Ctrl+S。
不但WPS不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。WPS提供了版本管理的功能，將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里，并提供比較合并等功能。不過(guò)保存幾個(gè)版本后文件就大得不得了，而且一個(gè)文件損壞后所有的版本都沒(méi)了，個(gè)人感覺不實(shí)用。還是多處備份吧。另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時(shí)發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來(lái)不及了。
