摘 要： 針對(duì)檔案收集過(guò)程中由于檔案收集人員技術(shù)不熟練、工作不專職等問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集的認(rèn)識(shí)及人員應(yīng)具備的素質(zhì)等方面展開分析，并針對(duì)檔案收集的信息源、整理的時(shí)效性、信息收集交接及保管、收集人員應(yīng)具備的能力進(jìn)行闡述，提出合理性建議。
關(guān)鍵詞：檔案收集 問(wèn)題 建議
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2015）06-0031-02
隨著檔案收集的信息化時(shí)代來(lái)臨，從手工紙質(zhì)收集到目前的信息化技術(shù)已被廣泛應(yīng)用，目前檔案管理也同樣面臨著電子信件、電子報(bào)表、電子圖表等，那么檔案資料的收集工作由對(duì)紙介質(zhì)的手工收集、整理開始向電子信息化的方式轉(zhuǎn)變，做好檔案資料的收集工作成為檔案管理的重要工作之一。
一、充分認(rèn)識(shí)檔案收集工作的重要意義
各市、縣檔案收集就指接受和征集檔案，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中和散失在社會(huì)上的檔案，集中到機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。
檔案的收集與管理，重心環(huán)節(jié)與體現(xiàn)，聚焦在收集關(guān)，把不嚴(yán)、做不好，會(huì)使產(chǎn)的利用價(jià)值打折扣。可見，檔案收集是檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理的流程從收集、鑒定、整理、審核、歸檔、驗(yàn)收，歸后到利用，其中收集是根源，是檔案管理工作的基石，檔案資料收集質(zhì)量的好與壞、數(shù)量的多與少都直接影響到檔案信息資源的利用。
二、檔案資料收集存在的問(wèn)題
1.一人兼多職，檔案管理員不專職
為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實(shí)行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現(xiàn)了檔案人員兼職其他工作或者說(shuō)其他工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負(fù)責(zé)文件的收發(fā)，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對(duì)檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)，投入到檔案管理工作當(dāng)中去，出現(xiàn)了范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料不充沛等問(wèn)題
2.檔案管理員工作能力有限，不利于電子檔案的收集與管理
當(dāng)前的檔案管理人員大多年紀(jì)較大，對(duì)電腦的應(yīng)用不熟練，不善于使用電子檔案，對(duì)收集與管理存在一些滯后管理。一些檔案人員對(duì)檔案工作不重視、不細(xì)心，導(dǎo)致的資料散失、不完整、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞。
3.檔案的收集沒(méi)有統(tǒng)一要求，自成一體
由于事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案的收集工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理，也沒(méi)有給出固定的要求。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案從數(shù)量到形式上都發(fā)生了變遷，原有的制度中的條款沒(méi)有增刪，已經(jīng)不再適合現(xiàn)代檔案的工作了，因此，自成一體，百花齊放是現(xiàn)代檔案資料存在的現(xiàn)狀。
三、加強(qiáng)檔案收集工作的對(duì)策與建議
1.關(guān)注信息來(lái)源、做好甄別工作
征集流散在各機(jī)關(guān)、各部門、個(gè)人與國(guó)外的有價(jià)值的各種歷史檔案和相關(guān)資料，是檔案部門收集工作中必不可少的補(bǔ)充手段，分為非強(qiáng)制性的和強(qiáng)制性的兩種。一般采取在協(xié)商的基礎(chǔ)上，通過(guò)復(fù)制、交換、捐贈(zèng)、有償轉(zhuǎn)讓等方式，將檔案集中到檔案部門。
對(duì)于收集到的信息做到“去粗取精，去偽存真”，精挑細(xì)選，不能將有價(jià)值的信息刪除掉，也不能將雜亂信息干擾正常的檔案信息判斷與管理。
2.充分利用電子技術(shù)及時(shí)收集，做好信息“保鮮”，發(fā)揮時(shí)效性
將傳統(tǒng)紙介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄為電子檔案，既要保證原始資料的真實(shí)、完整、有效性，又要充分利用電子檔案的存儲(chǔ)調(diào)閱優(yōu)勢(shì)，將檔案做到保管再利用，發(fā)揮檔案時(shí)效、資源性。
對(duì)于二次文獻(xiàn)檔案，應(yīng)充分發(fā)揮電子信息收錄工作的效用，減少由于手工采集操作的誤差大、采集時(shí)間長(zhǎng)的缺點(diǎn)，為了縮斷信息加工的時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，從而適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等工作的現(xiàn)狀，使檔案的采集工作也面臨著變化，必須有一個(gè)精細(xì)化的過(guò)程。
3.收集信息、合理歸檔
為了各項(xiàng)管理工作完整、準(zhǔn)確、可靠、齊全的檔案信息資源能夠充分發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)出檔案采集工作的重要。加強(qiáng)管理，有序分類。將檔案按類別、年限、級(jí)次有序分類整理、歸檔、保管，這自然涉及到如何采集、用什么方式采集的一些細(xì)節(jié)性問(wèn)題。
目前各市、縣的檔案部門已由紙介質(zhì)檔案逐步向電子檔案時(shí)代過(guò)渡，在雙重檔案交集是收集資料的關(guān)鍵點(diǎn)，傳統(tǒng)模式上重要資料必須用紙介質(zhì)檔案保存，且分私密等級(jí)、保管年限不等，由這些傳統(tǒng)習(xí)慣保管方式轉(zhuǎn)變到目前紙介質(zhì)與電子采集形式二者兼容，采集量會(huì)增大，所面臨工作量較大。
3.1常規(guī)性檔案，按期限采集、整理、歸檔；
3.2特殊資料的收集與保管，將采取不定期采集、整理、歸檔；
3.3臨時(shí)性重點(diǎn)資料檔案，有針對(duì)性的采集與整理，充分發(fā)揮重要資料的時(shí)效性。
檔案的采集需要通過(guò)紙質(zhì)與電子化采集相結(jié)合的方式，使檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性、有價(jià)值性充分發(fā)揮出來(lái)。
4.做好收集信息的交接及保管工作
定期將事業(yè)單位的案送交檔案管理部門收集、保管，保持原有全宗的完整性及相關(guān)全宗的聯(lián)系性，進(jìn)行紙介質(zhì)立卷，電子檔案做好儲(chǔ)備。電子檔案整理、保管過(guò)程中需注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
4.1要保持存儲(chǔ)介質(zhì)的防磁、防潮。
4.2整理、錄入電腦的安全性，做好用機(jī)的殺毒工作；
4.3防止檔案的病毒侵害，資料防篡改、毀損；
4.4防止電子檔案的信息外泄，做好保密工作。
5.做好檔案信息收集人員的素質(zhì)、能力、責(zé)任感的培養(yǎng)
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，檔案收集人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案信息收集人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至對(duì)電子檔案的管理了解甚少。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。那么檔案采集與保管則需要配備責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高，熟練掌握檔案采集技巧，具有理論知識(shí)、專業(yè)知識(shí)，實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
檔案收集工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案收集人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案資料的失真，確保檔案資料的真實(shí)性、有效性，為檔案利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)。做好檔案的收集工作，立事在當(dāng)代，功績(jī)?cè)谇铩⒁豁?xiàng)平凡的工作，認(rèn)真出色的、堅(jiān)持不懈的做好，就是一項(xiàng)偉大的工程。
參考文獻(xiàn)
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[2]事業(yè)單位檔案管理論文.作者：寧宇.單位：大慶高新區(qū)行政服務(wù)中心管理辦公室
[3]概述文書檔案管理的特征和方向.作者：俞錦福.單位：吉林省延邊州體育運(yùn)動(dòng)管理中心
作者簡(jiǎn)介：邊慶艷，女，（1971.6.6-），安達(dá)市民政局婚姻登記處，職稱：行政經(jīng)濟(jì)員，職務(wù)：檔案員，本科學(xué)歷。
