把光標(biāo)放在引用參考文獻(xiàn)的地方，在菜單欄上選“插入|腳注和尾注”，彈出的對(duì)話框中選擇“尾注”，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕修改編號(hào)格式為阿拉伯?dāng)?shù)字，位置為“文檔結(jié)尾”，確定后Word就在光標(biāo)的地方插入了參考文獻(xiàn)的編號(hào)，并自動(dòng)跳到文檔尾部相應(yīng)編號(hào)處請(qǐng)你鍵入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的說(shuō)明，在這里按參考文獻(xiàn)著錄表的格式添加相應(yīng)文獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)標(biāo)注要求用中括號(hào)把編號(hào)括起來(lái)，以word2007為例，可以在插入尾注時(shí)先把光標(biāo)移至需要插入尾注的地方，然后點(diǎn)擊 引用-腳注下面的一個(gè)小箭頭，在出現(xiàn)的對(duì)話框中有個(gè)自定義，然后輸入中括號(hào)及數(shù)字，然后點(diǎn)插入，然后自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到本節(jié)/本文檔末端，此時(shí)再輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)內(nèi)容即可。
在文檔中需要多次引用同一文獻(xiàn)時(shí)，在第一次引用此文獻(xiàn)時(shí)需要制作尾注，再次引用此文獻(xiàn)時(shí)點(diǎn)“插入|交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內(nèi)容為“尾注編號(hào)(帶格式)”，然后選擇相應(yīng)的文獻(xiàn)，插入即可。
不要以為已經(jīng)搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻(xiàn)在正文之后，參考文獻(xiàn)后還有發(fā)表論文情況說(shuō)明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結(jié)尾，要么在“節(jié)”的結(jié)尾，這兩種都不符合我們的要求。解決的方法似乎有點(diǎn)笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號(hào)(我們不需要它，因?yàn)樗母袷讲粚?duì))，然后選中所有尾注文本(參考文獻(xiàn)說(shuō)明文本)，點(diǎn)“插入|書(shū)簽”，命名為“參考文獻(xiàn)文本”，添加到書(shū)簽中。這樣就把所有的參考文獻(xiàn)文本做成了書(shū)簽。在正文后新建一頁(yè)，標(biāo)題為“參考文獻(xiàn)”，并設(shè)置好格式。光標(biāo)移到標(biāo)題下，選“插入|交叉引用”，“引用類型”為“書(shū)簽”，點(diǎn)“參考文獻(xiàn)文本”后插入，這樣就把參考文獻(xiàn)文本復(fù)制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號(hào)等，并用項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)。
到這里，我們離完美還差一點(diǎn)點(diǎn)。打印文檔時(shí)，尾注頁(yè)同樣會(huì)打印出來(lái)，而這幾頁(yè)是我們不需要的。當(dāng)然，可以通過(guò)設(shè)置打印頁(yè)碼范圍的方法不打印最后幾頁(yè)。這里有另外一種方法，如果你想多學(xué)一點(diǎn)東西，請(qǐng)接著往下看。
選中所有的尾注文本，點(diǎn)“格式|字體”，改為“隱藏文字”，切換到普通視圖，選擇“視圖|腳注”，此時(shí)所有的尾注出現(xiàn)在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”，將默認(rèn)的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾注延續(xù)分割符”和“尾注延續(xù)標(biāo)記”。刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳(包括分隔線)，選擇“視圖|頁(yè)眉和頁(yè)腳”，首先刪除文字，然后點(diǎn)擊頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄的“頁(yè)面設(shè)置”按鈕，在彈出的對(duì)話框上點(diǎn)“邊框”，在“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡，邊框設(shè)置為“無(wú)”，應(yīng)用范圍為“本節(jié)”;“邊框”選項(xiàng)卡的邊框設(shè)置為“無(wú)”，應(yīng)用范圍為“段落”。切換到“頁(yè)腳”，刪除頁(yè)碼。選擇“工具|選項(xiàng)”，在“打印”選項(xiàng)卡里確認(rèn)不打印隱藏文字(Word默認(rèn))。
注：以上在word中的處理是比較常用的做法，不過(guò)作者需要了解，投稿稿件是word格式或pdf格式或wps格式，但是很多期刊是用方正排版系統(tǒng)排版的，二者不“兼容”。因此，作者的word投稿只是編輯部排版的原稿，排版問(wèn)題作者無(wú)需太過(guò)擔(dān)心;而作者如想要編輯部出刊前最后的電子稿(有些作者著急要清樣或已經(jīng)排版的電子稿)其實(shí)也沒(méi)有太大意義，因?yàn)闆](méi)有方正的軟件就無(wú)法打開(kāi)這個(gè)電子稿。
