第三節(jié)監(jiān)理資料管理及歸檔制度
1、監(jiān)理項(xiàng)目部將對(duì)各種來(lái)往文件、資料和信息進(jìn)行系統(tǒng)的制度化管理，主要有：外部文件簽收制度：收到外來(lái)文件、資料后要及時(shí)簽認(rèn)，經(jīng)統(tǒng)一編號(hào)登記后，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。內(nèi)部發(fā)文審批、登記制度：監(jiān)理項(xiàng)目部向外發(fā)送文件、資料、業(yè)務(wù)函件，須經(jīng)監(jiān)理項(xiàng)目部總監(jiān)或其他有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)，并加蓋監(jiān)理項(xiàng)目部公章。所有向外發(fā)送的文件按規(guī)定編號(hào)，發(fā)文原件編號(hào)歸檔。
監(jiān)理意見(jiàn)核準(zhǔn)簽認(rèn)制度：監(jiān)理項(xiàng)目部出據(jù)的監(jiān)理意見(jiàn)必須由具備監(jiān)理資格的人員提出，并在監(jiān)理意見(jiàn)書上做責(zé)任簽署，經(jīng)總監(jiān)理工程師核準(zhǔn)簽認(rèn)后向外提交。
文件、資料借閱登記制度：監(jiān)理項(xiàng)目部文件、資料的借閱，須按規(guī)定進(jìn)行登記，重要文件、資料的借閱要經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)。監(jiān)理項(xiàng)目部的文件、資料原則上不得外借、外傳，必需的外借、外傳須得到總監(jiān)理工程師的批準(zhǔn)。
信息收集反饋制度：監(jiān)理項(xiàng)目部將通過(guò)各種有效的途徑，收集有關(guān)本項(xiàng)目監(jiān)理工作的信息，并對(duì)其進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分析，對(duì)涉及監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量方面的信息，要及時(shí)予以反饋。
文件、資料存檔制度：監(jiān)理部的所有文件、資料，設(shè)專人進(jìn)行保存管理，待監(jiān)理合同完成后，按要求移交發(fā)包人或向監(jiān)理方的檔案館歸檔。
2、監(jiān)理工作臺(tái)帳是監(jiān)理項(xiàng)目部和監(jiān)理人員日常工作的重要手段，每位監(jiān)理人員應(yīng)逐日、逐項(xiàng)認(rèn)真填寫，重要事項(xiàng)都應(yīng)建立詳細(xì)工作臺(tái)帳。建立各種監(jiān)理管理臺(tái)帳，如質(zhì)量、進(jìn)度、工程量管理臺(tái)帳、計(jì)量支付管理臺(tái)帳、試驗(yàn)檢測(cè)管理臺(tái)帳等，通過(guò)管理臺(tái)帳規(guī)范各項(xiàng)監(jiān)理工作。監(jiān)理臺(tái)帳應(yīng)保持完整、清潔，工程完成后必須上交監(jiān)理項(xiàng)目部備查。