開(kāi)好工地監(jiān)理會(huì)議是工程項(xiàng)目管理中的一項(xiàng)重要工作。在工程項(xiàng)目建設(shè)施工過(guò)程中，為保證施工進(jìn)度、質(zhì)量和安全，合理調(diào)配資源，降低施工費(fèi)用等，需要經(jīng)常召開(kāi)工地監(jiān)理會(huì)議。建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范對(duì)工地監(jiān)理會(huì)議的內(nèi)容也作出了明確的規(guī)定。但在實(shí)際上由于各種原因，工地監(jiān)理例會(huì)的效果往往達(dá)不到預(yù)期目的，解決不了工程中的實(shí)際問(wèn)題，使工地例會(huì)沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。因此，如何提高工地監(jiān)理會(huì)議的效率和質(zhì)量，應(yīng)該引起我們的高度重視，并要進(jìn)行認(rèn)真的思考和探討。
一、工地監(jiān)理會(huì)議存在的主要問(wèn)題和原因
工地監(jiān)理會(huì)議是經(jīng)監(jiān)理與業(yè)主代表、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)商一致，由總監(jiān)主持和定期召開(kāi)的工地例會(huì)。與會(huì)人員有總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)、監(jiān)理工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、各專(zhuān)業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人以及業(yè)主代表，必要時(shí)還可邀請(qǐng)分包商和材料供應(yīng)商參加。工地監(jiān)理會(huì)議的目的有兩個(gè)，一是協(xié)調(diào)施工組織，解決施工問(wèn)題，發(fā)布施工指令；二是通過(guò)建設(shè)各方的相互溝通，達(dá)到相互理解、相互配合和相互支持。會(huì)議的任務(wù)是：對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施“三控三管一協(xié)調(diào)”(質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用三控制，安全、合同、信息三管理，協(xié)調(diào)關(guān)系和解決問(wèn)題)，以確保工程目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
根據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的要求，工地監(jiān)理例會(huì)應(yīng)包括以下主要工作內(nèi)容：檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析某些事項(xiàng)未完成的原因；檢查分析工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；檢查分析工程項(xiàng)目質(zhì)量狀況，針對(duì)存在的質(zhì)量問(wèn)題提出改進(jìn)措施；檢查工程量核定及工程款支付情況；解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項(xiàng)；其他有關(guān)事宜。由上可知，工地監(jiān)理會(huì)議是關(guān)系到工程施工進(jìn)度、質(zhì)量和費(fèi)用投入是否偏離目標(biāo)，以及參建各方能否協(xié)調(diào)一致，并實(shí)現(xiàn)有效合作的一個(gè)相當(dāng)重要的會(huì)議。
1、主要問(wèn)題
由于多種原因，工地監(jiān)理會(huì)議往往難以達(dá)到上述目的。從面上看，主要有以下幾種情況：
(1)隨意缺席，溝通不暢。一些承包商的應(yīng)與會(huì)人員往往以種種理由缺席，或者委托其他人員充數(shù)代為參加，甚至有時(shí)到會(huì)的僅項(xiàng)目經(jīng)理一人，使工地監(jiān)理會(huì)議的質(zhì)量大打折扣，難以達(dá)到溝通的目的。
(2)施工單位在匯報(bào)時(shí)，往往對(duì)質(zhì)量和進(jìn)度中存在的問(wèn)題避重就輕，不反映實(shí)際情況。
(3)優(yōu)柔寡斷，久拖不決。同樣的問(wèn)題，在會(huì)議上多次提出卻得不到及時(shí)解決，導(dǎo)致目標(biāo)值嚴(yán)重偏離。
2、原因分析
如果對(duì)此作一番認(rèn)真的思考和分析，就可以知道這些情況的出現(xiàn)有其深層次的原因：
(1)對(duì)召開(kāi)工地監(jiān)理會(huì)議的目的意義認(rèn)識(shí)不足。主要表現(xiàn)在施工單位的項(xiàng)目部管理人員缺乏全局觀念，有的甚至認(rèn)為只要業(yè)主滿(mǎn)意就行，監(jiān)理滿(mǎn)意不滿(mǎn)意無(wú)所謂，對(duì)監(jiān)理的意見(jiàn)不予重視，甚至是置若罔聞，故而直接導(dǎo)致會(huì)議的質(zhì)量下降，達(dá)不到預(yù)期效果。這種現(xiàn)象若得不到及時(shí)糾正，長(zhǎng)此以往，與會(huì)者勢(shì)必對(duì)會(huì)議召開(kāi)感到厭倦疲沓，結(jié)果造成惡性循環(huán)。
(2)利益驅(qū)動(dòng)，不顧全局。出于自身利益的考慮，一些施工單位或參建方常常不肯真實(shí)地反映施工中出現(xiàn)的某些問(wèn)題，致使信息失真，決策失誤。
(3)事先對(duì)會(huì)議程序和匯報(bào)內(nèi)容不明確，導(dǎo)致與會(huì)人員匯報(bào)無(wú)主題，匯報(bào)內(nèi)容不全面、不具體、不系統(tǒng)，片面性、隨意性很大，或只講自己一方關(guān)心的事項(xiàng)，忽視其它；或只報(bào)流水帳，抓不住要領(lǐng)，重點(diǎn)不突出；或只講表面工作，而不談下一步打算等，致使會(huì)議主持者不能正確而全面地掌握施工進(jìn)展情況，更不能果斷和準(zhǔn)確地作出決策。
(4)會(huì)前準(zhǔn)備不足，主持人心中無(wú)數(shù)，議題漫無(wú)邊際。對(duì)前段施工情況無(wú)講評(píng)、無(wú)檢查，只能由與會(huì)人員在會(huì)上信口開(kāi)河；對(duì)下階段工作無(wú)安排、無(wú)要求，即使提要求也只是泛泛而談，不明確、不具體。會(huì)議主持者猶豫不決，少有主見(jiàn)，這是同樣的問(wèn)題在多次會(huì)議上提出而得不到及時(shí)協(xié)調(diào)解決的主要原因。
(5)建設(shè)單位(業(yè)主)代表越俎代庖，監(jiān)理被擱置一邊。在正常情況下，明智的業(yè)主一般都會(huì)將工程中的進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用及安全等“三控三管一協(xié)調(diào)”的工作委托給監(jiān)理，這樣做，業(yè)主就無(wú)須建立龐大的管理機(jī)構(gòu)，可把精力集中于本單位的主要工作上。然而，有的業(yè)主單位花錢(qián)請(qǐng)了監(jiān)理，卻不注意發(fā)揮監(jiān)理的作用，仍然習(xí)慣于原有陳舊的老套數(shù)、老辦法，自己操辦并主持會(huì)議。在工程的具體管理上，又以自我為中心，把監(jiān)理擱置于難以開(kāi)展工作的地位。其實(shí)這樣做，就失去了聘請(qǐng)監(jiān)理的意義，發(fā)揮不了監(jiān)理單位在工程管理上的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)作用。
二、提高工地監(jiān)理會(huì)議效率和質(zhì)量的對(duì)策和措施
1、提高對(duì)開(kāi)好工地監(jiān)理會(huì)議重要性的認(rèn)識(shí)
為開(kāi)好工地監(jiān)理會(huì)議，監(jiān)理工程師應(yīng)在召開(kāi)第一次工地監(jiān)理會(huì)議時(shí)，即向與會(huì)人員講明召開(kāi)工地監(jiān)理會(huì)議的目的、作用和意義，統(tǒng)一大家對(duì)開(kāi)好會(huì)議的思想認(rèn)識(shí)，并強(qiáng)調(diào)會(huì)議的嚴(yán)肅性，以共同促進(jìn)會(huì)議效率和會(huì)議質(zhì)量的提高。只有在認(rèn)識(shí)一致、目標(biāo)一致的前提下，與會(huì)各方才可做到步調(diào)一致，動(dòng)作協(xié)調(diào)。這不僅能提高會(huì)議質(zhì)量，而且工程的進(jìn)度、質(zhì)量和費(fèi)用控制及安全監(jiān)督管理也能得到保證。
工地監(jiān)理會(huì)議能否高質(zhì)量的召開(kāi)，施工單位項(xiàng)目經(jīng)理起著至關(guān)重要的作用。監(jiān)理工程師應(yīng)與其保持經(jīng)常性聯(lián)系，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)。要充分發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的作用，并對(duì)其提出嚴(yán)格要求，希望他們承擔(dān)起相應(yīng)責(zé)任，以保證應(yīng)與會(huì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的按時(shí)到會(huì)，并做到能毫無(wú)保留和實(shí)事求是地反映施工情況，既講成績(jī)，也談問(wèn)題，既講已完成的工作情況，也要談下一步工作打算，同時(shí)針對(duì)具體問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)和建議。
2、建設(shè)單位應(yīng)熟悉工程監(jiān)理工作的有關(guān)規(guī)定，支持監(jiān)理在業(yè)主的授權(quán)下行使權(quán)力并履行職責(zé)
從根本上來(lái)講，支持監(jiān)理的工作亦是支持建設(shè)單位自己。而有的業(yè)主代表在召開(kāi)工地監(jiān)理會(huì)議時(shí)，把工程中產(chǎn)生的進(jìn)度和質(zhì)量問(wèn)題一味地推給監(jiān)理，使監(jiān)理人員在會(huì)上相當(dāng)被動(dòng)。所以，建設(shè)單位有必要在工程項(xiàng)目實(shí)施之前，組織工程主管及工程管理人員，尤其是工程主要負(fù)責(zé)人，學(xué)習(xí)、熟悉工程監(jiān)理方面的有關(guān)知識(shí)和規(guī)定，了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、要履行的義務(wù)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。
當(dāng)然，建設(shè)單位同時(shí)也具有對(duì)監(jiān)理工作進(jìn)行檢查監(jiān)督的責(zé)任。當(dāng)發(fā)現(xiàn)監(jiān)理機(jī)構(gòu)在實(shí)施工程監(jiān)理過(guò)程中存在問(wèn)題，如工程建設(shè)協(xié)調(diào)不到位，進(jìn)度、質(zhì)量、施工費(fèi)用嚴(yán)重偏離目標(biāo)而不能及時(shí)糾正，或者與有關(guān)單位串通，損害業(yè)主方利益，降低工程質(zhì)量等，業(yè)主有權(quán)提出整改意見(jiàn)，或向監(jiān)理單位提出更換監(jiān)理人員的要求。
3、監(jiān)理人員應(yīng)該在會(huì)前了解掌握情況，做到心中有數(shù)
為開(kāi)好工地監(jiān)理會(huì)議，總監(jiān)理工程師和各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)十分熟悉工程建設(shè)的施工要求，全面掌握工地各方面的工作情況，具體來(lái)說(shuō)，必須做到“四個(gè)充分”：
(1)充分熟悉工程合同條款。要了解施工進(jìn)度要求、質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)要求、安全要求、施工技術(shù)方案和各項(xiàng)工作接口，清楚業(yè)主、承包商和監(jiān)理三方的責(zé)任和義務(wù)。這是正常和順利召開(kāi)工地監(jiān)理會(huì)議，有效進(jìn)行施工組織協(xié)調(diào)，解決施工問(wèn)題的前提和依據(jù)；
(2)充分了解工程施工現(xiàn)場(chǎng)情況，做到現(xiàn)場(chǎng)巡視不漏項(xiàng)。各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)按照自己的職責(zé)，深入現(xiàn)場(chǎng)，逐項(xiàng)巡查。對(duì)日進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工組織、施工方法、施工機(jī)具、材料供應(yīng)，以及上次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議決定的執(zhí)行情況和整改通知書(shū)發(fā)出后的整改情況等，都應(yīng)該有一個(gè)全面的了解；
(3)充分做好與各方的會(huì)前溝通工作。首先，要制定會(huì)議程序；其次，要明確與會(huì)各方必須向會(huì)議匯報(bào)的內(nèi)容，包括資料準(zhǔn)備、工程進(jìn)展、存在問(wèn)題、需要監(jiān)理協(xié)調(diào)的事項(xiàng)及下一步將采取的具體措施等；再次，要掌握各方面的信息，了解業(yè)主、施工單位(包括分包單位)等各方對(duì)工程施工進(jìn)度、質(zhì)量、資源投入和安全等方面的要求或打算。經(jīng)與會(huì)各方一起討論同意后，形成文件，共同加以實(shí)施；
(4)充分思考，認(rèn)真分析，理清和確定召開(kāi)每次工地監(jiān)理會(huì)議的總體思路。因?yàn)殡S著工程建設(shè)的深入，時(shí)間、空間、環(huán)境和工作內(nèi)容都會(huì)發(fā)生變化，施工現(xiàn)場(chǎng)每天都有新的進(jìn)展，施工組織、現(xiàn)場(chǎng)工作形式、涉及的工作情況、出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題也不同于以往，所以每次工地監(jiān)理會(huì)議都會(huì)有新的內(nèi)容和議題，召開(kāi)會(huì)議的思路和方法自然也不能千篇一律。為開(kāi)好每次工地監(jiān)理會(huì)議，監(jiān)理人員在會(huì)議召開(kāi)之前，應(yīng)在總監(jiān)理工程師的主持下召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理內(nèi)部會(huì)議。各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師之間應(yīng)詳細(xì)交流已了解和掌握的信息，并在認(rèn)真思考分析的基礎(chǔ)上，就如何開(kāi)好工地監(jiān)理會(huì)議提出意見(jiàn)和建議。然后，由會(huì)議主持者歸納匯總，明確提出召開(kāi)工地監(jiān)理會(huì)議的總體思路和將要解決的實(shí)際問(wèn)題，以及解決問(wèn)題的措施或設(shè)想。只有準(zhǔn)備充分，監(jiān)理才有可能在召開(kāi)工地監(jiān)理會(huì)議時(shí)占據(jù)主動(dòng)地位，發(fā)揮主導(dǎo)作用，工地監(jiān)理會(huì)議才有可能達(dá)到預(yù)期的目的，取得滿(mǎn)意的效果。
4、按時(shí)開(kāi)會(huì)，認(rèn)真講評(píng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，協(xié)調(diào)解決
在做好充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上，總監(jiān)要按照上次會(huì)議確定的時(shí)間召開(kāi)工地監(jiān)理會(huì)議。會(huì)議要按程序逐項(xiàng)進(jìn)行，避免漏項(xiàng)，防止內(nèi)容前后顛倒，混淆不清。會(huì)議的重點(diǎn)應(yīng)該是：
(1)對(duì)上次會(huì)議紀(jì)要明確要處理的事項(xiàng)予以確認(rèn)并進(jìn)行講評(píng)，好的給予肯定，差的提出批評(píng)；
(2)檢查監(jiān)理已發(fā)整改通知書(shū)的措施落實(shí)是否到位，資料提供是否齊全；
(3)按照匯報(bào)內(nèi)容的要求，認(rèn)真聽(tīng)取與會(huì)各方的工作匯報(bào)及信息交流，并對(duì)上次會(huì)議以來(lái)的工作情況進(jìn)行檢查，肯定成功的做法和已取得的成績(jī)，對(duì)承包商存在的差距和不足應(yīng)開(kāi)誠(chéng)布公地指出，涉及業(yè)主方面的問(wèn)題也不要回避；
(4)針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)存在的實(shí)際問(wèn)題，協(xié)商確定解決辦法和具體措施，做到任務(wù)清楚，工作具體，責(zé)任明確，措施切合實(shí)際，要按照“5Wlh”法，把任務(wù)和措施落到實(shí)處；
(5)指定專(zhuān)人認(rèn)真做好會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要。會(huì)后，監(jiān)理應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄，將與會(huì)人員形成的共識(shí)及在重大問(wèn)題上各方的不同意見(jiàn)進(jìn)行整理，并形成會(huì)議紀(jì)要。記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)，簡(jiǎn)明扼要。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)總監(jiān)理工程師審閱簽字后送與會(huì)各方會(huì)簽，并有簽收手續(xù)。
5、監(jiān)理單位對(duì)駐場(chǎng)監(jiān)理工程師在加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)管理知識(shí)的培訓(xùn)
監(jiān)理人員在現(xiàn)場(chǎng)的工作都離不開(kāi)管理，離不開(kāi)同參與項(xiàng)目建設(shè)的各方打交道。這就要求監(jiān)理工程師，特別是總監(jiān)理工程師必須具有較好的協(xié)調(diào)能力，豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，要懂得如何進(jìn)行溝通，如何進(jìn)行協(xié)調(diào)，如何與合作者保持融洽的工作關(guān)系等。為此，監(jiān)理單位在注重提高監(jiān)理工程師技術(shù)水平的同時(shí)，還應(yīng)創(chuàng)造條件，組織監(jiān)理人員開(kāi)展必要的管理知識(shí)培訓(xùn)，讓他們學(xué)些項(xiàng)目管理知識(shí)，學(xué)會(huì)溝通和協(xié)調(diào)，提高他們駕馭現(xiàn)場(chǎng)工作的本領(lǐng)。管理協(xié)調(diào)能力的提高，也會(huì)推動(dòng)工地監(jiān)理會(huì)議水平的提高。
雖然提高工地監(jiān)理會(huì)議效率和質(zhì)量的辦法和手段很多，但關(guān)鍵還是取決于總監(jiān)理工程師的管理水平和業(yè)務(wù)水平，取決于業(yè)主和承包商的理解和支持。筆者根據(jù)自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，上述五個(gè)方面是提高工地監(jiān)理會(huì)議效率和質(zhì)量可走的途徑和采用的方法。且相信，有效的工地監(jiān)理會(huì)議不僅可以調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性，而且可以促進(jìn)各單位之間的關(guān)系更加融洽，協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作進(jìn)展，從而使現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作走上良性循環(huán)，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用的嚴(yán)格控制和對(duì)安全生產(chǎn)的監(jiān)督管理。
