2.1內(nèi)容不全由于管理不善、制度不嚴(yán)、責(zé)任不清及人員素質(zhì)差，記錄時該記的內(nèi)容未記，該形成紀(jì)要的沒有形成，與會人員該簽字的沒有簽字，應(yīng)妥善保管的資料出現(xiàn)損壞或丟失，這些都直接影響了資料的完整性。
2.2 真實性不夠記錄時沒有把會議進(jìn)行的真實情況如實地記下來，任意增減或改變會議發(fā)言或者決議的原意，以主觀代替客觀，以偏蓋全，隨意加修飾詞等。這種作法有悖于誠信原則。記錄必須做到真實、準(zhǔn)確、無誤。
2.3 格式不規(guī)范有些監(jiān)理人員不熟悉，甚至不懂記錄、紀(jì)要的書寫格式，盲目地隨意地去寫，寫出來的東西條理不清、邏輯不強、語言不準(zhǔn)確，沒有重點，雜亂無章，字跡潦草，完全脫離文體的要求，讓人難以明白其中的意思，無法據(jù)此行事。
2.4 編寫不及時有的監(jiān)理機構(gòu),由于對會議紀(jì)要不夠重視,或是人員安排不當(dāng),檢查指導(dǎo)不力,使會議紀(jì)要不是不寫就是嚴(yán)重滯后于記錄的形成時間,在需要時拿不出東西,需用時突出整理,往往是粗制監(jiān)造,漏洞百出，施工階段的工程監(jiān)理記錄、紀(jì)要必須準(zhǔn)確及時地反映工程建設(shè)施工過程的管理。施工期間的不可逆性，具有時過境遷不可追憶的過程。
