縣區(qū)重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，重點(diǎn)水利工程在縣區(qū)防洪、灌溉、航運(yùn)等方面發(fā)揮了巨大的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。同時(shí)，它對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和生態(tài)環(huán)境的影響也正在引起人們的高度重視。水利行業(yè)自2009年開始已邁入了加速通道，上行趨勢(shì)已經(jīng)確立。黨的十八大報(bào)告繼續(xù)對(duì)水利工作給予高度重視，并將水利放在生態(tài)文明建設(shè)的突出位置，提出新的明確要求。在水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，強(qiáng)調(diào)要加快水利建設(shè)，增強(qiáng)城鄉(xiāng)防洪抗旱排澇能力，強(qiáng)化水、大氣、土壤等污染防治。因此規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)地做好水利工程建設(shè)檔案管理工作，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整理、歸檔，并實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，可為水利工程的建設(shè)和管理提供真實(shí)豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個(gè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。 

一、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀 

　　1.相關(guān)部門對(duì)檔案管理制度重視不足，落實(shí)不夠 

　　在水利工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作往往不會(huì)被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問(wèn)題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對(duì)檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒(méi)有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無(wú)明確的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。在實(shí)際建設(shè)施工過(guò)程中，各參建單位對(duì)文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長(zhǎng)、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗(yàn)收無(wú)檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。 

　　2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo) 

　　調(diào)查中的重點(diǎn)水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個(gè)單項(xiàng)工程會(huì)被分成多個(gè)標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會(huì)分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識(shí)薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時(shí)完工才是主要工作內(nèi)容，對(duì)檔案收集管理工作不重視，普遍沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對(duì)于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時(shí)間不長(zhǎng)的青年居多，他們經(jīng)驗(yàn)不足，又沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動(dòng)的接受并保存文件資料。再加上工程工期長(zhǎng)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、人員流動(dòng)性等不確定性因素，還會(huì)發(fā)生文件材料遺失、缺項(xiàng)漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不全等問(wèn)題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會(huì)出現(xiàn)工程面臨竣工驗(yàn)收時(shí)才會(huì)想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗(yàn)收，就會(huì)突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實(shí)性就無(wú)法保證。此外，水利工程項(xiàng)目在施工建設(shè)時(shí)都會(huì)成立項(xiàng)目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場(chǎng)地和條件的限制，項(xiàng)目部無(wú)集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會(huì)放在辦公室的鐵皮柜中保存，項(xiàng)目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法達(dá)到。 

　　3.檔案收集整理不規(guī)范 

　　一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致文件資料收集不及時(shí)、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會(huì)留存施工建設(shè)場(chǎng)面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對(duì)比照片都不齊全。有照片的也沒(méi)有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊(cè)中，并配以詳細(xì)的文字說(shuō)明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒(méi)有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒(méi)有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時(shí)間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對(duì)應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會(huì)由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過(guò)程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對(duì)今后的保管利用都造成很大的影響。 

　　4.檔案信息化程度不高 

　　隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來(lái)看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。 

二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議 

　　1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度 

　　長(zhǎng)期以來(lái)，地方政府以及工程參建單位都視重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案管理工作是水利工程建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)性和邊緣性的工作。要想規(guī)范重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案的管理工作，首先要對(duì)水利工程建設(shè)檔案的意義有正確的認(rèn)識(shí)，同時(shí)將檔案管理工作質(zhì)量納入工程建設(shè)的同布置、同檢查。地方檔案行政管理部門要發(fā)揮其職能，主動(dòng)上位，與水利行政管理部門相互配合，從工程立項(xiàng)之初對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。項(xiàng)目從建設(shè)初期要逐步設(shè)立由各參建單位領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，形成領(lǐng)導(dǎo)掛帥、各參建單位分管，檔案管理人員負(fù)責(zé)，各崗位工作人員同參與的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。 

　　俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不能成方圓”，要規(guī)范項(xiàng)目檔案管理，就必須健全各項(xiàng)檔案管理制度，各參建單位要根據(jù)自身的特點(diǎn)，建立符合自己?jiǎn)挝坏奈募�材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，檔案管理人員本文由論文聯(lián)盟http://www.LWlm.COM收集整理的崗位責(zé)任制度等檔案管理的規(guī)章制度，以此來(lái)規(guī)范水利工程建設(shè)過(guò)程中文件材料的管理工作，使水利工程建設(shè)檔案從形成、收集、整理、保管等階段均有明確規(guī)定和相應(yīng)的制約措施。實(shí)現(xiàn)用制度管人，按制度辦事，只有這樣，項(xiàng)目檔案管理工作才能走上良性循環(huán)的可持續(xù)發(fā)展道路。