【摘 要】本文就黃河水文檔案的特點(diǎn)及水文部門檔案的特點(diǎn)作用、檔案管理論述了自己的看法。
【關(guān)鍵詞】黃河；水文檔案；檔案資料
水文是水利的尖兵和防汛的耳目，人民治黃五十年來(lái)，黃河水文職工辛勤勞動(dòng)、艱苦奮斗，在十分困難的條件下，與暴雨、洪水、泥沙、冰凌作斗爭(zhēng)，為治黃工作提供了大量的水文資料，在水文觀測(cè)和科學(xué)研究過(guò)程中，形成了大量的水文檔案，它不僅是水文工作的歷史記錄，也為今后水文工作發(fā)展提供了重要的信息資源。
一、黃河水文檔案的特點(diǎn)
黃河水文檔案的特點(diǎn)與其他專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性的特點(diǎn)之外，還具有自己固有的特點(diǎn)：
1、形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)。水文工作是廣大水文工作者根據(jù)大自然一年四季的變化規(guī)律而觀測(cè)到的資料，因此，必然要受到自然規(guī)律的變化和影響，一年四季都有特定的工作內(nèi)容，如夏季防汛抗旱、冬季防汛等工作。這些工作過(guò)程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文氣象數(shù)據(jù)等都明顯具有形成時(shí)間短、季節(jié)性強(qiáng)的特征。
2、內(nèi)容上綜合性強(qiáng)。黃河水文工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜，工作內(nèi)容包括黃河流域水文測(cè)驗(yàn)、水文氣象預(yù)報(bào)和水文水資源調(diào)查評(píng)價(jià)，全面收集黃河流域水文水資源基本數(shù)據(jù)，研究黃河水沙變化規(guī)律，為治黃規(guī)劃、黃河防汛、防凌、抗旱、水利樞紐運(yùn)用、水資源調(diào)度等提供科學(xué)依據(jù)等，其內(nèi)容必然涉及到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)方面，水文專業(yè)本身又與電力、機(jī)械、建筑、水利等專業(yè)聯(lián)系緊密，因此是一項(xiàng)涉及多專業(yè)、多學(xué)科的系統(tǒng)工程。由此而生成的水文檔案也就具有多元性和很強(qiáng)的綜合性，它不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而是以水文為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。 3、形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)。根據(jù)水文資料和由水文資料所作出的水文預(yù)報(bào)為各級(jí)防汛指揮機(jī)構(gòu)提供防汛調(diào)度決策的直接而重要依據(jù)所表現(xiàn)出的特點(diǎn)，它關(guān)系到國(guó)家財(cái)產(chǎn)和人民生命的安全，具有巨大的風(fēng)險(xiǎn)性，它要求水文觀測(cè)資料在及時(shí)的基礎(chǔ)上，還要具有高度準(zhǔn)確性和高精度性。 4、文書、科技檔案相互滲透、相互交叉。水文工作有其自身的特點(diǎn)，實(shí)施的是科研、設(shè)計(jì)、管理一體化的運(yùn)行機(jī)制，因此而形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書檔案都是科技檔案的前期記錄。
二、水文部門檔案的特性和作用
以黃河水利委員會(huì)水文局為例，全局有八個(gè)獨(dú)立全宗單位，各獨(dú)立全宗單位設(shè)置有檔案管理機(jī)構(gòu)及專職檔案人員，檔案人員素質(zhì)、管理水平不盡相同，正確認(rèn)識(shí)檔案工作的特性與作用，將有助于整個(gè)水文檔案工作的建設(shè)與發(fā)展。
1、水文部門檔案工作的定義
水文部門及其局屬各單位因其自身工作需要所開(kāi)展的檔案活動(dòng)過(guò)程，即是水文部門的檔案工作。它是我國(guó)水文檔案的基礎(chǔ)和重要組成部分。
2、水文部門檔案工作的特性和作用
由于水文部門業(yè)務(wù)管轄范圍的區(qū)域性，并且工作在第一線，所以其形成的檔案具有明顯的基礎(chǔ)性，是直接產(chǎn)生專業(yè)檔案的部門，是水文專業(yè)檔案無(wú)可替代的。就其內(nèi)容質(zhì)量而言，它最原始地記錄以水文工作為客體對(duì)象的歷史原貌，是后人完整、準(zhǔn)確、客觀地了解水文工作情況可靠的認(rèn)識(shí)工具，即檔案的原生性。
按照檔案實(shí)行分級(jí)管理的原則，水文行政主管部門不可能對(duì)所有有價(jià)值的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。各單位形成自身完整的檔案，與主管機(jī)關(guān)形成的檔案之間，是各有側(cè)重、余缺互補(bǔ)的檔案網(wǎng)絡(luò)。水文檔案的作用體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）檔案資料在防洪中的作用
水文檔案資料的作用，不象工廠生產(chǎn)的產(chǎn)品那樣直觀，它是一種隱形的，往往需通過(guò)防汛指揮機(jī)構(gòu)的正確決策來(lái)最大可能地減少洪災(zāi)損失來(lái)間接體現(xiàn)的。
（2）水文檔案資料在工程中的作用
我國(guó)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的大中小型水庫(kù)及各類水利工程和水上工程等已經(jīng)或正在發(fā)揮著巨大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，然而這些效益后面都蘊(yùn)藏和包含著水文工作者長(zhǎng)期日積月累的汗水和勞動(dòng)成果。因?yàn)槊恳豁?xiàng)水上工程的建設(shè)規(guī)模都必須根據(jù)科學(xué)的水文設(shè)計(jì)計(jì)算成果來(lái)確定，而這些水文設(shè)計(jì)成果正是建立在長(zhǎng)期的可靠的水文資料系列的基礎(chǔ)上并經(jīng)過(guò)科學(xué)的水文計(jì)算得到的。
（3）水文檔案資料在水資源管理中的作用
水資源的利用存在如下問(wèn)題：一方面水量嚴(yán)重不足，下游斷流，另一方面上游盲目超引，使水量損失浪費(fèi)，要科學(xué)合理地調(diào)配水資源量，使黃河有限的水資源發(fā)揮最大的效益，就必須依靠水文部門提供的準(zhǔn)確的全封閉的水文檔案資料，計(jì)算各區(qū)段的水資源總量，并根據(jù)實(shí)際水量進(jìn)行科學(xué)合理的分配，這就是水文檔案資料在水資源管理中的作用。
以上充分證明水文檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中是一種潛在的巨大資源，重要的是我們必須認(rèn)真做好水文檔案的收集、管理工作，切實(shí)有效的提供服務(wù)。
三、水文部門的檔案管理
近年來(lái)國(guó)家加大了對(duì)水文的投入，國(guó)家檔案局也要求各級(jí)檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門都要進(jìn)一步加強(qiáng)水文檔案管理工作，充分體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值。
1、確保人員素質(zhì)、加強(qiáng)收集、提高檔案意識(shí)
水文檔案管理人員不但應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學(xué)知識(shí)，還應(yīng)對(duì)水文專業(yè)的知識(shí)有較多了解，這樣才能具備相應(yīng)的管理能力，在繁雜的文件材料內(nèi)容中分清性質(zhì)類別，確保文件材料的有機(jī)聯(lián)系；要能抓住時(shí)機(jī)，變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，變單向收集為雙向收集，確保館葳各類檔案的完整、齊全。
2、建立水文部門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
建立水文部門檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是把分散的檔案實(shí)行整體管理，做好水文檔案工作的組織保證，建立網(wǎng)絡(luò)的原則是：
（1）覆蓋范圍大，即相關(guān)業(yè)務(wù)部門均應(yīng)有專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、歸檔工作，各部門都要設(shè)兼職檔案員，尤其是臨時(shí)機(jī)構(gòu)更不能疏漏。
（2）人員要精干，要相對(duì)穩(wěn)定，職責(zé)要明確。
（3）專兼職相結(jié)合。
（4）行政辦公室負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)管理。
3、實(shí)行文書、科技檔案一體化管理
水文部門是一個(gè)業(yè)務(wù)單位，從水文相互滲透、相互交叉的特點(diǎn)及檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，除黨政活動(dòng)、干部人事文件單獨(dú)立卷外，可以試行以能體現(xiàn)科技檔案本質(zhì)屬性為主的綜合性的一體化管理，因?yàn)閺目萍紮n案和文書檔案的本質(zhì)屬性看，它們都是本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的歷史記錄，它們之間存在不可分割的聯(lián)系。
4、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
（1）收集要及時(shí)、完整。檔案的收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和前提。依據(jù)水文檔案形成的特點(diǎn)，確定相應(yīng)的收集方法，以保證檔案的完整性。另外，由于行政管理計(jì)劃調(diào)整導(dǎo)致機(jī)構(gòu)變遷，為保證變遷單位檔案的延續(xù)和完整，變遷單位應(yīng)采用到原單位索取或復(fù)制等方法進(jìn)行收集，將本單位在變遷過(guò)程中沿革的一些重要材料完整的保存好，為今后開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)提供可靠的依據(jù)和保證。
（2）制定符合水文檔案特點(diǎn)的管理規(guī)范。包括各類檔案的分類、歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級(jí)等規(guī)定。
（3）主動(dòng)提供服務(wù)和利用。檔案管理的目的是將廣大水文工作者勞動(dòng)智慧的結(jié)晶變成重要的信息資源，把死檔變成活檔，使檔案取之于水文，用之于水文，同時(shí)在提供內(nèi)部服務(wù)的過(guò)程中，積極宣傳檔案的重要作用，增強(qiáng)用檔人員的檔案意識(shí)，提高他們共同參與檔案管理的積極性。
5、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)
隨著水文事業(yè)的發(fā)展，檔案的數(shù)量也不斷增多。如果一直采用手工書寫進(jìn)行檔案管理，則很難提高檔案管理的效率和管理質(zhì)量，不便于查找和利用。因此，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，已勢(shì)在必行。這是提高檔案管理效率和質(zhì)量的必由之路。
保存水文檔案的目的在于利用。水文檔案工作能不能發(fā)展，不僅取決于水文工作的需要，而且也取決于它能不能很好地為水文工作服務(wù)，只有堅(jiān)持檔案工作的服務(wù)宗旨，不斷提高利用工作水平，全心全意地為利用者服務(wù)，才能使水文檔案事業(yè)永遠(yuǎn)充滿生機(jī)和活力。我們應(yīng)當(dāng)在已有的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，采取各種有效方式和手段，努力開(kāi)發(fā)水文檔案信息資源，更好地為水文事業(yè)服務(wù)。
