工程竣工檔案歸檔審查的內(nèi)容與方法

　　竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。施工單位的竣工檔案資料必須符合歸檔的要求，并得到建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)的符合歸檔要求的意見后，才能夠到建設(shè)單位業(yè)主計(jì)劃部辦理完工結(jié)算，最后到財(cái)務(wù)那里領(lǐng)取資金，否則，業(yè)主計(jì)劃部不予辦理完工結(jié)算。這從相關(guān)制度和經(jīng)濟(jì)手段上確保了檔案五率中的前三率，五率即歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查準(zhǔn)率、查全率。 

　　建設(shè)單位檔案人員在接收竣工資料時(shí)對(duì)竣工資料的審查，竣工資料在審查時(shí)所遵循的原則和依據(jù)根據(jù)本人的經(jīng)驗(yàn)，掌握《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和合同協(xié)議就可以了。站在建設(shè)單位檔案管理的立場(chǎng)上，下面介紹幾種行之有效的審查方法。 

　　1．歸檔范圍的審查 

　　施工單位在移交竣工檔案資料時(shí)都存在一種心理，認(rèn)為竣工檔案資料已經(jīng)做好了，是通過監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人和業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核的，竣工檔案資料不會(huì)存在什么問題，建設(shè)單位檔案管理部門就會(huì)馬上接收。其實(shí)，竣工檔案資料經(jīng)過建設(shè)單位檔案人員的認(rèn)真審核后或多或少都會(huì)存在一些突出問題，有的監(jiān)理甚至根本不知道自己審查竣工資料的職責(zé)為何，就隨意把自己的名字簽上了。歸檔范圍的審查，理論上是建設(shè)單位檔案部門在監(jiān)理審查合格后的基礎(chǔ)上進(jìn)行接收前的審查，提出整改方案并反饋給監(jiān)理方，再由監(jiān)理方去指導(dǎo)施工單位進(jìn)行整改，但實(shí)際工作中施工單位自己直接與建設(shè)單位檔案部門接觸，愿意接受建設(shè)單位檔案部門的指導(dǎo)進(jìn)行整改，那么監(jiān)理這方就沒有起到真正意義上的審查，建設(shè)單位檔案部門一定要注意避免這種情況。資料齊全性的審查對(duì)建設(shè)單位檔案人員的工作是一個(gè)難點(diǎn)，檔案人員不可能對(duì)整個(gè)工程的若干個(gè)專業(yè)都了解，那么就只好依賴于監(jiān)理單位對(duì)文件材料的齊全、準(zhǔn)確進(jìn)行審核。但在實(shí)際工作中監(jiān)理方由于責(zé)任心、工作認(rèn)真程度、專業(yè)技術(shù)知識(shí)掌握程度等等因素，就是經(jīng)監(jiān)理審查合格后的竣工資料，交到建設(shè)單位檔案部門，經(jīng)建設(shè)單位檔案人員的審查還是存在很多問題。 

　　竣工資料建設(shè)單位檔案部門在給監(jiān)理提出整改方案時(shí)，怎樣審查竣工資料的齊全、完整呢?結(jié)合合同(協(xié)議)按照國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目的歸檔范圍去套施工單位移交的歸檔范圍是否齊全，進(jìn)行逐條核對(duì)，提出該合同工程的缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，要求要一次性提出，不要遺漏一項(xiàng)，否則下次提出遺漏的內(nèi)容，施工單位會(huì)非常的反感，他們會(huì)講怎么上一次不一次性提出來，讓我們又要增加內(nèi)容、補(bǔ)充修改。一旦要修改就存在一系列的變動(dòng)，又因補(bǔ)充內(nèi)容后立卷工作因補(bǔ)充內(nèi)容的改變而改變，牽連到組卷工作的各個(gè)工序都得重新更正，特別是已經(jīng)編好了的頁碼又得涂改、重新編寫、卷內(nèi)目錄、案卷題名也要作相應(yīng)的修改等，因返工會(huì)造成極大的工作量；這一點(diǎn)我們作為建設(shè)單位檔案人員要非常注意，盡量不要讓施工單位返工，這也會(huì)給建設(shè)單位檔案部門增加相應(yīng)的審查工作，每返工一遍，建設(shè)單位檔案部門也要重新審查一遍，相應(yīng)的也要增加一遍審查工作，這對(duì)誰都沒有好處。符合建設(shè)單位檔案部門的歸檔要求后，達(dá)到移交、接收的目的，施工單位完成了移交的任務(wù)，下一步才能到業(yè)主計(jì)劃部順利辦理完工結(jié)算，拿到最后的一筆資金。其實(shí)建設(shè)單位檔案部門要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)和壓力，只要施工單位得到資金后，竣工檔案不齊全、不符歸檔要求，要想找回施工單位來解決，恐怕施工單位的影子都找不到了，根本就不可能回來。 

　　在提出整改方案的過程中要注意以下幾點(diǎn)：(1)對(duì)具有相互聯(lián)系的文件材料要放在一起，其中一卷的內(nèi)容需要與另一卷的內(nèi)容合并，放在哪一份的前面，具體位置要講清楚。(2)工程聯(lián)系單中存在一些是事務(wù)性的、臨時(shí)的通知這些內(nèi)容屬于不歸檔范圍，將其抽出不歸。(3)卷內(nèi)目錄要用標(biāo)準(zhǔn)的格式。 

　　歸檔范圍齊全完整性審查的重點(diǎn)為主材試驗(yàn)報(bào)告提供的內(nèi)容及數(shù)量是否達(dá)到要求、提交的單元工程質(zhì)量評(píng)定資料的單元數(shù)與實(shí)際的單元數(shù)是否相符、工程竣工驗(yàn)收鑒定書上應(yīng)該有哪幾家參與驗(yàn)收等等重要資料的審查提出整改意見方案，怎樣讓施工單位的竣工檔案資料一次性通過整改，盡量不要因?yàn)槁┨嵋�求造成施工單位三番五次的修改及返工。同時(shí)這就是在考驗(yàn)建設(shè)單位檔案負(fù)責(zé)人的在建工程檔案管理水平及對(duì)工程各專業(yè)技術(shù)的了解程度。  

　　2．案卷質(zhì)量的審查 　 

　　案卷質(zhì)量的審查包括文件材料內(nèi)容、案卷編目、文件材料、原件、簽名和書寫、竣工圖六個(gè)方面。 

　　文件材料內(nèi)容的審查，資料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確。重要的內(nèi)容如：?jiǎn)卧�工程質(zhì)量評(píng)定，資料提交的單元個(gè)數(shù)與實(shí)際產(chǎn)生的單元個(gè)數(shù)應(yīng)相符。提交的單元個(gè)數(shù)可以從卷內(nèi)目錄文件材料題名中得到。文件題名要在卷內(nèi)目錄中體現(xiàn)出來，但不應(yīng)該占據(jù)序號(hào)的位置，限附件所對(duì)應(yīng)的序號(hào)就為空，不應(yīng)該填寫，從序號(hào)中也可以得到單元個(gè)數(shù)；實(shí)際的單元個(gè)數(shù)可以從質(zhì)量評(píng)定匯總表中找到，還可以從單位工程質(zhì)量評(píng)定表中查到或從竣工資料有關(guān)質(zhì)量評(píng)審信息中可以搜索得到。 

　　案卷編目的審查。案卷頁號(hào)是否按規(guī)定要求填寫，只要有文字就要編寫頁碼，除非是空白頁才不編寫頁碼，頁號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募�在右下角編寫頁�?hào)；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；折疊后的圖紙頁號(hào)一律編寫在圖簽的右下角；卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表均不編頁號(hào)。案卷封面填寫不準(zhǔn)確；卷內(nèi)目錄漏寫與原目錄不符；備考表填寫不完備；案卷脊背填寫不正確，未按要求填寫。 

　　文件材料的審查。包括分類不準(zhǔn)確，不符合檔案分類表的要求；組卷未遵循組卷原則，同期限、同事項(xiàng)的文件組合在不相關(guān)的卷冊(cè)中，不便查找；案卷題名不能簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容；不裝訂的卷內(nèi)文件未蓋檔號(hào)章；案卷裝訂不符合歸檔要求，不美觀、不整齊；照片、錄像帶、電子文檔整編不符合規(guī)定要求。 

　　原件的審查。副本不能代替正本；復(fù)印件或傳真件不能代替原件。 

　　簽名和書寫的審查。文件材料的印刷模糊，不清晰；簽名不齊全；不是親筆簽名或用印章代替簽名；書寫未使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，且字跡潦草；用復(fù)寫、熱敏傳真紙，且字跡不清。 

　　竣工圖的審查。工程竣工圖圖面不清晰；竣工圖逐張未加蓋竣工圖章；各項(xiàng)簽署不齊全。 　　 

　　3．文件材料系統(tǒng)性的審查 

　　組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。指導(dǎo)施工單位竣工檔案資料，盡量采用整卷裝訂，即卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表三者裝訂在一起。 

　　經(jīng)過監(jiān)理方審查合格后的竣工檔案，本著更直觀、更簡(jiǎn)單明了、快速的審查竣工檔案為出發(fā)點(diǎn)，要求建設(shè)單位檔案部門在很短的時(shí)間內(nèi)提出整改意見反饋給監(jiān)理方，不得拖延�？⒐�檔案直到符合要求后才能接收入庫(kù)，這樣確保了建設(shè)單位接收入庫(kù)上架的檔案符合國(guó)家的相關(guān)規(guī)范，才能保證檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的順利進(jìn)行。屬于國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目的單位，參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》，屬于基本建設(shè)項(xiàng)目的單位，參照《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》。以上兩種表解決了案卷之間及卷內(nèi)文件之間的排列順序，尤其是對(duì)沒有工程檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員更是得心應(yīng)手，又對(duì)檔案人員不懂水電工程及工程土建部分的歸檔范圍不了解，都能起到指導(dǎo)作用。施工單位在收集時(shí)也離不開它，當(dāng)然是在施工單位必須收集齊全、積累好文件材料的基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)，巧婦難做無米之炊，檔案的立卷工作就無從談起。案卷之間的有機(jī)聯(lián)系就按序列號(hào)的排列順序，一條歸檔范圍就組一個(gè)案卷，一盒裝不了，可分裝多盒，組多個(gè)卷，卷內(nèi)之間的有機(jī)聯(lián)系是批每件文件材料的前后順序，是按每一條框內(nèi)的內(nèi)容的先后順序。 

　　一條歸檔范圍的內(nèi)容組合立一卷，案卷之間的排列順序以所排序號(hào)為準(zhǔn)；每一案卷的卷內(nèi)之間的排列順序以歸檔范圍內(nèi)容書寫的前后順序?yàn)闇?zhǔn)。 

　　由于竣工檔案資料存在一些不符合歸檔要求的問題，建設(shè)單位檔案負(fù)責(zé)人就要提出竣工檔案資料需要進(jìn)行整改的意見，這時(shí)有的施工單位認(rèn)為竣工檔案資料是通過監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人和業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核的，建設(shè)單位檔案室就應(yīng)該接收了，建設(shè)單位檔案室提出需要整改的意見，施工單位就不理解了，認(rèn)為建設(shè)單位檔案負(fù)責(zé)人是在為難他們，從中產(chǎn)生誤解。所以，建設(shè)單位檔案工作者要進(jìn)行解釋，要有耐心，做好思想工作。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人和業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是對(duì)竣工檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，其中難免有遺漏的地方，甚至有的負(fù)責(zé)人根本沒有把好關(guān)，反正檔案室最后會(huì)把好關(guān)的，就不會(huì)一件一件地去審查，大概過得去就行了。甚至有的監(jiān)理工作人員根本不知道自己在檔案管理中的職責(zé)是對(duì)歸檔文件的完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)，監(jiān)理和建設(shè)單位檔案部門的工作職責(zé)不能混淆。對(duì)組卷是否合理、案卷質(zhì)量是否達(dá)到要求、案卷題名是否正確、案卷是否具有系統(tǒng)性等等工作均屬于建設(shè)單位檔案部門的工作范圍，建設(shè)單位檔案部門對(duì)各參建單位檔案部門有幫助、指導(dǎo)的義務(wù)。