一、我國建設(shè)工程檔案管理與利用服務(wù)中存在的問題
1．現(xiàn)階段我國工程建設(shè)領(lǐng)域檔案管理存在的問題作為社會主義國家，改革開放前，我國工程建筑企業(yè)以全民所有制和集體所有制經(jīng)濟(jì)為主。因此，企業(yè)的建設(shè)工程檔案從形成、管理到使用，都是公有制下的運作行為。但是，改革開放后我國工程建設(shè)領(lǐng)域發(fā)生了翻天覆地的變化。其最典型的一點，就是建設(shè)開發(fā)單位、設(shè)計單位、施工單位以及設(shè)備供貨安裝等各參建單位，都由過去清一色的國有企業(yè)，變成了多種所有制共存下的國有、合資、私營等企業(yè)。尤其是“包工頭”的出現(xiàn)，帶來了層層轉(zhuǎn)包等建設(shè)過程中的種種現(xiàn)象，對企業(yè)建設(shè)工程檔案的形成、歸檔以及管理帶來了巨大的沖擊。在此情況下，相當(dāng)一部分工程建設(shè)單位在經(jīng)濟(jì)效益和歷史責(zé)任面前，都將注意力放在了經(jīng)濟(jì)效益上，而往往把看不到直接經(jīng)濟(jì)效益、但卻記錄著企業(yè)歷史責(zé)任的檔案拋擲一邊，以至出現(xiàn)一些工程建設(shè)企業(yè)待到工程竣工時，才開始為結(jié)算而歸檔、為歸檔而造檔、為造檔甚至不惜做假的現(xiàn)象。在社會轉(zhuǎn)型時期，一些企業(yè)的這種忽視檔案工作的做法，使建設(shè)工程檔案的完整性、真實性、準(zhǔn)確性大打折扣，也給所建項目的后期使用與管理留下了極大的隱患。2．建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)仍停滯于被動狀態(tài)檔案管理業(yè)內(nèi)常說要“拓展檔案服務(wù)功能”、“變被動服務(wù)為主動服務(wù)”，但實際情況卻是這些話至今仍然停留在文件和口頭上。以城建檔案管理為例，由于對涉及公共利益的城建檔案是否應(yīng)開放利用尚不明確，目前仍是按文書檔案的保密與開放限制要求，在一定范圍內(nèi)提供查詢利用。如按照有關(guān)查檔規(guī)定，利用者必須持有有效證明才能查閱，如果一個普通市民不能提供產(chǎn)權(quán)證明或單位介紹信，根本無法查閱利用城建檔案，哪怕他是想租用或購買某套房，想事先了解一下該房屋的戶型結(jié)構(gòu)等有關(guān)信息，或者是想查詢自家門前的下水道布局情況，也都是無權(quán)查詢的，更不要說想了解某公共設(shè)施的建筑安全狀況等信息了。
二、城建檔案管理部門開展“百年提醒”檔案信息服務(wù)的必要性
1．建設(shè)工程檔案管理部門開展“百年提醒”檔案信息服務(wù)的必要性在我國社會轉(zhuǎn)型時期，工程建設(shè)企業(yè)往往注重經(jīng)濟(jì)效益而忽視歷史責(zé)任，而且在基本建設(shè)領(lǐng)域，伴隨著建設(shè)項目產(chǎn)生和消亡的建筑公司比比皆是。因此，寄希望于這些“短命”的建筑公司去履行“百年提醒”的社會義務(wù)，簡直是天方夜譚。當(dāng)然，一方面，隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，我國也逐步涌現(xiàn)出一批有社會責(zé)任感的工程建設(shè)企業(yè)或企業(yè)家，但全社會的責(zé)任意識覺醒還有待一個漫長的發(fā)展歷程。另一方面，從社會需求來看，隨著城市建設(shè)規(guī)模的不斷加大，各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善，涉及公眾安全的公共建筑、各種市政設(shè)施、基礎(chǔ)設(shè)施的使用和維護(hù)量不斷加大，城市管理的難度也不斷加大，城市管理部門和社會公眾的城建檔案信息需求也在逐步增加，而城建檔案管理部門掌握著最為完整的城建檔案信息，因此，由各級城建檔案部門承擔(dān)類似“百年提醒”的第三方檔案信息服務(wù)是十分必要的。（2）各級城建檔案管理部門承擔(dān)“百年提醒”檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢隨著時間的推移，工程建設(shè)企業(yè)可能會重組、轉(zhuǎn)行、甚至破產(chǎn)消亡，其主管部門也可能會在機(jī)構(gòu)改革中發(fā)生調(diào)整和變換，但無論如何發(fā)展，其檔案都會按照有關(guān)規(guī)定作為原始憑證源源不斷地流向、保存在相應(yīng)的檔案館中，使檔案館成為擁有最為齊全完整的城建信息的部門。在這種客觀現(xiàn)實面前，充分利用城建檔案信息資源，建立涵蓋城市建設(shè)項目各類信息及涉及公共安全的數(shù)據(jù)庫和信息預(yù)警機(jī)制，為社會提供“百年提醒”類的第三方公共信息服務(wù)，城建檔案管理部門具有無可替代的資源優(yōu)勢。
三、城建檔案管理部門承擔(dān)類似“百年提醒”的第三方檔案信息服務(wù)設(shè)想
城建檔案管理部門若要開展類似“百年提醒”的第三方檔案信息服務(wù)，應(yīng)在做好日常性的檔案收集、整理、保管、利用等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的前提下，加強(qiáng)對工程建設(shè)企業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，同時重點抓好以下兩個方面的檔案工作，為開展“百年提醒”服務(wù)創(chuàng)造條件。1．制定和完善更具可操作性的城建檔案管理細(xì)則我國現(xiàn)有檔案管理制度中，原則性要求較多，具有可操作性的細(xì)則類規(guī)定偏于薄弱。為此，應(yīng)在國家層面的宏觀管理框架下，制定和完善更具可操作性的城建檔案管理實施細(xì)則，進(jìn)一步明確城建檔案的最終歸屬和流向，并對城建檔案信息資源的整合和開發(fā)利用提出明確要求，落實“百年提醒”的責(zé)任和義務(wù)，真正變被動服務(wù)為主動服務(wù)，從而避免管理制度“高、大、空”和“新官不理舊賬”的現(xiàn)象。2．結(jié)合“智慧城市”建設(shè)打造城建信息數(shù)據(jù)庫，建立城建信息預(yù)警系統(tǒng)首先，應(yīng)建立一套城建檔案信息接收采集平臺，在城建檔案接收進(jìn)館時，借助平臺同步采集和挖掘隱含在工程建設(shè)檔案中的基本安全信息，將建設(shè)項目的設(shè)計使用壽命、涉及項目安全的設(shè)備、材料的安全期、維保周期等，如電梯、幕墻、消防設(shè)施、電氣設(shè)備和管線布設(shè)等與建筑物安全使用密切相關(guān)的信息，全部納入城建檔案信息數(shù)據(jù)庫。其次，挖掘、采集、編研現(xiàn)有館藏檔案中的相關(guān)信息，并將其輸入城建檔案信息數(shù)據(jù)庫。第三，在做好城建檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，建立與城市應(yīng)急管理部門、城市建設(shè)規(guī)劃部門等的信息聯(lián)動機(jī)制，聯(lián)合創(chuàng)建公共設(shè)施和城市安全信息預(yù)警系統(tǒng)，在科學(xué)界定信息保密范圍后，揭開城建檔案信息的神秘面紗，以適當(dāng)?shù)姆绞较蛴嘘P(guān)部門和社會公眾主動提供利用服務(wù)。
四、結(jié)語
在建筑質(zhì)量和安全隱患日益受到相關(guān)部門和社會公眾關(guān)注的今天，外國企業(yè)的兩則“百年提醒”警醒了我們檔案人員，我國各級城建檔案管理部門和基本建設(shè)企業(yè)檔案管理部門，應(yīng)充分挖掘工程建設(shè)檔案信息資源，在檔案信息化服務(wù)中充分利用所掌握的檔案信息資源主動為社會提供檔案信息服務(wù)，這是時代發(fā)展的需要，也是檔案管理部門服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、進(jìn)一步贏得社會認(rèn)可的應(yīng)有選擇，我們期待著這一設(shè)想的早日實現(xiàn)。
