工地例會作為現(xiàn)場參建各方溝通情況、交流信息，協(xié)調(diào)處理、解決合同履行中存在問題的一種會議方式，在曰常監(jiān)理工作中得到了業(yè)主、施工單位的一致認(rèn)可。建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范也對工地例會如何開好做出了明確規(guī)定。但在具體操作過程中，往往因各種原因，會議效果達(dá)不到預(yù)期目的，解決不了工程中的實(shí)際問題，使工地例會失去了應(yīng)有的作用和意義。監(jiān)理單位作為會議的主持方對開好工地例會負(fù)有義不容辭的責(zé)任。在此，談?wù)勎覀冊陂_好工地例會方面的體會。希望同行指教。
1 明確會議時間、地點(diǎn)、參加人員、會議內(nèi)容及會議紀(jì)律，并按此嚴(yán)格實(shí)施
監(jiān)理方在工地第一次會議中應(yīng)與各方確定好工地例會制度，其中對人員、會議內(nèi)容、會議紀(jì)律須著重說明。例會召開時，現(xiàn)場參建三方的主要負(fù)責(zé)人總監(jiān)、業(yè)主方工程部經(jīng)理、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)到場，同時監(jiān)理方總監(jiān)代表或主要現(xiàn)場專業(yè)監(jiān)理工程師，施工單位的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量員、安全員也應(yīng)到場。根據(jù)議題需要，邀請設(shè)計單位、分包單位及其它有關(guān)單位的人員參加。由于個別負(fù)責(zé)人員平時因工作關(guān)系不能常駐工地，不能全面了解工程情況，而通過參加工地例會，可以直接獲悉工程信息，了解各方關(guān)切事宜和立場，以便盡快拍板解決工程實(shí)際問題，項(xiàng)目總監(jiān)的身體力行將對確保例會的成功召開起到表率作用。
至于例會內(nèi)容在建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范中做了明確要求，即：①檢查上次例會議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析未完事項(xiàng)原因；，②檢查分析工程項(xiàng)目進(jìn)度計劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；③檢查分析工程項(xiàng)目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施；④檢查工程量核定及工程款支付情況；⑤解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項(xiàng)；⑥其他有關(guān)事宜。隨著(建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例》的施行，對工程現(xiàn)場進(jìn)行安全管理已成為監(jiān)理工作的一部分，故在例會中也應(yīng)加入對這方面進(jìn)行檢查分析的內(nèi)容，以便督促整改。對會議內(nèi)容的約定是工地例會能否開好的重要一環(huán)，其中對整改落實(shí)情況的回顧及對新發(fā)現(xiàn)問題的處理措施是通過會議對：工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全進(jìn)行控制管理的體現(xiàn)，檢查工程量核定及工程款支付情況是處理施工方關(guān)切、保持其工作積極性的重要手段，協(xié)調(diào)解決建設(shè)過程中的矛盾則是理順各方關(guān)系、保證施工順利進(jìn)行所必不可少的。所以說總監(jiān)在主持例會時應(yīng)逐一進(jìn)行各項(xiàng)內(nèi)容的討論和解決，提高會議解決實(shí)際問題的效果，增加會議對各方的吸引力。
會議紀(jì)律對完善和堅持例會制度提供有效保障。以往在開工地例會時，我們往往碰到與會人員缺席遲到、大聲接聽手機(jī)、隨意插話、私下談?wù)撆c會議無關(guān)的內(nèi)容等干擾會議進(jìn)程、影響會議效果的情況。為了杜絕這些現(xiàn)象，建立會議紀(jì)律也是必不可少的。在有些工程中，業(yè)主直接將例會的到會率作為考核施工方項(xiàng)目經(jīng)理的指標(biāo)，將有關(guān)規(guī)定寫入了施工合同。而對于原合同中沒有有關(guān)紀(jì)律規(guī)定的，總監(jiān)可事先向業(yè)主說明建立會議紀(jì)律的必要性，在獲得業(yè)主同意和授權(quán)的情況下，在第一次工地會議時宣布曰后工地例會的會議紀(jì)律，并講明對違反紀(jì)律人員的經(jīng)濟(jì)處罰措施。對于制定的規(guī)則，各方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，一視同仁。
2 掌握工程信息，了解各方關(guān)切的存在問題，做好會議準(zhǔn)備
為求實(shí)效，會議前期的準(zhǔn)備工作是必不可少的。作為主持人的總監(jiān)通過曰常巡視、查看資料、談話等方式，在專業(yè)監(jiān)理工程師的協(xié)助下掌握包括進(jìn)度、質(zhì)量、安全、設(shè)計變更、違約索賠等信息，及時收集匯總有關(guān)情況，為召開會議做好準(zhǔn)備。在準(zhǔn)備工作中，要做好以下幾個方面的工作：
(1)了解上次會議決定的落實(shí)情況，對仍懸而未決的問題分析原因。
(2)認(rèn)真收集、整理工程進(jìn)度數(shù)據(jù)，運(yùn)用橫道圖、S形曲線、前鋒線等適宜的圖形比較方法，通過與周、月、總進(jìn)度計劃的比較，獲悉工程實(shí)際進(jìn)度與計劃工期的差別；據(jù)此分析產(chǎn)生進(jìn)度偏差的原因、偏差對后續(xù)工作的影響以及調(diào)整進(jìn)度計劃的可行措施。
(3)通過對例會周期內(nèi)的工程進(jìn)行實(shí)測實(shí)量，利用其具體數(shù)據(jù)來反映例會周期內(nèi)施工質(zhì)量情況。對收集來的數(shù)據(jù)，采用排列圖法、因果分析圖法、直方圖法、控制圖法等統(tǒng)計方法，對工程質(zhì)量進(jìn)行靜動態(tài)的分析，找出影響工程質(zhì)量的各類因素，并對癥下藥，找到解決問題的方法。
(4)對材料、構(gòu)配件和設(shè)備供應(yīng)進(jìn)場驗(yàn)收情況和試塊試件見證送檢情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。
(5)了解多種配合施工中遇到的工序銜接、產(chǎn)品保護(hù)、施工場地機(jī)械分配使川等矛盾，對矛盾的是非曲直、前因后果行所掌握，從工程建設(shè)的實(shí)際需要出發(fā)，確定監(jiān)理協(xié)調(diào)的原則立場。
(6)掌握現(xiàn)場安全生產(chǎn)、文明施工狀況，作業(yè)環(huán)境防護(hù)、施工機(jī)具運(yùn)行狀況、施工人員的安全意識和安全行為等各個環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行分析，思考解決辦法。
(7)對工程款支付及工程變更聯(lián)系單簽證情況進(jìn)行統(tǒng)計，做好月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核意見的解釋準(zhǔn)備工作。
(8)對施工單位提交的索賠報告進(jìn)行審核，分析索賠原因，為合理解決索賠問題做好準(zhǔn)備。
(9)準(zhǔn)備好工程中人員調(diào)整名單、通信錄、上級主管部門下發(fā)的文件、反映工程狀況的統(tǒng)計表等資料：對遺漏報驗(yàn)的工程資料列好清單。
為了使工地例會順利召開，事先應(yīng)通知各方做好準(zhǔn)備，比如讓施工單位做好匯報工作用的《工程周報》，周報內(nèi)可以對上個周期內(nèi)的形象進(jìn)度完成情況、質(zhì)量和安全問題整改落實(shí)情況及下周計劃安排做出說明。同時，在會前及時與涉及會議內(nèi)容的有關(guān)單位通報情況，交換意見。尤其在涉及工程聯(lián)系單審核及索賠事宜的處理時，必須與業(yè)主溝通，協(xié)調(diào)立場，確定處理原則，避免會上陷于被動�？偙O(jiān)對會議內(nèi)容做好充分準(zhǔn)備工作后，就為較順利的主持會議打下基礎(chǔ)。
3 沉穩(wěn)主持，善于傾聽，協(xié)調(diào)立場，明確措施，恰當(dāng)表態(tài)
會議簽到完成后，總監(jiān)就可按照第一次工地會議中規(guī)定的例會議程開始主持會議。
(1)在涉及檢查上次例會議定事項(xiàng)的落實(shí)情況時，應(yīng)著重傾聽有關(guān)單位未按時完成事項(xiàng)的原因，以及進(jìn)一步解決問題的打算：在完成對有關(guān)原因的分析后，確定單個或多個責(zé)任人再次落實(shí)的時間，確保問題不落實(shí)不放過。這樣，才能達(dá)到例會的效果，使各方真正重視例會。
(2)由施工單位對上個例會周期內(nèi)工程的進(jìn)度、質(zhì)量、安全情況進(jìn)行總結(jié)，做出自我分析，表明下一階段擬采取的改進(jìn)措施。監(jiān)理單位應(yīng)針對施工單位說明的情況，結(jié)合自身的分析，提出自己的意見。通過敞開討論有關(guān)問題，分析改進(jìn)措施的利弊，達(dá)成共識，確定落實(shí)事項(xiàng)的責(zé)任人及落實(shí)時間。對施工方要求業(yè)主配合的問題不避諱，對施工方的合理要求應(yīng)提請業(yè)主早曰給予答復(fù)。比如建議業(yè)主早曰對甲供材料進(jìn)行定型確認(rèn)等。
(3)業(yè)主、監(jiān)理單位應(yīng)針對施工單位在自身總結(jié)中未提到的進(jìn)度、質(zhì)量、安全問題，提出整改要求和批改落實(shí)時間。如施工方對有關(guān)整改要求提出異議，則應(yīng)了解其原因，統(tǒng)一意見，明確落實(shí)整改的時間及措施。
(4)認(rèn)真聽取總包與專業(yè)分包單位在施工過程中在配合上存在矛盾的意見，鼓勵各方換位思考存在問題，協(xié)調(diào)各方找到共同點(diǎn)，提出有效的解決辦法；必要時對各專業(yè)施工的目標(biāo)按施工程序進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，避免交叉作業(yè)時因施工矛盾而出現(xiàn)管理人員爭斗的情況。在協(xié)調(diào)中如涉及到合同文件規(guī)定以外的費(fèi)用，考慮成熟后可和業(yè)主確定費(fèi)用支付原則；如不成熟，則表明會后繼續(xù)討論，避免影響會議進(jìn)展。
(5)對施工方關(guān)心的月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核情況進(jìn)行通報，并做出相應(yīng)解釋。對可能產(chǎn)生違約、工期、費(fèi)用索賠的情況進(jìn)行預(yù)警，對已經(jīng)提出索賠的則將處理進(jìn)展情況向各方進(jìn)行解釋。對提出的疑義，應(yīng)做適當(dāng)解釋，不宜或不易說明的則應(yīng)表明會后商討。
(6)安排處理其他事宜。比如傳達(dá)上級主管部門的文件精神，宣讀主要崗位管理人員的名單調(diào)整等需要宣布的內(nèi)容。
如有條件，在會議上可以在說明有關(guān)問題時插放圖表、影像資料，加深與會人員印象，促進(jìn)問題的解決。
總監(jiān)在主持會議中，要注意用詞恰當(dāng)，語氣確切。同時，在例會中協(xié)調(diào)處理造價控制等問題時，應(yīng)按事先達(dá)成的原則進(jìn)行；對進(jìn)度、質(zhì)量、安全等問題商討時，應(yīng)與業(yè)主方達(dá)成默契，爭取業(yè)主方最大支持，確�？刂颇繕�(biāo)實(shí)現(xiàn)。
4 會議后應(yīng)形成紀(jì)要備查
工地例會應(yīng)當(dāng)由指定的監(jiān)理人員記錄，會議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會議記錄整理。主要內(nèi)容有：會議地點(diǎn)及時間；會議主持人；出席者姓名、單位、職務(wù)；會議內(nèi)容及決議事項(xiàng)，包括負(fù)責(zé)落實(shí)單位，負(fù)責(zé)人和時限要求：其它事項(xiàng)。
會議紀(jì)要的審簽、打印和發(fā)放應(yīng)遵循以下原則：紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)真實(shí)，簡明扼要；紀(jì)要經(jīng)包括總監(jiān)在內(nèi)的各方主要負(fù)責(zé)人簽認(rèn)；會議紀(jì)要發(fā)放到有關(guān)各方，并應(yīng)有簽收手續(xù)。
