在工程項目建設(shè)過程中會產(chǎn)生大量工程資料，包含文件、圖紙、造價書、審批單等等，而且作為工程項目建設(shè)的依據(jù)，資料的進(jìn)展情況直接影響到工程的竣工驗收還有結(jié)算。
但很多項目由于疏于資料管理，經(jīng)常是項目負(fù)責(zé)人想找資料時，滿屋子都是，可要找的資料就是找不到，有時甚至需重新去補(bǔ)資料，對項目人力及財務(wù)成本造成了損失。下面4點(diǎn)是工程資料管理中普遍存在“通病”，望重視：
1、工程項目管理“重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)”對資料管理不重視！
許多工程在項目管理上存在著“重外輕內(nèi)”的認(rèn)識偏差，項目管理人員將主要的精力都放在了實體建設(shè)上面，對“內(nèi)業(yè)”資料管理十分不重視，有些項目甚至根本沒有沒有專職的資料員、施工員質(zhì)量員兼做資料，人員比例嚴(yán)重失調(diào)。
2、項目上“補(bǔ)資料”情況慣常、資料照搬照抄
工程結(jié)算是工程項目的最后一環(huán)，結(jié)算要求實事求是、體現(xiàn)為完整的文字說明、科學(xué)的原始數(shù)據(jù)、齊全的影像資料三者整合出來的工程資料。
而現(xiàn)實中，很多工程往往是事后“補(bǔ)資料，實體工程完工后集中補(bǔ)項目施工資料，這就就必然是照搬照抄、屢見不鮮工程項目共用相同資料的案例，而且近年來，在國內(nèi)許多地方出現(xiàn)了資料員批量承攬、代寫施工資料的現(xiàn)象，是工程資料編制的一大通病！
3、工程資料編制脫離實際，數(shù)據(jù)理想化，不能成為結(jié)算依據(jù)
工程資料應(yīng)該嚴(yán)格依據(jù)實體進(jìn)度并結(jié)合施工現(xiàn)場編制，但有些施工資料的檢查或評定記錄嚴(yán)重脫離實際，數(shù)據(jù)太過理想，并不是對工程的真實記錄。
如工程施工和工程報驗、工程簽證等脫節(jié)、無影像資料佐證，無完整的單項簽證處理方案、或者無約束性規(guī)章制度，造成的結(jié)果是資料制作無法作為結(jié)算依據(jù)。同樣、施工單位資料與監(jiān)理資料不能完整的閉合，導(dǎo)致事項和時間的雙不統(tǒng)一，也是工程資料的不實。
4、工程資料數(shù)據(jù)造假，為質(zhì)量和安全埋下隱患
工程資料數(shù)據(jù)造假的情況，多發(fā)生在檢（試）驗報告、施工過程記錄、還有質(zhì)量驗收資料的過程中。
部分工程人員擅自更改材料、替換材料，為了通過檢驗，臆造記錄數(shù)據(jù)或出具虛假檢測（試驗）報告，給工程的質(zhì)量和安全埋下了較大隱患。
什么是有效的項目資料管理措施？
1、健全工程資料的管理制度，管理人員持證上崗熟悉資料的管理流程，明確崗位職責(zé)
資料員、送樣員持證上崗，履行自己的崗位職責(zé)，按照資料管理的流程，相互之間工作銜接，按照管理制度和流程，隨工程進(jìn)度和施工過程形成施工記錄、工程質(zhì)量檢查、試驗及管理資料。
工程資料隨著工程施工進(jìn)度同時同步進(jìn)行，工程資料及時的進(jìn)行收集，這樣資料管理工作井井有條，不容易出亂子。
2、工程資料收集歸檔整理等依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-2014》及各地方城建檔案管理單位的要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理
細(xì)化的工程資料管理制度，并對工程資料管理提出標(biāo)準(zhǔn)化管理。施工資料收集、整理、歸檔、移交等條理清晰，提高工作的積極性及工作效率。需注意各地方城建檔案館對資料的不同的要求。
3、在崗人員的資料重視意識培養(yǎng)
工程項目周期長，內(nèi)容繁瑣，工作面廣，資料的整理還必須要及時、完整，非�？简炓粋�資料管理人員的責(zé)任心。
4、技術(shù)部門對項目經(jīng)理部進(jìn)行資料交底
公司級技術(shù)部門及公司技術(shù)負(fù)責(zé)人在施工準(zhǔn)備階段，向施工項目部資料管理人員進(jìn)行交底，將合同目標(biāo)、建設(shè)單位的對施工管理資料的要求、公司的程序文件要求向項目級技術(shù)管理人員交底，并要求項目部以此為依據(jù)展開技術(shù)資料管理工作。
5、培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)水平合格的工程資料管理人員
熟練合格的專業(yè)工程資料管理人員，工程資料不容易出錯，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)合格的專業(yè)管理團(tuán)隊，定期組織資料管理相關(guān)人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高職業(yè)素質(zhì)。
6、資料匯編和材料試驗計劃由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人編制，并向項目經(jīng)理部資料員交底
在工程施工準(zhǔn)備階段，工程項目級技術(shù)負(fù)責(zé)人要首先理解整個工程項目的特征，并根據(jù)合同條款、項目管理規(guī)劃等編制詳細(xì)工程資料管理實施計劃、試驗計劃。
經(jīng)公司級項目技術(shù)負(fù)責(zé)人審批后，報送工程監(jiān)理工程師審閱。實施計劃對單位工程進(jìn)行項目劃分，材料試驗劃分試驗批次，可以有效避免施工試驗落項。
7、建立并填寫臺賬制度
建立健全材料進(jìn)場驗收和材料復(fù)試臺賬，并要求資料員及時進(jìn)行記錄，避免材料驗收落項。健全的進(jìn)場驗收臺賬能夠有效的防止不合格的材料進(jìn)入施工現(xiàn)場發(fā)生錯用誤用現(xiàn)象。
8、提供符合規(guī)范及設(shè)計要求的原材料及質(zhì)量證明文件
原成材訂購時，要求合格供應(yīng)商提供證明材料質(zhì)量的質(zhì)量證明文件，隨同原材同時入場，經(jīng)項目部檢查驗收并核對無誤后，報送監(jiān)理單位驗收，材料及時復(fù)試，由約定的檢測實驗室出具合格試驗報告后，才可用于工程中。根據(jù)材料供應(yīng)計劃，保證材料復(fù)試的超前計劃性，以免因材料檢驗耽誤工期。
9、項目經(jīng)理部每月對本項目資料進(jìn)行自檢
主體分部工程驗收前核查工程資料要及時準(zhǔn)確完整有效，按時核對，防止滯后發(fā)現(xiàn)問題，保證工程資料一次性驗收完成。
10、工程竣工前整理檢查工程資料，做好工程資料移交工作
工程竣工前，對資料檢查核對無誤后，施工企業(yè)與建設(shè)單位聯(lián)系做好資料的交接工作，依據(jù)合同、建筑工程資料整理歸檔規(guī)范，各個地方建筑工程檔案的歸檔要求進(jìn)行編制，組卷裝訂，按時向建設(shè)單位移交工程竣工資料，做好移交記錄，完成資料的移交，并協(xié)助建設(shè)單位進(jìn)行城建檔案館備案工作。
工程人要懂哪些資料知識？
項目上光靠一個資料員，能做好決算資料管理嗎？很多項目上將資料員定為“決算資料管理的第一責(zé)任人”，這是個極大認(rèn)識錯誤！
作為技術(shù)負(fù)責(zé)人/項目經(jīng)理來說，在資料管理方面又應(yīng)該承擔(dān)什么角色？合格的技術(shù)負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理到底應(yīng)該掌握多少資料知識呢？
工程項目決算資料管理，涉及從資料收集、編制、申報、跟蹤、到后期整理、歸檔等貫穿項目施工0-100階段的一系列工作，項目決算資料管理邏輯緊密，環(huán)環(huán)相扣，且責(zé)任重大。
資料員應(yīng)該是所有技術(shù)負(fù)責(zé)人/項目管理者必須要經(jīng)歷的一個崗位，所以在此崗位的技術(shù)能力儲備是非常有必要的！
