一、工程函件
(一)需要發(fā)函的幾種情形
1．催告對方履行義務(wù)。
如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料價格，催甲方盡快審核結(jié)算書，催監(jiān)理方或甲方進行驗收等。
2．向?qū)Ψ教岢鲆庖�、異議、建議。
如對甲方的指令提出不同意見，對甲方函件有異議，或?qū)ΡO(jiān)理工作、監(jiān)理發(fā)文有意見等。
3．向?qū)Ψ教岢稣埱�、要求�?/p>
如請求甲方給予支持，提前支付工程款，請求監(jiān)理給予工作指導(dǎo)等。
4．向上級或主管部門匯報工作。
如向上級公司匯報近期工作安排，向主管
部門匯報工作等。
(二)幾種主要函件的寫法
1．催款函。
催款函是用來催促甲方支付工程款的函件，在建設(shè)工程中比較常見。
首先，應(yīng)注意函件名稱要一目了然，應(yīng)能準確反映函件內(nèi)容，如“請盡快支付2007年5月進度款的函”，“請盡快支付工程款的函”；
其次，函件內(nèi)容要簡練明確，應(yīng)寫明應(yīng)支付時間、應(yīng)支付的金額和應(yīng)支付依據(jù)，如“根據(jù)合同約定，貴司應(yīng)在 年 月 日前支付上月進度款 元，但貴司至今未支付”；
再次，函件內(nèi)容要反映相關(guān)事實，如只寫催要款項，函件內(nèi)容就比較單薄，建議可視情況寫上催款過程，如“我司已于 月 日、月 日發(fā)函至貴司催促”，如寫因欠款已導(dǎo)致工程停窩工的情況等等；
最后，要注意把握函件的語氣，在雙方關(guān)系比較良好的情況下，要注意催款函語氣不要過于嚴厲，應(yīng)真誠、懇切，避免矛盾激化。
2．催結(jié)算函。
催結(jié)算函是用來催促甲方審核結(jié)算的函件，在建設(shè)工程中也比較常見。寫催結(jié)算函應(yīng)注意：
首先，發(fā)函要及時，當(dāng)發(fā)現(xiàn)甲方在約定的結(jié)算期限內(nèi)沒有完成時，應(yīng)立即發(fā)催結(jié)算函；
其次，內(nèi)容要全面，函中應(yīng)對送審時間、送審價格描述清楚，如“年 月 日我司將結(jié)算書送交貴司，送審價 元”，如己進行部分審價，則應(yīng)對部分審價過程也作個描述；
最后，觀點要明確，應(yīng)寫明審價時限及依據(jù)，指出對方己違約，如合同約定有超出審價時間以送審價為準的約定，則應(yīng)在函中寫明，以送審價為準，要求對方按送審價支付工程款，切勿在此情況下又給予對方寬限期限，否則錯過以送審價為準的最佳時機。
3．通知解除合同函。要求解除合同函是當(dāng)合同約定解除事由出現(xiàn)或法律規(guī)定的解除事由出現(xiàn)時，一方向?qū)Ψ桨l(fā)出的通知解除合同的函件。施工人向?qū)Ψ桨l(fā)出解除合同函應(yīng)注意：
首先，發(fā)函要慎重，發(fā)函前最好征求律師意見，慎重考慮發(fā)函依據(jù)及發(fā)函可能造成的后果；
其次，內(nèi)容要有依有據(jù)，通知解除合同函應(yīng)寫明解除合同的合同依據(jù)或法律依據(jù)，還應(yīng)寫明解除合同的事由經(jīng)過，寫明因為該情況的發(fā)生所以才達到解除合同的條件；
最后，要按照法定或約定程序，注意根據(jù)《合同法》第94條給對方寬限期，故若施工單位因甲方欠款要求解除合同的，應(yīng)事先催告，給予對方合理的寬限期。
另外施工單位在所有發(fā)函中應(yīng)注意，不要為眼前利益而自認違約或其他不利，而成為今后向?qū)Ψ剿髻r的隱患。如有的施工單位為了讓甲方提前支付工程款，情愿按對方要求在函件或報告中自認工期、質(zhì)量等錯誤；更有甚者，由甲方寫好函件，施工單位直接蓋章了事，孰不知這正中甲方圈套，在日后糾紛中就成為一份最直接的違約證據(jù)。
(三)發(fā)函的簽收、確認與保留
發(fā)函的簽收應(yīng)以今后可作為證據(jù)使用為原則，注意保證其證明力。
第一，應(yīng)注意函件的形式。
函件如有多頁，應(yīng)注意蓋騎縫章，避免調(diào)包換頁。
第二，應(yīng)注意函件的簽收形式。
函件的簽收應(yīng)直接在函件上簽收，寫簽收人及日期，不要只采用簽收本簽收的方式。因為簽收本上只記錄函件名稱，而且有時記錄的函件名稱與函件真正名稱不一，或者函件名稱無法反映內(nèi)容的，有的施工單位根本不寫函件名稱，只寫一個字“函”，這樣根本無法證明對方簽收的內(nèi)容是什么。
第三，應(yīng)注意簽收人身份。
函件簽收人應(yīng)注意最好由合同約定的簽收人、或?qū)Ψ酱砣�、或指定收發(fā)人簽收，以便于今后證明其身份。因為案件中常有當(dāng)事人否認簽收人為其員工，對簽收人身份不認可的情況，故為確保函件簽收效力確定，最好應(yīng)由上列人簽收，如上所列人不能簽收的，則應(yīng)注意需有其他相應(yīng)文件能證實簽收人的身份。
第四，如遇對方拒簽時，可采用快遞到對方工商注冊地址、法定代表人收的形式。
此時應(yīng)注意快遞單上寫明文件內(nèi)容、頁碼；若是比較重要的文件，如結(jié)算
書等，則建議采用公證快遞的方式。
第五，應(yīng)注意保留原件。
函件的一個重要作用是萬一有糾紛時作為證據(jù)，而證據(jù)則必需有原件，如無原件則無法辨別真?zhèn)�，故施工單位�?yīng)保留好函件簽收的原件，作為工程檔案長期保管。
(四)收到函件的處理
1．簽收確認。
應(yīng)做好簽收記錄，包括簽收時間。對于簽收的函件應(yīng)充分重視，所有來函應(yīng)保留存檔以備查詢。
2．如有異議應(yīng)及時回函。
對來函中所述內(nèi)容如有異議的，則應(yīng)及時回函澄清，表明觀點。
3．如對方又回函表示新的不同意見時，應(yīng)再予回函澄清。
如無新意見，則不必回函。
二、會議紀要
會議紀要是各方參加會議內(nèi)容的記錄，施工中常見的有例會紀要，即施工過程中每周召開一次，由監(jiān)理、施工單位、甲方參加的工程例會的紀要，一般在會后由監(jiān)理公司整理后發(fā)給參會單位。施工單位對會議紀要應(yīng)注意如下事項：
1．在例會中應(yīng)提出施工時遇到的困難，如資金、人工、氣候、甲方配合等，收到例會紀要后應(yīng)認真檢查紀要是否真實，是否全面，特別是甲方有當(dāng)場表態(tài)、認可事項，應(yīng)注意不要疏漏；如發(fā)現(xiàn)紀要有誤的，應(yīng)及時發(fā)函致監(jiān)理公司及甲方，要求更正。
2．例會紀要應(yīng)注意保留原件，一般由監(jiān)理加蓋藍色印章。
3．其他會議紀要如涉及會議參加各方對某項內(nèi)容達成一致時，該會議紀要系合同的組成部分，應(yīng)注意會議紀要應(yīng)由幾方蓋章簽字。
三、通知、函件送達的合同約定
建設(shè)工程合同標準文本具體規(guī)定通知送達的要求為：發(fā)送或派專人送達到專用條款指定的地址。若一方拒簽另一方通知，另一方則以特快專遞等專用條款約定的方式將通知送至專用條款中指定的地址，視為送達。
合同約定的地址一般為注冊地址，實踐中一般在施工項目現(xiàn)場交送通知。如在現(xiàn)場由合同約定的專人或明確的現(xiàn)場監(jiān)理、建設(shè)單位現(xiàn)場工程師簽收，也符合合同與法律的要求，但其拒簽的，則應(yīng)按合同約定方式、地址送達。
