對(duì)于大多數(shù)大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，制定一份預(yù)算大約需要數(shù)周甚至數(shù)月的時(shí)間，這是非常沒(méi)有必要的，而且是一種時(shí)間上的巨大浪費(fèi)。你或許已經(jīng)意識(shí)到，自己完全可以（而且有必要）加快這一流程。但你相信自己能在三天時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)備好一份預(yù)算計(jì)劃嗎？就我們了解的情況而言，有些公司就是這樣的。
首先，你要召集相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)，大家坐在一起，進(jìn)行一次積極公開(kāi)的對(duì)話，對(duì)整個(gè)公司的情況進(jìn)行一番了解——包括各部門之間的關(guān)系。我們把這種方式稱之為同步性原則。
幾乎所有的預(yù)算或運(yùn)營(yíng)計(jì)劃都是按照一定的時(shí)間順序，從上到下或從下到上的方式進(jìn)行：目標(biāo)和前提性的假設(shè)屬于上層，而各部門的實(shí)際情況則屬于比較細(xì)節(jié)性的下層問(wèn)題。問(wèn)題是，這種制定預(yù)算的方式使公司無(wú)法發(fā)揮出同步對(duì)話的力量，而恰恰是同步對(duì)話能夠使相關(guān)人員相互了解，并進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整個(gè)公司的協(xié)調(diào)。
這種對(duì)話通常是在為期三天的討論會(huì)上進(jìn)行的，參加會(huì)議的包括各主要部門的領(lǐng)導(dǎo)，他們的直接下屬，部門執(zhí)行人員和職能部門的工作人員。在參加會(huì)議之前，他們都對(duì)企業(yè)所處的外部環(huán)境，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況以及公司的財(cái)務(wù)和其他目標(biāo)有了一定的了解。
會(huì)議通常只集中在少數(shù)幾個(gè)問(wèn)題上，但在大多數(shù)情況下，這少數(shù)幾個(gè)問(wèn)題的解決將對(duì)公司80％的業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響。比如說(shuō)，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)問(wèn)題、運(yùn)營(yíng)邊際成本、營(yíng)銷開(kāi)支、制造成本、工程和研發(fā)開(kāi)支等等。領(lǐng)導(dǎo)者首先要求每個(gè)部門針對(duì)公司預(yù)算情況拿出自己的行動(dòng)計(jì)劃。然后他會(huì)就該部門計(jì)劃的前提條件，以及該行動(dòng)計(jì)劃將對(duì)其他部門產(chǎn)生的影響等問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)。比如說(shuō)，如果某位經(jīng)理準(zhǔn)備通過(guò)降低價(jià)格的方式來(lái)提高產(chǎn)品銷量的話，生產(chǎn)部門發(fā)出一個(gè)信號(hào)：增加的成本將會(huì)是多少？工人們是否需要加班？其他部門也會(huì)提出相同的問(wèn)題。
在每個(gè)人都提出了自己的意見(jiàn)之后，小組停會(huì)一小時(shí)，每個(gè)經(jīng)理都和自己的團(tuán)隊(duì)討論了自己的情況。比如說(shuō)，制造部門團(tuán)隊(duì)會(huì)考慮：如果產(chǎn)量增加的話，單位產(chǎn)品的成本能夠下降多少？還有多少降價(jià)空間？同時(shí)他們也會(huì)考慮其他選擇：是否可以實(shí)行三班倒的制度？或者干脆把一些生產(chǎn)任務(wù)外包給其他公司？到哪里去采購(gòu)更多的零件？
當(dāng)小組會(huì)議重新開(kāi)始的時(shí)候，他們將把所有的信息都輸入到一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)電于表格程序當(dāng)中。通過(guò)這種方式，他們很快就能對(duì)整個(gè)公司的情況產(chǎn)生一種全局性的認(rèn)識(shí)。在制定預(yù)算的過(guò)程中，他們隨時(shí)可以對(duì)某項(xiàng)建議的可行性及其對(duì)公司其他部門所產(chǎn)生的影響做出判斷。然后他們會(huì)再次對(duì)所有的提議進(jìn)行修改。通常情況下，經(jīng)過(guò)四輪之后，這種討論和修改便可以得出最終的結(jié)果——他們將制定出基本的預(yù)算方案和運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，剩下的工作將留到他們回到辦公室以后去完成。
當(dāng)然，如果你不能引導(dǎo)一場(chǎng)積極開(kāi)放的對(duì)話，或者是無(wú)法以令人信服的方式說(shuō)服人們?cè)诓煌姆桨钢羞M(jìn)行選擇，或者你對(duì)自己本身的能力缺乏自信的話，我們上面談到的這種方法可能就不適合你。但如果你具備這些條件的話，根據(jù)這種流程所制定出來(lái)的預(yù)算將使你充滿自信，并能夠隨著外部環(huán)境的變化不斷對(duì)自己的方案進(jìn)行調(diào)整。每個(gè)人都理解自己在整個(gè)組織中所扮演的角色。你會(huì)發(fā)現(xiàn)人們能夠以更快的方式對(duì)環(huán)境做出反應(yīng)，并更加積極地提出新的想法，因?yàn)樗麄冎喇?dāng)前的預(yù)算計(jì)劃是可以隨時(shí)被調(diào)整的。
同時(shí)，這一過(guò)程本身也就是一種有力的建立團(tuán)隊(duì)的練習(xí)。
