我公司為提高合同預(yù)算人員崗位交流的工作效率、構(gòu)筑管理部門為項目提供審核與服務(wù)的專業(yè)平臺為目的，實行項目經(jīng)理部和企業(yè)職能部門二級管理的運行模式。建筑企業(yè)成本控制是一個系統(tǒng)工程，各部門都承擔著一定的責任，其中合同預(yù)算部門的管理責任是非常重大的。
第一：合同預(yù)算部門內(nèi)務(wù)管理工作是成本控制的基礎(chǔ)；第二：合同預(yù)算部門成本控制的措施；第三：合同預(yù)算部門與其他部門的溝通管理。
如何加強合同預(yù)算部門內(nèi)部管理，提高企業(yè)經(jīng)濟效益是值得我們管理人員認真研究的課題。我們要不斷總結(jié)適合于本公司合同預(yù)算部門的成本控制方法，為本企業(yè)成本控制管理的發(fā)展貢獻一份微薄之力。
關(guān)鍵詞：預(yù)算部門，部門管理，成本控制
一、合同預(yù)算部門內(nèi)務(wù)管理工作是成本控制的基礎(chǔ)
對于一個建筑施工企業(yè)，只有全員樹立成本控制意識，加強內(nèi)部管理，形成完善的成本控制機制，才能使成本控制落到實處。也就是說，加強企業(yè)內(nèi)部管理是全面成本控制管理的基礎(chǔ)。合同預(yù)算部門是建筑施工企業(yè)一個重要部門，參與企業(yè)全過程控制的每個環(huán)節(jié)，即從投標開始到工程結(jié)算以及保修期�？梢娂訌姾贤A(yù)算部門的內(nèi)部管理顯得極其重要。如何加強部門內(nèi)的基礎(chǔ)管理工作呢？
1．編制部門工作手冊
為了更好的履行部門職責，明確工作細節(jié)，培訓(xùn)和指導(dǎo)部門員工的具體工作。在本年度年底修訂上一年年底編制的預(yù)算部工作手冊。主要是增加本年新訂的制度，刪減淘汰舊的內(nèi)容，用本年度修訂的部門工作手冊，指導(dǎo)新一年部門工作。工作手冊包括的內(nèi)容為：
部門職責、部門組織架構(gòu)（經(jīng)理、副經(jīng)理、主管、預(yù)算員、合同員、文員等設(shè)置）、崗位職責、工作流程、制度（與建設(shè)方工程預(yù)結(jié)算管理、資料檔案管理、合同管理、分包預(yù)結(jié)算、認價單、材料計劃、預(yù)結(jié)算審核、施工現(xiàn)場成本管理的監(jiān)督、下屬分廠成本管理的監(jiān)督、控制指標、各種臺賬表格、各種報表樣式、各種數(shù)據(jù)信息庫、后記（本工作手冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后生效施行。由部門經(jīng)理負責解釋，一年修定一次，過程發(fā)現(xiàn)問題，先經(jīng)部門經(jīng)理總結(jié)并提案，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后可暫行，修定時加入工作手冊。）。
2．按臺賬編號建立資料管理體系
合同預(yù)算部門資料的收集有利于公司成本統(tǒng)計、報價參考、工程結(jié)算、工程索賠等，作為部門內(nèi)部資料共享，便于查找，杜絕工程預(yù)結(jié)算等資料只有經(jīng)辦預(yù)算員自己才能找到的現(xiàn)象。作到存放按要求，如文件盒上注明工程編號；指定存放位置；明確存的內(nèi)容；資料室查資料方法按規(guī)定，避免翻亂再由專人整理的現(xiàn)象。
每個公司管理方法不同，資料存放方式不同。實踐證明，按臺賬編號建立資料管理體系是比較有效的，特別是企業(yè)同時承擔的工程項目及零星工程很多的情況。
3．定期內(nèi)部專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)
在人力資源部安排企業(yè)正常培訓(xùn)同時，合同預(yù)算部門內(nèi)部也要定期進行專業(yè)技術(shù)等方面培訓(xùn)。人力資源部更多的是組織公司戰(zhàn)略、企業(yè)文化、職場行為規(guī)范等通識類培訓(xùn)。合同預(yù)算部內(nèi)部培訓(xùn)則是幫助合同預(yù)算人員從崗位技能、操作規(guī)范、法律法規(guī)、專項制度等專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，并實現(xiàn)知識共享，以適應(yīng)工作需求，提高部門整體工作績效。筆者作為部門經(jīng)理，在不斷重申預(yù)算人員職業(yè)操手重要性的同時，也在工作中將個人管理經(jīng)驗及專業(yè)技能與員工分享。同時部門內(nèi)部采取輪職內(nèi)訓(xùn)的方式，鼓勵部門業(yè)務(wù)骨干積極走上講臺與同事分享經(jīng)驗與心得，從而鍛煉了員工隊伍，也為公司人才梯隊化建設(shè)打下了一定的基礎(chǔ)。
4．廉潔建設(shè)
因合同預(yù)算部門主要的工作是計算工程造價，即直接與各勞務(wù)或?qū)I(yè)分包隊伍、協(xié)作單位打交道，故對合同預(yù)算部門員工的職業(yè)道德的有著更高的要求。為杜絕吃、拿、卡、要等現(xiàn)象，采取在定期召開的會議中必有這方面的思想教育內(nèi)容，主要是學習公司有關(guān)規(guī)章制度和廉潔建設(shè)教材等方式。若在預(yù)算員身上出現(xiàn)吃、拿、卡、要等現(xiàn)象，決不講情，按公司規(guī)章制度處理。
二、合同預(yù)算部門成本控制的措施
1．勞務(wù)方面
1．1價的控制
根據(jù)市場行情，不斷收集、整理、制定并完善符合本企業(yè)實際情況的內(nèi)部價格體系，簡稱“統(tǒng)一單價”（該表格是預(yù)算部最重要的數(shù)據(jù)信息庫之一）。
該統(tǒng)一單價的具體制定方式為：生產(chǎn)部或項目部（以及公司預(yù)算部之外的部門或公司領(lǐng)導(dǎo)）提供投標單位名稱，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)組織考查，確定為具有分包資信及履約能力的合格投標單位，推薦給預(yù)算部談判，確定分包價，簽定合同。合同價格收集進統(tǒng)一單價中，市場行情變化，統(tǒng)一單價及時修正。
統(tǒng)一單價的作用：指導(dǎo)分包合同價格確定、為成本預(yù)測提供保證。
預(yù)算部門合理的使用統(tǒng)一單價、生產(chǎn)部門合理的任務(wù)分配，是控制統(tǒng)一單價處于市場合理低限水平的基礎(chǔ)。
1．2量的控制
在預(yù)算員的崗位職責中明確要求正確計算工程量，同時對量控制還采取了三方面的措施：
第一、對合同預(yù)算部門施行編審分離制度，編審人員均應(yīng)具有相應(yīng)的造價工程師執(zhí)業(yè)資格或造價員執(zhí)業(yè)資格，初稿完成后，編制人員應(yīng)當進行自審，通過后交由審核人員進行復(fù)審，并應(yīng)按照審核意見進行修改回饋，成果文件應(yīng)由編審人員分別簽字。
第二、控制量的另一手段是算量及時性制度。例如按建筑面積方式結(jié)算的主體結(jié)構(gòu)勞務(wù)分包的算量及時性要求：在給勞務(wù)隊第一次進度款時，就先與勞務(wù)隊確定整棟建筑面積的量，并公示在公告欄上。如此作的最大好處是使勞務(wù)隊內(nèi)部能及時進行成本考核，不等結(jié)算發(fā)現(xiàn)虧損時在工程量上與合同預(yù)算部爭執(zhí)，同時也有利于預(yù)算部階段性成本分析和產(chǎn)值計算。
第三、合同預(yù)算部門員工參與圖紙交底、及時編制洽商變更增減預(yù)算。
2．材料方面
材料費占工程造價的60%以上，控制材料價和量是整個企業(yè)成本控制的重點工作。
1）材料價的控制：就是控制材料采購價和周轉(zhuǎn)材料的租賃價格，該項工作主要由集團采購中心組織確定。預(yù)算部需要做兩項工作，第一，參與考查新材料廠家；第二，收集采購材料的供銷合同，以便對材料規(guī)格尺寸、性能的了解，了解材料價動態(tài)變化以便成本預(yù)算更加準確；第三，周轉(zhuǎn)材料的租賃款及時統(tǒng)計，以便成本分析。
2）材料量的控制：一是使用量的控制，二是進場數(shù)量的控制。
①使用量的控制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是由預(yù)算部出具，如何使數(shù)據(jù)準確、合理、及時呢？需要預(yù)算部充分發(fā)揮管理作用，對材料種類及計劃的時間的監(jiān)控，損耗量等具體規(guī)定在部門工作手冊中有詳細說明。
第一、組織措施
采取編審分離的組織措施。關(guān)于編審分離的作用和方法，前面已談到，此處不贅述。根據(jù)實際經(jīng)驗，編審分離的組織措施的關(guān)鍵是：要求審核的預(yù)算員切實檢查初算量的預(yù)算員有計算底稿，不按經(jīng)驗量估算最終計劃用量。
第二、事前控制
預(yù)算員依據(jù)圖紙計算工程量，結(jié)合實際，計算出合理的用量。預(yù)算員按圖紙算量作材料的監(jiān)控計劃，達到企業(yè)成本控制中對材料量的控制。對于預(yù)算員來說，按圖算量不是難事，難點是“結(jié)合實際”四個字。例如瓷磚的用量控制，按已注明的瓷磚規(guī)格尺寸的圖紙（可要求設(shè)計做到）計算排版塊數(shù)，另按經(jīng)驗增加二次搬運及切割等損耗，便可得到合理的用量，并且要求預(yù)算員盡量一次提夠計劃，可減少供應(yīng)商的運輸成本，還可減少材料色差，這有利于供應(yīng)部門壓價，從而降低成本。
第三、事中控制
預(yù)算員在工程施工過程中及時與項目部溝通，動態(tài)了解情況，修正材料用量。要求預(yù)算員按變更洽商及時修正材料用量。
第四、集思廣益
為減少材料損耗，多渠道想辦法。要求合同預(yù)算部全體同事，開動腦筋，集思廣益。
例1：變材料合同計量方式。如商砼的結(jié)算量控制，減少項目部現(xiàn)場控制商砼虧方難度，與供應(yīng)廠家在合同中約定，商砼按施工圖紙的凈數(shù)量進行結(jié)算，改變以往按車次小票計商砼量的方式，如此一來，商砼量不再監(jiān)控。
例2：變材料規(guī)格尺寸方式，如某項目兩棟住宅樓c3及c10的壁紙損耗量控制，按圖計算量并另計15.8%的損耗率（北京01預(yù)算定額相應(yīng)子目的損耗率為15.8%）后，先完工的c3樓棟用量突破計劃量。預(yù)算部采取的處理方式為：先借用c10樓棟的壁紙計劃量滿足c3使用，同時找原因。經(jīng)過測算c3用量，并找出“已完工且能滿足15.8%損耗率棟號”的測算文件，最終找到超計劃原因。測算數(shù)據(jù)列于表a、表b（為減少相應(yīng)圖紙資料，僅從墻面高度方面定性說明）。通過表a數(shù)據(jù)，說明使用國標尺寸的壁紙，層高不同損耗率差別很大，定性數(shù)據(jù)相差28％（28％＝28.6％-0.6％）。通過表b數(shù)據(jù)，說明層高不同，采取改變壁紙國標每卷尺寸530mm*10050mm為530mm*10500mm，則損耗率差別不大，定性數(shù)據(jù)相差0.5％（0.5％＝0.6％-0.1％）。最終合同預(yù)算部會同供應(yīng)部共同與廠家協(xié)商，廠家能夠達到變規(guī)格的要求，并同意按原每卷國標規(guī)格尺寸平米價折算變規(guī)格尺寸的每卷價格，國標規(guī)格尺寸每卷38元，變規(guī)格尺寸后每卷39.9元，即每卷僅增加造價1.9元，增加5%費用，但由此壁紙的整體成本節(jié)省約28%。
表a
序號 不同層高的棟號 樓板厚度
mm 踢腳高度mm 地面墊層找平及面層厚度mm 石膏角線占墻面尺寸mm 壁紙壓邊長度經(jīng)驗值mm 壁紙高度計算公式mm 壁紙國標每卷尺寸530mm*10050mm時，定性分析損耗率
1 層高3000mm 棟號測算，例c3 120 120 100 80 30 含壁紙壓邊的高度3000-120-120-100-80+30=2610；不含壓邊的高度
3000-120-120-100-80=2580 (10050-2610*3)/(2580*3)=28.68%
2 層高2900mm 棟號測算，例已完工且能滿足15.8%損耗率棟號 120 120 100 80 30 含壁紙壓邊的高度2900-120-120-100-80+30=2510；不含壓邊的高度
2900-120-120-100-80=2480 (10050-2510*4)/(2480*4)=0.1%
表b
序號 不同層高的棟號 樓板厚度
mm 踢腳高度mm 地面墊層找平及面層厚度mm 石膏角線占墻面尺寸mm 壁紙壓邊長度經(jīng)驗值mm 壁紙高度計算公式mm 定性分析損耗率
1 層高3000mm 棟號測算例c3棟號數(shù)據(jù)， 壁紙采用國標尺寸 120 120 100 80 30 含壁紙壓邊的高度3000-120-120-100-80+30=2610; 不含壓邊的高度
3000-120-120-100-80=2580 (10500-2610*4)/(2580*4)=0.6%
2 層高2900mm 棟號測算，例已完工且能滿足15.8%損耗率棟號數(shù)據(jù)，壁紙采用改變國標尺寸 120 120 100 80 30 含壁紙壓邊的高度2900-120-120-100-80+30=2510; 不含壓邊的高度
2900-120-120-100-80=2480 (10050-2510*4)/(2480*4)=0.1%
例3變發(fā)包方式，如粉刷石膏分項，石膏量不易計算，并且墻面基層差別更加使計劃量不好算準，讓勞務(wù)分包隊承包石膏材料，并給予一定管理費及利潤。經(jīng)驗數(shù)據(jù)表明，粉刷石膏分項包工包料價少于以往人工與材料分別控制的方式。
可見在成本意識的指導(dǎo)下，多動腦筋集思廣益、深入研究、挖掘潛力就會有收獲。
第五、事后控制
當施工現(xiàn)場的實際材料用量超過合理計算用量，則需追究項目部或勞務(wù)分包隊責任，盡量減少公司損失，并且為今后工作的事前控制提供經(jīng)驗指導(dǎo)。
②進場數(shù)量的控制，主要是施工現(xiàn)場材料員與倉庫把住材料進場關(guān)，出現(xiàn)問題時，需項目部及時反饋預(yù)算部。
3．機械費方面
3．1價的控制
在參考人工費價格控制方式的基礎(chǔ)上，另外需關(guān)注的是，機械費單價受市場燃油價格的影響，預(yù)算部的控制方法是：確定每種機械費單價組價分析表，其中燃油價變化超過8%時，按實際價調(diào)入組價中得到新的機械費單價，組價中其他分項不變；當燃油價變化在8%以內(nèi)時，組價中各項內(nèi)容不變，即機械費不調(diào)整。
3．2量的控制
量有兩種情況：一種情況為機械開挖基坑土方按圖算量（相應(yīng)價格），另一種情況為零星機械費按臺班計算工程量。針對第一種，量的控制方式同人工費量的控制。針對第二種，主要是施工現(xiàn)場控制，預(yù)算員作符合性審核。
4．非實體性費用方面
所謂非實體性費用是除了構(gòu)成項目工程實體的內(nèi)容之外的，但是在施工中又必須發(fā)生的費用。非實體性費用在整個的工程有較大的比重，包括周轉(zhuǎn)材料、大型機械費用、臨時設(shè)施費等。預(yù)算部的成本控制方式同以上內(nèi)容。
三、合同預(yù)算部門與其他部門的溝通管理
部門經(jīng)理主要負責部門間的溝通、協(xié)調(diào)的管理工作。合同預(yù)算部門與其他部門的溝通管理要作到及時、高效、不積壓問題，是成本控制工作流程順利進行的保證。部門溝通的原則如下：
1．明確預(yù)算部在勞務(wù)或?qū)I(yè)分包隊伍的考查、招標、任務(wù)分配方面與生產(chǎn)管理部門和項目部及時溝通，保生產(chǎn)按計劃進行，杜絕出現(xiàn)分包隊伍先進場后再定價的現(xiàn)象。
2．明確預(yù)算部與技術(shù)部在施工方案的經(jīng)濟合理性方面的及時溝通。
3．明確預(yù)算部與財務(wù)部進行材料成本的及時溝通，以便分析成本。
4．主動聯(lián)絡(luò)質(zhì)量部門及項目部，了解定的分包價是否物有所值。
總之，在溝通管理方面，預(yù)算部每位同事都需牢記企業(yè)溝通篇的格言：多溝通、少埋怨；多自省，少斥人；嚴律己，寬待人；多綠燈、少紅燈。
結(jié)論
如何加強合同預(yù)算部門內(nèi)部管理，提高企業(yè)經(jīng)濟效益是值得我們管理人員認真研究的課題。我們要不斷總結(jié)適合于本公司合同預(yù)算部門的成本控制方法，為本企業(yè)成本控制管理的發(fā)展貢獻一份微薄之力。
