工程項(xiàng)目費(fèi)用管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要進(jìn)行全過(guò)程、全方位、多角度的策劃。這一期，我們從理論原則方面，談?wù)劰こ添?xiàng)目承包商費(fèi)用管理。
重視契約精神和證據(jù)原則
從管理角度構(gòu)建的理論原則維度來(lái)看，費(fèi)用管理的核心依據(jù)就是合同，它載明了價(jià)格形成的模式和依據(jù)，界定了合同內(nèi)外和索賠事項(xiàng)，對(duì)費(fèi)用管理的運(yùn)作具有指導(dǎo)意義。而不管是合同的執(zhí)行還是費(fèi)用的管理，從其法理性質(zhì)來(lái)看，是證據(jù)的不斷形成、提出、驗(yàn)證的過(guò)程。合同與證據(jù)對(duì)于費(fèi)用管理缺一不可，所以，對(duì)合同契約精神和證據(jù)原則的重視，必須作為費(fèi)用管理工作中時(shí)刻緊繃的弦，貫穿各階段的業(yè)務(wù)流程。
1.1重視契約精神，重構(gòu)流程體系
實(shí)踐中，承包商在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中幾乎都會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)問(wèn)題，一個(gè)是工作想當(dāng)然、不按要求來(lái)，另一個(gè)是部門(mén)流程脫節(jié)、各自為政。以設(shè)計(jì)變更為例，承包商不看業(yè)主具體規(guī)定，就按照自己的變更流程執(zhí)行，然后因?yàn)楦袷絾?wèn)題、缺漏項(xiàng)問(wèn)題反復(fù)修改，而這個(gè)變更可能就是因業(yè)主口頭的一句話而產(chǎn)生的，若涉及費(fèi)用主張，則會(huì)造成變更依據(jù)不足的情況，導(dǎo)致費(fèi)用索賠失敗。其根本原因是不重視合同契約精神。
所謂重視契約精神，就是要以甲乙雙方形成合意的合同為依據(jù)執(zhí)行費(fèi)用管理，即按照合同要求仔細(xì)梳理，形成以合同費(fèi)用為主的流程體系，重構(gòu)承包商自身業(yè)務(wù)流程，以便于更有效地執(zhí)行合同。只有根據(jù)合同和規(guī)定重構(gòu)自身的制度流程，才能有效執(zhí)行合同，完成合同標(biāo)的。
1.2重視證據(jù)原則，強(qiáng)化證據(jù)管理
實(shí)踐中，最讓費(fèi)用管理人員“頭疼”的就是審計(jì)人員，在審計(jì)人員提出的諸多問(wèn)題中，最主要的兩類是不合規(guī)以及依據(jù)不充分帶來(lái)的一系列問(wèn)題。而這兩類問(wèn)題的本質(zhì)是證據(jù)問(wèn)題，即明確定量適當(dāng)、定性適當(dāng)和流程適當(dāng)?shù)囊罁?jù)是什么。以簽證為例，乙方提交了一個(gè)8萬(wàn)元的簽證，這8萬(wàn)元所依據(jù)的工程量依據(jù)、計(jì)價(jià)依據(jù)，判定為合同外的依據(jù)，以及不需要提交公司層面審批的依據(jù)是否存在、是否有效、是否合理，這是需要甲方人員予以明確的。如果忽略了，審計(jì)人員一定會(huì)提出來(lái)。
與財(cái)務(wù)相關(guān)崗位相比，各單位在費(fèi)用管理上，對(duì)證據(jù)（對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)中的憑證）的規(guī)范性要求明顯不足。雖然執(zhí)業(yè)要求在逐漸完善，但在具體實(shí)施過(guò)程中，更多的是一種被要求而不是自發(fā)的行為。所以完善的費(fèi)用管理制度，要求自覺(jué)的強(qiáng)化證據(jù)管理，具體要求如下：
1證據(jù)鏈要與費(fèi)用鏈相匹配
工程項(xiàng)目的費(fèi)用鏈可以分成四個(gè)層面：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層，即廣義的計(jì)量層面，包括工程量、水電單據(jù)等；費(fèi)用轉(zhuǎn)化層，即計(jì)價(jià)層面，將各個(gè)種類的量轉(zhuǎn)化為對(duì)應(yīng)的價(jià)的層面；明細(xì)匯總層，即將各種類的價(jià)形成相應(yīng)款項(xiàng)的邏輯關(guān)系；費(fèi)用概況層，即反映項(xiàng)目費(fèi)用管理的概況。
與之對(duì)應(yīng)的證據(jù)鏈則分別是事實(shí)和計(jì)量依據(jù)、計(jì)價(jià)依據(jù)、款項(xiàng)構(gòu)成依據(jù)和概況編制要求和費(fèi)用鏈本身。
2證據(jù)要按事歸類
按文檔類別和流水碼歸類是文檔工程師的工作要求，而費(fèi)用管理人員應(yīng)避免這種做法，而按事歸類，因?yàn)槲臋n對(duì)于費(fèi)用管理人員來(lái)說(shuō)，處理的是文檔內(nèi)容而不是文檔本身。
按事歸類，有助于保證證據(jù)的完整性和連續(xù)性，有助于了解事情的來(lái)龍去脈及工作交接，有助于減少后期文檔檢索時(shí)間，避免后期“考古”工作。不論這件事件跨度有多久，都可以及時(shí)理清思路、掌握證據(jù)。
3證據(jù)要滿足規(guī)范性要求
滿足規(guī)范性要求即要求證據(jù)要滿足《民事訴訟法》第八章、《最高人民法院關(guān)于適用<中華人民共和國(guó)民事訴訟法》的解釋》90-124條（法釋[2015]5號(hào)）、《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》（法釋[2001]33號(hào)）中的相關(guān)規(guī)定。
工程合同與其他合同相比，具有標(biāo)的物特殊、合同內(nèi)容繁雜、履行期限長(zhǎng)等特點(diǎn)，過(guò)程中必定會(huì)出現(xiàn)糾紛，當(dāng)調(diào)解不成時(shí)，就會(huì)走向仲裁或訴訟。充分而有力的證據(jù)和依據(jù)可以提高糾紛解決效率，在減少企業(yè)支付相關(guān)費(fèi)用的同時(shí)獲得應(yīng)有的補(bǔ)償。
