我們經(jīng)常看到這樣的情況：一次會(huì)議開完后，做會(huì)議紀(jì)要的人花很多時(shí)間、精力去整理會(huì)議紀(jì)要，整理的過程中還要經(jīng)常找別人核實(shí)有關(guān)內(nèi)容（因?yàn)楫吘勾蠖鄶?shù)人都沒有速記能力、往往記錄得不是很全），整理完后又要給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查，往往要經(jīng)幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審查，領(lǐng)導(dǎo)審查后又寫了一大堆修改意見，手寫的意見有些字都看不清，又要去問領(lǐng)導(dǎo)，問多了大家都煩，如果領(lǐng)導(dǎo)的意見不一致，整理會(huì)議紀(jì)要的人就頭痛了。即使整理出來了，內(nèi)部達(dá)成了一致，可能還要其他與會(huì)單位的人員確認(rèn)，如果他們有異議，又麻煩了。這樣搞來搞去，耽誤了很多人的時(shí)間，甚至有些內(nèi)容都已經(jīng)失去時(shí)效性了。
所以，我一致提倡同步做會(huì)議紀(jì)要，這是一個(gè)很好的辦法。具體做法是：1、事先將會(huì)議的議題在通知中告訴大家或作簡要介紹，要求大家做好準(zhǔn)備，要求發(fā)言簡單明了。2、開會(huì)的時(shí)候記錄員用手提電腦做記錄，并用投影儀放映到墻上，記錄得是否正確大家都可以看到，可以當(dāng)場修改。3、要求會(huì)議主持人要控制好節(jié)奏、局面，避免激動(dòng)，不允許爭吵、插嘴。4、會(huì)議主持人要對(duì)每一個(gè)議題進(jìn)行小結(jié)，因?yàn)闀?huì)議紀(jì)要不是會(huì)議記錄，不必將每一句話都如實(shí)記錄，尤其是達(dá)成一致之前的那些不同意見，小結(jié)就是對(duì)一個(gè)議題的結(jié)論性、決議性內(nèi)容。
這樣，會(huì)議開完，會(huì)議紀(jì)要就完成了，可以當(dāng)場打印出來，大家簽字確認(rèn)。這樣做，對(duì)于那些有多個(gè)單位參加的會(huì)議、有重大決定的會(huì)議、有緊急事情需要落實(shí)的會(huì)議，尤其有必要。這樣做表面上會(huì)議開得慢了一點(diǎn)，但實(shí)際上效率提高了，也提高了執(zhí)行力度。
如果會(huì)上說的話很重要，必須百分之百地按照?qǐng)?zhí)行，那么為什么就不能在會(huì)上多花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間讓記錄員把那些重要的話原原本本地當(dāng)場記錄下來？事實(shí)上，一次會(huì)議，盡管七嘴八舌、洋洋灑灑講了一大堆，但并不是每一句話都要寫入會(huì)議紀(jì)要，真正重要的話并不是很多，可是記錄員并不一定知道哪句話是重要的，哪些話可以不記錄、哪些話必須記錄，加上記錄速度有限，很可能丟了重要的記了沒用的。何況發(fā)言的人表達(dá)水平有高有低，有的人說話發(fā)音含糊不清，這都增加了做會(huì)議記錄的難度。主持人為什么就不能把重要的話總結(jié)、復(fù)述一下？開會(huì)是為了解決問題，而不是為了考驗(yàn)記錄員的能力。
