1 引言
在水利工程建設(shè)監(jiān)理實施過程中，要開不少的會。會議是總監(jiān)理工程師溝通情況、協(xié)調(diào)矛盾、反饋信息、制定決策和下達指令、解決糾紛的主要方式；也是總監(jiān)對工程進行監(jiān)督控制和對內(nèi)部人員進行有效管理的重要工具。有些比較重要的會議，應(yīng)當(dāng)做好記錄。有了記錄，可以照決議辦事，可以隨時檢查決議的執(zhí)行情況，還可以查考發(fā)言的內(nèi)容。
有的會議，不僅要做好記錄，會后還要根據(jù)記錄整理成會議紀要，作為文件，印發(fā)有關(guān)方面據(jù)以貫徹執(zhí)行。為此，會議記錄和會議紀要是工程變更、簽證、延期、計量、質(zhì)量、安全事故原因分析及責(zé)任追究等方面的重要憑證和依據(jù)；是工程技術(shù)人員和各有關(guān)部門實行工程管理、制定措施、方案的重要參考資料；是監(jiān)理單位的產(chǎn)品，也是監(jiān)理資料的重要組成部分。
寫好會議記錄和紀要并不是一件容易的事，除了耳靈手快，具有綜合分析能力外，還要按照有關(guān)規(guī)定和要求，隨工程進度同步進行，做到準確、及時、認真、真實、可信。由于監(jiān)理人員參差不齊，水平不一，有的記錄和紀要還存在一定問題。
2 會議記錄、紀要常出現(xiàn)的問題
2.1 內(nèi)容不全 由于管理不善、制度不嚴、責(zé)任不清及人員素質(zhì)差，記錄時該記的內(nèi)容未記，該形成紀要的沒有形成，與會人員該簽字的沒有簽字，應(yīng)妥善保管的資料出現(xiàn)損壞或丟失，這些都直接影響了資料的完整性。
2.2 真實性不夠 記錄時沒有把會議進行的真實情況如實地記下來，任意增減或改變會議發(fā)言或者決議的原意，以主觀代替客觀，以偏蓋全，隨意加修飾詞等。這種作法有悖于誠信原則。記錄必須做到真實、準確、無誤。
2.3 格式不規(guī)范 有些監(jiān)理人員不熟悉，甚至不懂記錄、紀要的書寫格式，盲目地隨意地去寫，寫出來的東西條理不清、邏輯不強、語言不準確，沒有重點，雜亂無章，字跡潦草，完全脫離文體的要求，讓人難以明白其中的意思，無法據(jù)此行事。
2.4 編寫不及時 有的監(jiān)理機構(gòu)，由于對會議紀要不夠重視，或是人員安排不當(dāng)，檢查指導(dǎo)不力，使會議紀要不是不寫就是嚴重滯后于記錄的形成時間，在需要時拿不出東西，需用時突出整理，往往是粗制濫造，漏洞百出。施工階段的工程監(jiān)理記錄、紀要必須準確及時地反映工程建設(shè)施工過程的管理。施工期間的不可逆性，具有時過境遷不可追憶的過程。
3 會議記錄
水利工程推行招標投標和建設(shè)監(jiān)理的實踐告訴我們，工程建設(shè)過程中必然會舉行眾多類型的會議，通過會議的討論研究，統(tǒng)一了思想認識，形成決議。為使會議精神能在會后很好的貫徹執(zhí)行，順利實現(xiàn)預(yù)定的目標，并作為日后檢查執(zhí)行情況的根據(jù)，就有必要把會議的內(nèi)容具體記錄下來。這些記錄材料就是會議記錄。工程建設(shè)監(jiān)理會議記錄有別于其它會議記錄，有其自己獨特的格式，它所包括的兩個部分是：
3.1 會議記錄（B3-1） 由五個方面組成，即會議主持人、會議時間、會議地點、記錄人和會議內(nèi)容。會議內(nèi)容是會議記錄的主要部分，記錄方法有兩種。
（1 ）摘要記錄。只記會上報告了什么事情，討論了什么問題，通過了什么決議。一般只要在開會時認真地記一下，事后未必整理，但也要仔細地看過、補遺。
（2 ）詳細記錄。要把每個人的發(fā)言都記下來，不僅要在開會時記好，而且要在會后認真地加以整理。會后整理的記錄還要經(jīng)過主持人的審閱。以上兩種方法，究竟采用哪一種比較合適，要根據(jù)會議的性質(zhì)、目的、要求及討論的問題來決定。一般的會議，如討論的問題比較簡單，只要摘要記錄就可；討論的問題比較復(fù)雜，在討論過程中有不同意見，甚至有爭論的，就要詳細地記下來。
3.2 會議簽名單（B3-2 ） 會議簽名單里主持人、時間、地點、記錄人與會議記錄相重復(fù)，書寫時必須要一致，不能有誤。工程名稱寫建設(shè)項目名稱，編號寫工程合同編號+B3.2+N （N 是自然數(shù)）。出席人員及職務(wù)簽名欄較為關(guān)鍵，最好在散會前討論時間里抽空簽。尤其是重要領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)時簽不上，會后再補很困難，往往空缺。
4 會議紀要
會議紀要是根據(jù)會議記錄摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行的書面文件。
水利工程建設(shè)過程中，要形成全文紀要的會很多，如：技術(shù)交底會議、施工方案審查會議、基礎(chǔ)驗收會議、工程階段驗收會議、年度工程計劃會議、竣工驗收會議、索賠協(xié)調(diào)會議、設(shè)備采購會議等。這些會議雖開過后并不作出正式?jīng)Q定和決議，但對會上所討論的問題，在取得一致意見后，需要貫徹執(zhí)行，在這種情況下，就需要寫會議紀要。
會議紀要一般包括兩個方面：會議情況簡述和內(nèi)容紀要。
4.1 會議情況簡述 簡要敘述開會目的、時間、地點、參加會議的單位和討論的問題及討論情況。
4.2 內(nèi)容紀要 記述有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話摘要，歸納與會人員經(jīng)過討論取得一致意見的幾個問題。
4.3 注意的問題 會議紀要既然要貫徹執(zhí)行，在寫作時就必須注意以下幾點：
（1 ）闡述要清楚，交代要具體，否則就無法貫徹執(zhí)行。
（2 ）觀點要鮮明，是非要分明，對有爭議的問題要表明態(tài)度，以免造成障礙和損失。
（3 ）整理要忠實，要點要突出，抓住重點。
（4 ）語言要簡煉，判斷要準確。
（5 ）條理要清楚，概括要全面。
總之，紀要應(yīng)分條、分層敘述，避免雜亂無章、前后矛盾。寫好紀要是我們每個監(jiān)理人員應(yīng)具備的起碼素質(zhì)。
