【摘 要】監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的重要工作,隨著改革的不斷深入,信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監(jiān)理信息,能夠促進(jìn)監(jiān)理工作的開展,對(duì)搞好監(jiān)理工作具有極大的推動(dòng)作用。本文根據(jù)本人在參與工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的實(shí)踐,談?wù)剛�(gè)人的認(rèn)識(shí)。
監(jiān)理過程實(shí)質(zhì)上是信息資料管理的過程,監(jiān)理工作的主要方法是控制,控制的基礎(chǔ)是信息。監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的重要工作,是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)施質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作,是“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”中的重要內(nèi)容之一。隨著改革的不斷深入,信息資料管理的作用顯得越來越重要。管好用好監(jiān)理信息,能夠促進(jìn)監(jiān)理工作的開展,對(duì)搞好監(jiān)理工作具有極大的推動(dòng)作用。因此在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)中一般都配備專人(專職或兼職)負(fù)責(zé)監(jiān)理資料管理工作。下面根據(jù)本人在參與工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的實(shí)踐,談?wù)剛�(gè)人的認(rèn)識(shí)。
1. 監(jiān)理信息管理的目的及內(nèi)容
信息管理是指在工程建設(shè)過程中,監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲(chǔ)存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通,使決策者能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息,更好地指導(dǎo)工程建設(shè)。信息管理的內(nèi)容包括文件、檔案、監(jiān)理報(bào)表及計(jì)算機(jī)輔助文檔等。文件信息主要是在工程建設(shè)過程中,上級(jí)有關(guān)部門的文件、工程前期有關(guān)文件、設(shè)計(jì)變更及工程內(nèi)部文件。檔案信息主要是在各種文件辦理完成后,根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值等分類整理,根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、時(shí)間和形成的自然規(guī)律等特征組卷。監(jiān)理報(bào)表信息主要有開工報(bào)表、監(jiān)理工程師檢查記錄表、監(jiān)理工程師通知單、質(zhì)量管理用報(bào)表、計(jì)量與支付用報(bào)表及工程進(jìn)度用表。這些表格是監(jiān)理工程師常用報(bào)表,反映了監(jiān)理工作的開展及工程進(jìn)展情況,是監(jiān)理工程師進(jìn)行決策的重要依據(jù)。
2. 監(jiān)理信息資料的特點(diǎn)
2.1 監(jiān)理信息來源的廣泛性。監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及建立組織內(nèi)部的各個(gè)部門;來自設(shè)計(jì)、招標(biāo)、實(shí)施等各個(gè)階段的各個(gè)單位乃至各個(gè)專業(yè);來自質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制、合同管理等各個(gè)方面。如果信息收集不完整、不準(zhǔn)確、不及時(shí),必然影響到監(jiān)理工程師判斷和決策的正確性、及時(shí)性。
2.2 信息量大。由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜,使得監(jiān)理工作涉及大量的信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,而且要掌握工程建設(shè)各個(gè)方面的信息。既要掌握計(jì)劃的信息,又要掌握實(shí)際進(jìn)度的信息,還要對(duì)他們進(jìn)行對(duì)比分析。
2.3 動(dòng)態(tài)性強(qiáng)。監(jiān)理信息資料管理的過程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,監(jiān)理工程師實(shí)施的控制也是動(dòng)態(tài)控制,因而大量的監(jiān)理信息都是動(dòng)態(tài)的,這就需要及時(shí)的收集和處理。
2.4 有一定的范圍和層次。業(yè)主委托的范圍不一樣,監(jiān)理信息也不一樣。工程實(shí)施過程中,會(huì)產(chǎn)生很多信息,但并非都是監(jiān)理信息,只有那些與監(jiān)理工作有關(guān)的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項(xiàng)目,所需的信息既有共性,也有個(gè)性。另外,不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門,所需的信息也不同。
2.5 信息的系統(tǒng)性。監(jiān)理信息資料是在一定的時(shí)間和空間范圍內(nèi)形成的,與監(jiān)理活動(dòng)密切相關(guān)。而且,監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個(gè)連續(xù)的閉合環(huán)路,具有明顯的系統(tǒng)性。
3. 監(jiān)理信息資料管理的重要性
3.1 監(jiān)理信息資料是工程建設(shè)過程的記錄,是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù),是對(duì)工程評(píng)估驗(yàn)收的依據(jù)。
項(xiàng)目建設(shè)在整個(gè)實(shí)施過程中,每天都發(fā)生各種各樣的情況。在監(jiān)理工作中,大量監(jiān)理記錄包括質(zhì)量記錄、工程計(jì)量、工程款等滲透到監(jiān)理工作的各個(gè)方面,及時(shí)將這些監(jiān)理信息進(jìn)行收集、整理,形成文字的資料是監(jiān)理工程師進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)和客觀依據(jù)。監(jiān)理工程師充分利用監(jiān)理資料解決矛盾,處理糾紛,協(xié)調(diào)各種關(guān)系,促使目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
監(jiān)理信息的收集就是將監(jiān)理工作中發(fā)生的原始數(shù)據(jù)收集起來,是重要的基礎(chǔ)工作。因此,一定要盡可能的全面,盡可能的準(zhǔn)確。資料的整理是將收集到的原始數(shù)據(jù)、資料經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)的整理、歸檔,進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)分析,形成文字的資料,并根據(jù)監(jiān)理工程師的需要及時(shí)提供。監(jiān)理工程師就可依據(jù)這些資料迅速地作出判斷,解決工程實(shí)施中的問題。實(shí)踐證明凡經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)整理提供給監(jiān)理工程師的信息資料就能較好的對(duì)問題作出準(zhǔn)確的判判;相反,提供給監(jiān)理工程師的資料雜亂、零散,監(jiān)理工程師就難以對(duì)問題作出準(zhǔn)確的判斷,更談不上作出準(zhǔn)確的決判。
合同管理是貫穿監(jiān)理工作始終的一項(xiàng)中心任務(wù),在工程實(shí)施的過程中或工程完工后,往往會(huì)出現(xiàn)一些爭(zhēng)議的問題。如經(jīng)業(yè)主同意補(bǔ)簽的工程計(jì)量,往往承包單位報(bào)的量偏大而且提供的依據(jù)不足,此時(shí)監(jiān)理根據(jù)平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理檢測(cè)記錄、監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄等記載可以較準(zhǔn)確的提供依據(jù),作出合理的審核結(jié)果。同樣,對(duì)一些問題的描述也可通過查詢監(jiān)理資料作出較全面準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)。當(dāng)然,監(jiān)理最終的質(zhì)量評(píng)估報(bào)告的結(jié)論意見,一是依據(jù)施工單位自檢結(jié)果和監(jiān)理抽檢結(jié)果,二是通過專業(yè)檢測(cè),試驗(yàn)單位提供的檢測(cè)數(shù)據(jù),三是對(duì)施工過程控制的評(píng)價(jià)。其中一、三都是依據(jù)監(jiān)理資料提供數(shù)據(jù)、文字的記載得出的結(jié)論。
3.2 監(jiān)理資料是工程在交付試驗(yàn)后運(yùn)行、保養(yǎng)、維修、改擴(kuò)建的依據(jù)。
工程竣工驗(yàn)收交付使用后,在保修期內(nèi)往往會(huì)出現(xiàn)這樣、那樣的問題。問題出現(xiàn)的原因往往和施工過程中的環(huán)境、使用材料、施工工藝、設(shè)備運(yùn)行每一個(gè)細(xì)節(jié)有關(guān),而這些可通過監(jiān)理資料予以查找,包括監(jiān)理日志、監(jiān)理旁站記錄、測(cè)量使用數(shù)據(jù),通過分析出現(xiàn)問題部位的作業(yè)時(shí)間段的天氣變化,使用設(shè)備運(yùn)行情況,原材料檢驗(yàn)報(bào)告,操作人員,施工方法,過程中存在的問題等,準(zhǔn)確找出原因,從而為維修處理提供可靠的依據(jù)。
