建立監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部責任制和工作制度。
監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理過程的特點，制定“誰監(jiān)理、驗收，誰負責”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。因此監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責任制。監(jiān)理工作范圍清楚了，監(jiān)理資料的責任也就明確了。
專業(yè)監(jiān)理工程師負責本專業(yè)的原材料、分項工程的驗收及有關(guān)監(jiān)理資料（含附件）的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整、真實的監(jiān)理資料交資料員驗收歸檔。資料員負責監(jiān)理資料的驗收、分類整理。為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進行，項目監(jiān)理機構(gòu)還應建立內(nèi)部工作制度，確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查、匯報制度及監(jiān)理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日記有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。
監(jiān)理人員匯報監(jiān)理工作時，應同時匯報監(jiān)理資料的情況。總監(jiān)理工程師在檢查監(jiān)理人員工作時，也應同時檢查其負責的監(jiān)理資料。從監(jiān)理資料的質(zhì)量可評估該監(jiān)理人員的工作質(zhì)量。
要重視對施工資料的監(jiān)理。
監(jiān)理資料管理要做到及時、真實、有序，在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對施工資料的監(jiān)理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質(zhì)量合格文件。監(jiān)理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實體的質(zhì)量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標，步步把關(guān)。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項重要的工作內(nèi)容。
施工資料也是日后施工單位質(zhì)量責任的證據(jù)。施工單位有義務做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視，在第一次工地例會上就要強調(diào)施工資料的重要性，要交代有關(guān)施工報驗工作的程序和基本條件。特別在施工準備階段一定要嚴格把關(guān)，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的工程例會上也要多次重申，并爭取獲得業(yè)主的理解和支持。
加強與業(yè)主的溝通，爭取業(yè)主的理解和支持。
監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強與業(yè)主的溝通，爭取業(yè)主的理解和支持，監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等等，都由業(yè)主提供。平時工作的來往信函、會議紀要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和業(yè)主有關(guān)。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業(yè)主溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持，否則工作很難開展，監(jiān)理資料的管理工作就難以落實。
監(jiān)理日記是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作、監(jiān)理資料的主線。
監(jiān)理日記是逐日記錄監(jiān)理工作和施工活動的重要資料，內(nèi)容涉及工程建設的全方位，時間的連續(xù)性強，它是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作和監(jiān)理資料的重要線索。
總監(jiān)應每天簽閱監(jiān)理日記，這樣既檢查了監(jiān)理人員的工作，又熟悉了監(jiān)理情況。對于監(jiān)理日記的檢查，總監(jiān)理工程師可根據(jù)監(jiān)理人員的職責和施工進度，檢查監(jiān)理日記是否有漏記部分，例如：工程施工已到基礎(chǔ)驗收階段、工程項目某單元的土建。專業(yè)的監(jiān)理日記中應有該單元的施工方案報驗、材料報驗、測量放線報驗、基礎(chǔ)隱蔽工程報驗等事項；如期間內(nèi)有召開工程例會、質(zhì)量問題處理等事項也應有記錄。以這些記錄為依據(jù)，可再進一步檢查該監(jiān)理人員負責的監(jiān)理資料是否完整、及時、分類有序。如監(jiān)理日記中記載水泥進場報驗，可核查當天有無水泥報驗單，并檢查所附的水泥合格證、準用證等質(zhì)量證明資料是否齊全、有效；如當天有測量放線報驗記錄，可檢查當天是否有測量放線報驗單，并檢查所附的施工單位自檢資料及測量成果、監(jiān)理復測記錄等。還可以根據(jù)有關(guān)監(jiān)理資料來核查監(jiān)理日記。如：根據(jù)某一份原材料報驗單的日期，檢查該天的監(jiān)理日記是否有記錄等。這樣不但檢查了專業(yè)監(jiān)理工程師所負責的監(jiān)理資料，也同時檢查了監(jiān)理工作的質(zhì)量。監(jiān)理日記審閱后，總監(jiān)理工程師應簽字留下記錄。目前有的監(jiān)理日記記錄過于簡單，內(nèi)容不完整；有的記錄內(nèi)容不準確，只記錄施工形象進度，監(jiān)理工作內(nèi)容卻未認真記錄，有的記錄日期與施工資料不相吻合等。對于監(jiān)理日記的缺陷，總監(jiān)理工程師應及時檢查，督促改正。這樣，總監(jiān)理工程師通過監(jiān)理日記的核查，既能掌握每個監(jiān)理人員的工作情況，同時也可以督促監(jiān)理人員按規(guī)范要求做好監(jiān)理工作。
實踐證明，要做好監(jiān)理資料的管理，應在提高監(jiān)理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，總監(jiān)理工程師應予重視，完善制度，落實責任，勤于檢查督促。這樣，工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監(jiān)理資料。
