摘 要：檔案資料的有效管理能促進(jìn)監(jiān)理工作管理的高效化。檔案管理是監(jiān)理工作的重要一環(huán)，是監(jiān)理管理工作的真實記錄和實際反映，是工程建設(shè)及竣工驗收的必要條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。因此要在監(jiān)理工作實踐中重視檔案管理。本文將從分析電力工程建設(shè)監(jiān)理單位檔案管理的現(xiàn)狀入手，探討如何加強監(jiān)理檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，實現(xiàn)檔案的有效管理。
關(guān)鍵詞：監(jiān)理工作;檔案資料;檔案管理
1 引言
監(jiān)理檔案資料是工程建設(shè)監(jiān)理活動的真實記錄，它體現(xiàn)監(jiān)理工作的痕跡和成果，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，監(jiān)理檔案管理是監(jiān)理管理工作的重要環(huán)節(jié)，是監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要組成部分，是體現(xiàn)監(jiān)理管理水平的重要內(nèi)容。檔案資料管理作為監(jiān)理管理的一部分，其重要作用也越來越被監(jiān)理管理人員所重視。
2 監(jiān)理檔案管理工作中存在的問題
2.1 對檔案資料的重視程度不夠
長期以來，相當(dāng)一部分監(jiān)理人員對監(jiān)理檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是傳遞、保管的事務(wù)性工作，技術(shù)含量低，不是監(jiān)理項目部的主要工作，只是其它工作的輔助，只是在工程日常檢查、工程收尾中突擊一下就能應(yīng)付，能滿足外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)代管理的需求。
2.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式
從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的監(jiān)理項目部成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的監(jiān)理部因工程規(guī)模、資源和人員的配置等原因，工程檔案由其他專業(yè)人員代管和兼管，形成的檔案材料五花八門。
2.3 檔案資料管理力量薄弱
大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且部分檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。甚至一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。
2.4 項目部檔案管理制度不健全
項目部檔案檔案管理不能做到對公司體系文件充分學(xué)習(xí)，沒有完善的檔案室管理制度，導(dǎo)致對資料的傳遞、存放、查閱、檢索，更新、檢查等不能完全控制。
3 改進(jìn)監(jiān)理檔案資料管理的措施
3.1 要提高對檔案工作重要性的認(rèn)識
工程建設(shè)監(jiān)理過程中中普遍存在對工程檔案資料管理工作不太重視，到上級檢查或工程完工即將交工驗收時，才突擊應(yīng)付整理，這給檔案管理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，對監(jiān)理檔案在思想上重視程度不夠。項目部主要負(fù)責(zé)人要重視檔案工作，充分認(rèn)識到檔案管理對監(jiān)理工作提供重要的信息資源作用。監(jiān)理檔案充分體現(xiàn)了它的特殊的、不可替代的特性。要不斷提高對檔案工作重要地位的認(rèn)識，切實加強對檔案工作的管理，將檔案工作納入監(jiān)理管理和建設(shè)的工作計劃上，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對檔案工作做到有計劃，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
3.2 項目部建立與工程相適應(yīng)的檔案管理模式
根據(jù)工程項目特點，監(jiān)理部建立與工程項目實際相適應(yīng)的監(jiān)理檔案管理模式，明確相關(guān)的職責(zé)，確�；镜馁Y源配置，增強服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。
3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，實施精細(xì)化管理、發(fā)揮主觀能動性
一個合格的檔案管理人員，應(yīng)具備一定的理論水平和管理素養(yǎng);具備一定的工作能力和文字表達(dá)能力。隨著電力工程建設(shè)建設(shè)和信息的飛速發(fā)展，社會對監(jiān)理的要求也越來越高，監(jiān)理檔案隊伍中需要一批現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方面的人才。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案管理人員的積極有效的工作才能發(fā)揮作用。
3.4 提高檔案人員的思想覺悟
檔案工作是一項服務(wù)性很強的工作，監(jiān)理檔案工作人員要發(fā)揚吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神，對檔案工作有高度的責(zé)任感和榮譽感，以及正確的行為。要注重職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上精益求精，要有主動性、自覺性。要適應(yīng)監(jiān)理檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認(rèn)識，認(rèn)清檔案工作的意義和價值，努力調(diào)整心態(tài)，澄清觀念，振奮精神，強化職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)。
3.5 掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能
計算機(jī)技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一份文件不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開現(xiàn)代信息技術(shù)，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。利用計算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機(jī)管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。
通過精細(xì)化管理把檔案管理的職責(zé)落實到人，使檔案管理的各項工作落到實處。檔案工作涵蓋面廣，若分工不夠明確，則易造成工作遺漏，且出現(xiàn)了問題往往無人承擔(dān)責(zé)任。
除了做到工作職責(zé)分工明細(xì)外，還要做到工作的連貫性，當(dāng)有人因休假或其他原因不在時，其所負(fù)責(zé)的工作細(xì)致地分配給其他人。
相同的工作，如果以更積極的工作態(tài)度，更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，就會把工作做地更加出色。舉例來說，檔案資料工作可以在日常細(xì)節(jié)上做的更加細(xì)致和全面： （1）檢查報審表格式是否正確，編號、流水號是否正確，保證表中無錯別字。 （2）檢查報審表和附件份數(shù)是否符合規(guī)定。 （3）檢查附件是否齊全、附件中的各項內(nèi)容包括表號、蓋章、編審批等是否符合。
這些例子都反映了精細(xì)化管理、發(fā)揮主觀能動性在檔案資料管理工作中的突出作用。
3.6 建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循
由于檔案管理工作面廣，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強的檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。同時還應(yīng)傳達(dá)項目文件歸檔制度說明的信息，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明，從而提高檔案的歸檔質(zhì)量。
4 結(jié)束語
隨著社會對監(jiān)理的要求越來越高，監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)程度不斷提高，監(jiān)理檔案發(fā)揮的作用日臻明顯，所以作為監(jiān)理行業(yè)檔案資料管理工作的從業(yè)者，我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的工程檔案管理經(jīng)驗，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，不斷總結(jié)工程檔案管理的經(jīng)驗，重視檔案管理工作，在實際工作中給檔案管理提供現(xiàn)代化的管理工具和管理技術(shù)，強化檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)，強化檔案管理人員的服務(wù)意識，增加服務(wù)的主動性，實現(xiàn)監(jiān)理檔案的有效管理，使監(jiān)理檔案能夠發(fā)揮出其真正的價值，為監(jiān)理公司服務(wù)，為業(yè)主服務(wù)。
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