FIDIC合同管理的內(nèi)容和目的對合同雙方而言盡管有所不同，但雙方在合同管理的表現(xiàn)形式和采用的手段上基本是一致的。即通過談判、會議、備忘錄、往來信函等形式來關(guān)注和保護(hù)合同賦予給雙方的權(quán)益。這種形式一直貫穿在一個合管理的全過程中。如果給雙方的這種行為下一個定義就是：雙方根據(jù)合同文件中明文條款(EXPRESS TERMS)、隱含條款(IMPLIED TERNS)和可推定條款(COMSTRU CTEVERMS)對履約過程中發(fā)生的各事件以具有法律效應(yīng)的往來函件、紀(jì)要等形式業(yè)闡明各自立場和觀點(diǎn)的一種行為�！ ∫粋�成功的合同管理要求合同雙方都要尊重合同文件的嚴(yán)肅性，嚴(yán)格遵照合同運(yùn)用程序，利用合同文件賦予給各自的權(quán)利并采用正確的手段做好合同管理工作。其中雙方在履行過程中的往來函件應(yīng)視為合同管理中的一個重要環(huán)節(jié)。因?yàn)閷β募s中發(fā)生的任何事件(如索賠、變更、延期、糾紛等)雙方都必須以具有法律效應(yīng)的函件來闡明各自的觀點(diǎn)，這也是FIDIC合同運(yùn)作規(guī)則所要求的，否則就可能造成合同管理上的混亂。例如：FIDIC條款的15.1條要求承包商的項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)工程師批準(zhǔn)。承包商按此向工程師發(fā)函，請求審批他的項(xiàng)目經(jīng)理。但如果工程師實(shí)際上已經(jīng)開始了合同的運(yùn)作，并且與監(jiān)理在工地上開會，討論和解決問題以及相互致函。在此過程中有可能對某些重大事宜達(dá)成一些協(xié)議。但當(dāng)雙方出現(xiàn)嚴(yán)重的合同分岐時，反過來才發(fā)現(xiàn)承包商的項(xiàng)目經(jīng)理并未被批準(zhǔn)，那么他所簽發(fā)的函件、協(xié)議應(yīng)視為無效的。尤其是當(dāng)業(yè)主不承認(rèn)自己有違約或變更行為時會翻出這張底牌。這時承包商會反駁道：項(xiàng)目經(jīng)理的申請函早已遞交，遲批復(fù)的責(zé)任不在承包商。但15.1條款并未規(guī)定批復(fù)的時限。承包商的項(xiàng)目經(jīng)理在沒有被承認(rèn)之前，監(jiān)理就不應(yīng)該和他一起介入項(xiàng)目的管理事宜。由此可見雙方都有責(zé)任。問題就出在雙方對項(xiàng)目經(jīng)理的批復(fù)函沒有足夠的重視。使得業(yè)主和承包商處于進(jìn)退兩難的境地。
一個土木合同文件無論多么龐大詳細(xì)，不可能包羅萬象、事無巨細(xì)、有案可依。合同文件僅是對將要實(shí)施的工程的各種邊界條件(如地質(zhì)條件、自然環(huán)境、工作范圍、結(jié)算內(nèi)容、雙方權(quán)利和義務(wù)等)事先做的一種約定。當(dāng)某一邊界條件發(fā)生變化時，合同文件提供了判別這種變化性質(zhì)的準(zhǔn)繩。從而雙方以函件形式記錄下各種對事件性質(zhì)的觀點(diǎn)。由于這種變化的經(jīng)常性使得雙方的往來一函件的數(shù)量變化很大。例如;就承包商可引用的FIDIC索賠條款而方，索賠函件的種類就達(dá)24項(xiàng)，而每一在函件又必須有大量的各種記錄作為支持文件，如施工記錄，包括施工日志、同監(jiān)理的往來函件、會義紀(jì)要、施工圖紙、質(zhì)量報告、材料用量記錄、設(shè)備使用記錄、進(jìn)度計劃與實(shí)際進(jìn)展記錄等。還要有財務(wù)方面的記錄、包括物價指數(shù)、付款收據(jù)、工資單、勞動力分布記錄等。沒有這些大量的記錄、函件，承包商的索賠就很難成功。作為監(jiān)理，為了證實(shí)自己的一套類似的記發(fā)，才能判別索賠是否成立，索賠額是否合理。除此之外，合同的運(yùn)作程序上要求各種函件其數(shù)量也很多。例如移交工地、申請批復(fù)分包商、申請進(jìn)入料場、設(shè)備進(jìn)出工地報告、各個工序地開工申請以及檢驗(yàn)申請等。為了管理上的方便，共中一些函件演變成了表格形式。
關(guān)于函件質(zhì)量問題在合同管理中也應(yīng)重視，當(dāng)然函件的質(zhì)量是取決于對合同文件的正確理解以及豐富的合同管理經(jīng)驗(yàn)。有很多合同糾紛越搞越復(fù)雜就是由于雙方函件的質(zhì)量不高造成的。例如，某承包商根據(jù)合同文件要求負(fù)責(zé)做瀝青混凝土的配方設(shè)計，開始做了幾組都未達(dá)到規(guī)范規(guī)定的全部指標(biāo)要求，接著他從技術(shù)上找原因，調(diào)整級想曲線后再做，終于做出一個符合規(guī)范所有指標(biāo)要求的配方。但他又認(rèn)為其中一個指標(biāo)規(guī)范規(guī)定得不合理，而他前面做的配方倒覺得不錯。在這種認(rèn)識的帶動下，他按想方使用時的審批程序給監(jiān)理去函請示審批。但在該函件中他把所有配方設(shè)計(合格的與不合格的一起)遞交給監(jiān)理，請監(jiān)理為他指定其一個配主用來實(shí)施，并在函件中闡自己對規(guī)范規(guī)定的指標(biāo)的擔(dān)憂。心想不論那個配方被指定，今后出現(xiàn)質(zhì)量問題就與他無關(guān)了。當(dāng)監(jiān)理收到該函件后，不知怎么辦為好，復(fù)函之事就拖了一段時間。在這期間承包商的路面設(shè)計在等待配方批準(zhǔn)，于是承包商又給監(jiān)理去函，催促配方批復(fù)一事，并志明如查遲遲不批復(fù)，他要進(jìn)行工期索賠。之后監(jiān)理復(fù)函說：承包商必須依照合同文件要求提供合格的配方設(shè)計，并認(rèn)出規(guī)范規(guī)定的指標(biāo)沒有問題。這時承包商又給監(jiān)理去函，重復(fù)以前函件中的觀點(diǎn)，而監(jiān)理同樣堅持自己的觀點(diǎn)并復(fù)函對方。事情就這樣你來我往的扯皮，時間前后持續(xù)了4個月。其實(shí)這個問題很簡單，之所以弄復(fù)雜了，毛病就在于承包商把自己的合同義務(wù)和他對規(guī)范規(guī)定的指標(biāo)的憂慮混在一起，他的函件質(zhì)量因此就出了問題。首先他應(yīng)該根據(jù)合同規(guī)定把合格的配方按程序報批，而不應(yīng)該把所有配方報給監(jiān)理，因?yàn)楸O(jiān)理沒有義務(wù)從中指定一種配方，他的合同義務(wù)只是對承包商所申報的合格配方進(jìn)行審批，而不是一堆配方中挑選。這是完全不同的概念。如果承包商的函件一開始就能意識到自己的問題后，重新對配方進(jìn)行報批。監(jiān)理立即批準(zhǔn)了他的配方，油面施工才得以實(shí)施。另外函件的質(zhì)量還表現(xiàn)在嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拇朕o上。在這方面多數(shù)合同管理人員都沒有進(jìn)行過專門訓(xùn)練，出的函件不規(guī)范。例如，承包商在申請批復(fù)分包商時這樣寫到“為了加快工程進(jìn)度，特申請某公司為我公司在某工程項(xiàng)目上的分包商……”因?yàn)?ldquo;加快工程進(jìn)度”奶容易讓人誤解為承包商是由于自己的原因造成工期滯后而采取的一種補(bǔ)求措施。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
在合同管理或履約過程中經(jīng)常出現(xiàn)一些“君子動口不動手”的現(xiàn)象，即承包商以公關(guān)形式來取代函件形式或?qū)φ勁�、會議不作任何或很少作雙方認(rèn)可的書面紀(jì)要，這是很不規(guī)范的并且是危險的管理方式。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因有外在的環(huán)境影響，也不內(nèi)在的觀念左右。例如當(dāng)承包商確信業(yè)主或監(jiān)理在某事件上違我或變更行為時，認(rèn)為所涉及的金額不大以及為了和業(yè)主搞好關(guān)系寧可放棄索賠權(quán)利，心想為此事給業(yè)主寫一封索賠函會不會使他不高興，答案是肯定的。在這種心理的左右下，類似的事件不斷發(fā)生，承包商很快發(fā)現(xiàn)他的成本累計額迅速增加，要出現(xiàn)虧本的危險或虧本已本定局，這時修承包商再想任借和業(yè)主的所謂關(guān)系挽回?fù)p失或與業(yè)主反目來個“秋后算帳”已經(jīng)為時已晚。因?yàn)闆]有以前的書面記錄、函件等以及合同條款等支持他的這種行為是有效的。這種現(xiàn)象一定的普記性。承包商與業(yè)主或監(jiān)理搞好關(guān)系當(dāng)然是很重要的，但這并不意味著承包商必須以犧牲自己的合同權(quán)益代價，否則只能認(rèn)為承包商曲解了合同管理的含義或在合同管理知識上的欠缺。
另外一種常見的現(xiàn)象就是業(yè)主或監(jiān)理對承包商的合理索賠很反感或不按合同要求予以受理。具體表現(xiàn)在不回函、不答復(fù)、不理睬或簡單地拒絕。實(shí)際上這是一種不稱職的表現(xiàn)。其實(shí)受理和分析承包商的索賠對業(yè)主來講一方面可以借此案例提高合同管理水平，規(guī)范和調(diào)整自己的履約行為，另一方面可以監(jiān)控工程預(yù)算的變化情況。否則當(dāng)承包商的合同索賠累計到“天文數(shù)字”時，雙方如果無路可走，只能到法院仲裁，這是誰也不愿意看到的結(jié)局，盡管這也是解決糾紛的最終歸宿。
應(yīng)該指出，一個成功的合同管理要求合同雙方以友好、平等的方式去處理各種分岐，公事公辦，才能指導(dǎo)合同糾紛減少到最底程度，真正保護(hù)合同賦予雙方的權(quán)益，雙方才能互利，相互之間的關(guān)系才能是健康的，有生命力的。為此，合同雙方都應(yīng)重視合同管理這個重要環(huán)節(jié)--往來函件。
