在建筑工程施工中，除了工程本身能夠反映一個(gè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量外，工程資料也是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，通過資料不僅能夠反映出一個(gè)工程所使用材料的優(yōu)劣、工序與工序之間操作是否符合規(guī)范的要求、工程是否按圖施工、是否按變更要求實(shí)施等；還能夠反映出一個(gè)企業(yè)項(xiàng)目資料管理的水平。作為監(jiān)理資料員，如何嚴(yán)把資料關(guān)，做好資料的收集、復(fù)核、整理、歸檔及臺(tái)賬記錄等工作顯得尤為重要。
一個(gè)工程項(xiàng)目的監(jiān)理工作能否順利的開展，與監(jiān)理資料員的工作能力有很大的關(guān)系。在平時(shí)工作中，監(jiān)理資料員不僅要配合整個(gè)監(jiān)理部的工作，負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、分類、匯總及臺(tái)賬登記等，還要注意到整個(gè)工程的方方面面，因?yàn)樵诠こ淌┕み^程中，現(xiàn)場和資料應(yīng)該是相輔相成的。資料員不單只是收集和整理資料，還應(yīng)該了解現(xiàn)場施工情況、材料進(jìn)場情況，這樣才能督促施工單位及時(shí)做好隱蔽工程報(bào)驗(yàn)、建筑材料報(bào)審及材料的取送樣工作；同時(shí)也應(yīng)熟悉相關(guān)的施工工藝及施工規(guī)范，對(duì)監(jiān)理資料的整理、歸檔及編制工作也有很大的幫助，這也是每個(gè)監(jiān)理資料員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)的，這樣才能配合好資料整理、歸檔的工作。因此，作為監(jiān)理資料員要加強(qiáng)資料和現(xiàn)場的聯(lián)系，做到現(xiàn)場和資料兩不誤，這樣才能真正做好監(jiān)理資料員的工作。
資料員通過對(duì)資料的復(fù)核、檢查資料是否符合規(guī)范要求，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)協(xié)助監(jiān)理工程師督促施工單位進(jìn)行整改，并通過監(jiān)理員或監(jiān)理工程師現(xiàn)場的旁站、巡視檢查發(fā)現(xiàn)并記錄下來的工程中存在的各種問題、隱患，協(xié)助監(jiān)理工程師編制過程資料（如監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、安全檢查記錄等）督促施工單位整改、落實(shí)。作為監(jiān)理資料員也應(yīng)該定期向總監(jiān)理工程師報(bào)告工程資料情況，對(duì)工程資料中存在的問題及時(shí)匯報(bào)和請(qǐng)示總監(jiān)理工程師，使問題盡快得到解決。
當(dāng)然，作為資料員，對(duì)資料的收集、整理、歸檔等工作是首要任務(wù)。首先，必須要明確資料收集的范圍：
一是前期資料，前期資料應(yīng)分為兩部分：編制監(jiān)理單位前期資料與收集施工單位前期資料。監(jiān)理資料中，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、各專項(xiàng)驗(yàn)收方案等是開展監(jiān)理工作的指向標(biāo)。各類前期方案中工程概況、監(jiān)理工作范圍、工作程序、監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)等一應(yīng)俱全，一個(gè)概括全面、內(nèi)容完善的監(jiān)理規(guī)劃可以讓外行人在看完后也會(huì)對(duì)工程情況及監(jiān)理工作情況有初步的了解，所以很多人檢查監(jiān)理資料時(shí)習(xí)慣性關(guān)注各種前期指導(dǎo)性方案。因此在工程進(jìn)展過程中，當(dāng)施工情況及施工工藝發(fā)生改變時(shí)，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、各專項(xiàng)驗(yàn)收方案等指導(dǎo)性方案應(yīng)隨之調(diào)整，便于現(xiàn)場監(jiān)理工作內(nèi)容與方案內(nèi)容閉合，并且監(jiān)理細(xì)則、各專項(xiàng)驗(yàn)收方案的內(nèi)容應(yīng)與監(jiān)理規(guī)劃內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)閉合。收集施工單位的前期資料，在開工初期首先要督促總包施工單位報(bào)審其企業(yè)資質(zhì)、施工人員資質(zhì)、設(shè)備檢定報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、開工報(bào)審等等，及時(shí)交總監(jiān)理工程師審核確認(rèn)，之后整理匯集、歸檔。
二是隨著工程施工的逐步進(jìn)展，從由建設(shè)單位提出的工程變更、技術(shù)核定等到由施工單位上報(bào)的工程報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)審、各種材料的合格證及檢測(cè)報(bào)告等，都應(yīng)及時(shí)收集、整理。對(duì)施工單位報(bào)審的資料，經(jīng)過監(jiān)理工程師審核簽字，作為資料員也應(yīng)該認(rèn)真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求。施工材料進(jìn)場時(shí)也應(yīng)做好見證取樣登記臺(tái)帳、材料進(jìn)出場臺(tái)帳的工作。對(duì)于各方往來的文件做好收發(fā)文登記，對(duì)工程變更、技術(shù)核定等涉及工程施工的資料，還必須及時(shí)傳遞給每一位相關(guān)的監(jiān)理人員，使他們及時(shí)了解工程的變更、信息。
當(dāng)然在工程施工過程中，這樣那樣的問題出現(xiàn)是難以避免的，此時(shí)，就要協(xié)助現(xiàn)場監(jiān)理工程師做好監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單的工作。也要負(fù)責(zé)對(duì)每次的工程例會(huì)做好記錄、簽發(fā)，以便歸檔，會(huì)議紀(jì)要的記錄、簽發(fā)很重要，有些人（特別是業(yè)主）在會(huì)上表的態(tài)，下達(dá)的任務(wù)、指標(biāo)，轉(zhuǎn)眼間就忘了，他們不認(rèn)可的時(shí)候就要用會(huì)議紀(jì)要來監(jiān)督他們。尤其是項(xiàng)目業(yè)主人數(shù)眾多的時(shí)候，往往是一個(gè)業(yè)主領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指令另一個(gè)業(yè)主領(lǐng)導(dǎo)不承認(rèn)，很多工作得不到肯定，這時(shí)候也需要會(huì)議紀(jì)要來維護(hù)相關(guān)單位的利益及權(quán)益。會(huì)議紀(jì)要信息的收集及整理很有技巧，資料員要在會(huì)議中把握重點(diǎn)和要點(diǎn)進(jìn)行匯總編制。
施工單位上報(bào)的過程資料如檢驗(yàn)批、專項(xiàng)方案、監(jiān)理通知單回復(fù)單及各種報(bào)告等，也需要現(xiàn)場監(jiān)理工程師堅(jiān)持資料過手要留底的原則，配合資料人員做好資料的收集工作。資料日漸增多，還應(yīng)該按監(jiān)理單位的檔案管理要求對(duì)工程資料進(jìn)行編號(hào)歸檔，通過分類的歸檔，使其一目了然，容易查找。
三是隨著工程主體結(jié)構(gòu)臨近完工，各種分包工作隨之進(jìn)入，如塑鋼門窗、外墻涂料、屋面防水、室內(nèi)電梯安裝等裝飾工程，這時(shí)除了繼續(xù)要督促分包單位搞好工程報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)等工作，還要督促總包方對(duì)分包單位的相關(guān)資質(zhì)、資料的報(bào)審，包括審核分包單位資質(zhì)、人員崗位證書、材料的質(zhì)保資料等等。當(dāng)然，各施工單位資料員的水平層次不齊，可能會(huì)出現(xiàn)同樣內(nèi)容的報(bào)表會(huì)有幾種不同的樣式表格出現(xiàn)。這就需要監(jiān)理部建議業(yè)主對(duì)各家單位資料員集中培訓(xùn)，統(tǒng)一表格及規(guī)范填寫。如業(yè)主因各種原因未對(duì)其培訓(xùn)，監(jiān)理部可以在征得業(yè)主同意后，將業(yè)主認(rèn)可的資料表格及填寫方式對(duì)各施工單位資料員進(jìn)行交底。
四是裝飾工程臨近結(jié)束時(shí)，就要為工程驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。此時(shí)，監(jiān)理資料員就要將開工以來所有資料全部整理起來，協(xié)助總監(jiān)理工程師編寫工程竣工報(bào)告，準(zhǔn)備驗(yàn)收。當(dāng)驗(yàn)收完畢，監(jiān)理資料員除了整理所有資料，還應(yīng)協(xié)助現(xiàn)場監(jiān)理工程師督促施工單位對(duì)工程維修中存在的問題進(jìn)行整改、完善和落實(shí)。
作為監(jiān)理的資料員，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，因?yàn)榧夹g(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學(xué)習(xí)，多方面的來補(bǔ)充自身的不足，才能適應(yīng)發(fā)展的需要。對(duì)其它工程的資料做得好的方面，應(yīng)該虛心學(xué)習(xí)、吸取經(jīng)驗(yàn)。通過與其他監(jiān)理、施工人員的相互交流、相互學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短、不斷提升自身業(yè)務(wù)水平，真正做好監(jiān)理資料員的本職工作，為今后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
