【摘要】工程監(jiān)理資料信息化管理，是建設(shè)工程信息管理的重要工作之一，是建設(shè)項(xiàng)目管理“四控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，而監(jiān)理人員在對(duì)在建項(xiàng)目進(jìn)行事實(shí)監(jiān)督、把控等一系列的管理過(guò)程，其實(shí)就是對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行信息化管理的過(guò)程。
【關(guān)鍵詞】監(jiān)理資料;信息管理
以往的監(jiān)理資料沒(méi)有形成統(tǒng)一的編碼規(guī)則，導(dǎo)致資料的利用率降低。而監(jiān)理資料信息管理是指在建設(shè)過(guò)程中，將監(jiān)理資料通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的信息流通，使監(jiān)理機(jī)構(gòu)及時(shí)地、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)信息，為監(jiān)理工程師有效控制目標(biāo)提供基礎(chǔ)和依據(jù)，也可為工程質(zhì)量事故等方面及時(shí)澄清監(jiān)理單位責(zé)任，提供真實(shí)、可靠的證明材料信息。
1、監(jiān)理信息特點(diǎn)
項(xiàng)目資料是在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的，是反映項(xiàng)目建設(shè)情況和規(guī)律的文件，屬于信息形式一種。監(jiān)理資料具備著一般信息的特征，同時(shí)又有著自身的一系列特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為：
1.1監(jiān)理信息廣泛[1]。監(jiān)理信息的資料來(lái)源于建設(shè)單位、承建單位以及建立組織內(nèi)部的各個(gè)部門(mén);來(lái)源于設(shè)計(jì)階段、招投標(biāo)階段、實(shí)施階段等各個(gè)階段的各單位乃至各專(zhuān)業(yè);來(lái)源于質(zhì)量、投資、進(jìn)度、合同等各個(gè)方面。
1.2信息量大。由于監(jiān)理信息資料涉及面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，使得監(jiān)理工作信息量大。監(jiān)理工程師不僅要對(duì)國(guó)家、地方等地有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范全面了解，而且還要掌握工程建設(shè)各相關(guān)方面的信息。既要熟知計(jì)劃的信息，又要把握好實(shí)際進(jìn)度的信息，兼具兩者進(jìn)行分析對(duì)比。
1.3動(dòng)態(tài)性強(qiáng)[2]。監(jiān)理信息資料管理的過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，大量監(jiān)理信息都是動(dòng)態(tài)的，同時(shí)要求所收集的信息要完整、準(zhǔn)確、及時(shí)，因此監(jiān)理工程師對(duì)項(xiàng)目也是實(shí)施動(dòng)態(tài)控制。
2、監(jiān)理資料信息分類(lèi)
工程監(jiān)理資料是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程最全面、最真實(shí)的信息反饋。為便于日常管理和查找方便，可依據(jù)監(jiān)理、相關(guān)文件歸檔管理規(guī)范及其他相關(guān)監(jiān)理文件管理規(guī)定對(duì)監(jiān)理資料信息進(jìn)行整理分類(lèi)，大致可分為三大類(lèi)：決策階段監(jiān)理資料、設(shè)計(jì)階段監(jiān)理資料、施工階段的監(jiān)理資料[3]。由于現(xiàn)階段監(jiān)理機(jī)構(gòu)實(shí)施監(jiān)管過(guò)程主要集中在工程項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)施階段，故本文重點(diǎn)將施工階段的監(jiān)理信息分類(lèi)大致分為以下幾類(lèi)[5]。
2.1合同類(lèi)（A0）：a）委托監(jiān)理合同;b）監(jiān)理招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、中標(biāo)函;c）建設(shè)方和承包方簽訂的各類(lèi)承包合同及相關(guān)的招投標(biāo)文件。
2.2文件類(lèi)（B0）：a）項(xiàng)目工程地質(zhì)勘測(cè)資料;b）項(xiàng)目設(shè)計(jì)施工圖;c）設(shè)計(jì)變更和設(shè)計(jì)修改文件。
2.3記錄和會(huì)議紀(jì)要類(lèi)（C0）：a）會(huì)議記錄本;b）工地例會(huì)會(huì)議紀(jì)要;c）圖紙會(huì)審（設(shè)計(jì)交底）會(huì)議紀(jì)要等紀(jì)要。
2.4項(xiàng)目監(jiān)理部文函類(lèi)（D0）：a）監(jiān)理日志;b）監(jiān)理規(guī)劃;c）安全監(jiān)理規(guī)劃;等文函;
2.5建設(shè)方文函類(lèi)（含建設(shè)方主管部門(mén)、政府管理部門(mén)）（E0）：a）建設(shè)方對(duì)施工方和監(jiān)理方發(fā)出的各種文函;b）建設(shè)方的上級(jí)部門(mén)發(fā)出的有關(guān)本項(xiàng)目建設(shè)的各種指標(biāo)、批文;c）各級(jí)政府有關(guān)管理部門(mén)發(fā)出的有關(guān)本項(xiàng)目建設(shè)的各種指標(biāo)、批文和函件。
2.6施工方文函類(lèi)（F0）：a）施工組織設(shè)計(jì);b）安全與文明施工組織設(shè)計(jì);c）危險(xiǎn)源識(shí)別與控制方案等文件。
2.7質(zhì)量類(lèi)（G0）：a）測(cè)量放線(xiàn)資料;b）各類(lèi)原材料、半成品、成品、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件（三證）;c）需送檢的原材料、半成品、成品、構(gòu)配件的“見(jiàn)證取樣單”等資料。
2.8收發(fā)文登記本（H0）：a）收到文件資料登記本;b）發(fā)出文件資料登記本。
2.9其他資料（I0）：a）工程項(xiàng)目所獲獎(jiǎng)項(xiàng)及其證明文件;b）監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊(cè);c）單位工程驗(yàn)收證明文件。
3、監(jiān)理資料信息標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施
對(duì)監(jiān)理資料信息規(guī)范管理主要是對(duì)在監(jiān)項(xiàng)目施工過(guò)程中的將相關(guān)監(jiān)理信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一化記錄并儲(chǔ)存。為實(shí)現(xiàn)資料管理的規(guī)范化，需根據(jù)監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工過(guò)程中的具體工作內(nèi)容制訂標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)理資料格式、內(nèi)容、表格。結(jié)合上文中的監(jiān)理資料信息分類(lèi)，大致可將監(jiān)理資料信息從表格信息、文件信息編碼、資料信息歸檔三方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化處理。
3.1表格統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化
書(shū)面文件貫穿于整個(gè)監(jiān)理日常工作中，為提高工作效率，需制定工程項(xiàng)目施工階段監(jiān)理資料通用表，逐步對(duì)監(jiān)理資料信息進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化科學(xué)管理�！督ㄔO(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）[3]中明確規(guī)定了監(jiān)理工作中的資料內(nèi)容，而且將施工過(guò)程中的監(jiān)理單位主要用表進(jìn)行了規(guī)范化。但只是對(duì)監(jiān)理的主要工作用表進(jìn)行的統(tǒng)一，而在監(jiān)理機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作中需用到的表格還有很多，如監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理臺(tái)賬、監(jiān)理旁站記錄、安全檢查記錄表等工作表格。在日常監(jiān)理工作中可經(jīng)常對(duì)表格進(jìn)行提煉，制定出提升自身工作效率的辦公用表及文件模板。在施工管理過(guò)程中，監(jiān)理人員務(wù)必要求施工單位報(bào)審、報(bào)驗(yàn)的相關(guān)表格應(yīng)按照最新規(guī)范要求管理施工資料，針對(duì)同類(lèi)資料使用統(tǒng)一的形式，對(duì)應(yīng)及時(shí)更新監(jiān)理表格形式。
3.2建立監(jiān)理資料編碼
施工階段的監(jiān)理資料種類(lèi)多、信息量大、且較復(fù)雜。故合理監(jiān)理科學(xué)的監(jiān)理資料編號(hào)，使其規(guī)范化化更便于監(jiān)理人員在能快速的對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行查詢(xún)、整理。
依據(jù)唯一性、規(guī)范性、系統(tǒng)性的編碼原則進(jìn)行編碼。每份監(jiān)理資料建立唯一編碼，即監(jiān)理機(jī)構(gòu)在工作過(guò)程中形成的文件表格等資料，資料的編號(hào)應(yīng)保持連續(xù)性且不重復(fù)。一般可采用代碼+日期+數(shù)字的形式進(jìn)行編碼：代碼表示監(jiān)理資料的類(lèi)別分項(xiàng)，日期以資料形成的年、月為編碼，數(shù)字碼根據(jù)資料的數(shù)量多少，確定采用2位碼或3位碼。資料編碼的設(shè)置應(yīng)有利于監(jiān)理人員及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行歸檔整理、查找和檢索，便于資料信息化管理
XXXX-XXXX-XXX
① ② ③ �、贋楸O(jiān)理資料類(lèi)別和分項(xiàng)編號(hào)，見(jiàn)監(jiān)理資料分類(lèi)2.1-2.9
�、跒楸O(jiān)理資料的形成年份和月份
③為監(jiān)理資料流水號(hào)，根據(jù)同類(lèi)表格、同類(lèi)文件、按時(shí)間先后順序排列。
以某監(jiān)理工程例會(huì)會(huì)議紀(jì)要的編號(hào)舉例如下圖所示
3.3監(jiān)理檔案規(guī)范化
施工過(guò)程中隨著項(xiàng)目不斷進(jìn)展，監(jiān)理機(jī)構(gòu)需要對(duì)不斷積累的資料進(jìn)行及時(shí)整理，不允許拖延、后補(bǔ)的情況。監(jiān)理資料應(yīng)按類(lèi)別、時(shí)間建立組卷，分類(lèi)別存放保管，并編碼，以便于后期資料信息檢索追蹤。
項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目準(zhǔn)備竣工驗(yàn)收前，應(yīng)通知公司技術(shù)質(zhì)量管理部，對(duì)該項(xiàng)目的監(jiān)理資料進(jìn)行檢查。
工程項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，留存一份總監(jiān)簽認(rèn)的《單位工程竣工驗(yàn)收記錄》原件。在工程竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)現(xiàn)將交城建檔案館資料裝訂成冊(cè)后，再由公司技術(shù)質(zhì)量部門(mén)審核歸檔資料合格后，方可交給建設(shè)單位�？偙O(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)，組織機(jī)構(gòu)人員根據(jù)相關(guān)歸檔管理辦法對(duì)在監(jiān)項(xiàng)目的資料進(jìn)行整理、編碼、立卷、裝訂，監(jiān)理項(xiàng)目文件完整地送交技術(shù)質(zhì)量部，由技術(shù)質(zhì)量部按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）和監(jiān)理公司自身竣工資料先關(guān)管理規(guī)定，對(duì)形成的監(jiān)理項(xiàng)目文件材料加以核查，合格后進(jìn)行存檔。
4、以長(zhǎng)沙市地下綜合管廊試點(diǎn)建設(shè)PPP項(xiàng)目監(jiān)理資料信息管理為例
4.1項(xiàng)目監(jiān)理資料信息的特點(diǎn)
長(zhǎng)沙市地下綜合管廊項(xiàng)目是由政府方股東（包括部分相應(yīng)的管線(xiàn)權(quán)屬單位）與社會(huì)資本共同出資建設(shè)的項(xiàng)目，即業(yè)主單位較一般項(xiàng)目多，使項(xiàng)目信息來(lái)源多，收集及整合傳遞資料任務(wù)量大;不同建設(shè)單位要求、思路及管理方式不一致，致使資料信息要求方式不一;該項(xiàng)目是國(guó)家重點(diǎn)項(xiàng)目，也是首批“地下綜合管廊”試點(diǎn)項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量管理、進(jìn)度管理及成本管理要求嚴(yán)格，故對(duì)資料信息標(biāo)準(zhǔn)要求更高且傳遞信息速度要求更及時(shí)。因此，進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)理信息化管理很有必要。
4.2長(zhǎng)沙地下綜合管理項(xiàng)目監(jiān)理資料信息管理
4.2.1提升項(xiàng)目部人員的工作能力及團(tuán)隊(duì)合作能力
所謂工欲善其事，必先利其器，所以要做監(jiān)理信息管理的前提，必須監(jiān)理機(jī)構(gòu)人員先對(duì)規(guī)范、圖紙等監(jiān)理資料信息諳熟于心。該項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)，由總監(jiān)理工程師帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成員，每周針對(duì)項(xiàng)目管控重點(diǎn)結(jié)合相關(guān)監(jiān)理程序管理、資料文件歸檔管理進(jìn)行PPT內(nèi)部培訓(xùn)匯講，通過(guò)各自不同的理解，進(jìn)行互相學(xué)習(xí)交流，提升各自不足，加快信息交流。
4.2.2對(duì)本項(xiàng)目監(jiān)理信息統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化
針對(duì)業(yè)主的不同要求，同時(shí)便于業(yè)主的及時(shí)高效溝通。在監(jiān)管過(guò)程中提煉，且制定了統(tǒng)一的監(jiān)理文件、表格的格式內(nèi)容且對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)一編碼，隨著項(xiàng)目資料不斷地積累，能及時(shí)高效的對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行整理歸檔。同時(shí)針對(duì)施工單位過(guò)程資料及時(shí)進(jìn)行督促和檢查，避免資料缺失所造成不必要的后果。
該項(xiàng)目監(jiān)理資料形成建立了：監(jiān)理日?qǐng)?bào)、監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要、監(jiān)理通知單、監(jiān)理聯(lián)系單、月監(jiān)理指令整改臺(tái)賬、周安全檢查記錄表、收、發(fā)文臺(tái)賬、文件傳閱單、監(jiān)理服務(wù)費(fèi)計(jì)量申請(qǐng)表、每月項(xiàng)目形象進(jìn)度完成情況表、監(jiān)理費(fèi)支付申請(qǐng)報(bào)告、質(zhì)量月報(bào)、月施工單位資料檢查表等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)理信息表格。
4.2.3及時(shí)有效的與業(yè)主進(jìn)行溝通，保證項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程
通過(guò)電話(huà)或信息網(wǎng)絡(luò)組建的溝通群，及時(shí)向業(yè)主對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的情況進(jìn)行匯報(bào);無(wú)特殊情況，固定每周定期向業(yè)主報(bào)送將監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理例會(huì)、會(huì)議紀(jì)要及周進(jìn)度情況表等紙質(zhì)文件，其他特殊情況有緊急資料報(bào)送，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。通過(guò)與業(yè)主的緊密高效的溝通，獲取業(yè)主的支持和肯定，保證工程項(xiàng)目保質(zhì)保量的順利完成。
結(jié)語(yǔ)：
隨著時(shí)代的進(jìn)步，建設(shè)工程的規(guī)模越來(lái)越大，信息含量越來(lái)越多，使資料信息管理的工作任務(wù)也越來(lái)越重。為了實(shí)現(xiàn)高效、快速的對(duì)資料進(jìn)行管理，更好地為工程項(xiàng)目服務(wù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息管理辦法即將淘汰。將資料進(jìn)行信息標(biāo)準(zhǔn)化管理可實(shí)現(xiàn)資料快速、全面、準(zhǔn)確系統(tǒng)的管理。
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