編制一份高水平的投標或報價文件，是在政府采購活動的競爭中取得成功的關鍵步驟。編好投標文件要有清楚的工作思路，要對編制投標文件的關鍵問題做出認真的思考。

樹立認真解讀采購文件的意識：

采購文件是指在政府采購活動中采購單位向投標人提供的為進行投標工作所必須的文件。按照采購方式可以分為：招標文件、競爭性談判文件、詢價文件等。這些采購文件都闡明了采購人所需要購買貨物和服務、工程的性質、數量等方面的要求，提出對供應商的資格條件，通報采購程序、評審辦法，并告知訂立合同的條件等內容。
采購文件既是供應商編制投標文件的依據，又是采購人與中標人簽訂合同的基礎。因此，認真解讀采購文件對供應商參與政府采購活動至關重要，是投標人編制投標文件的基礎中的基礎。

解讀采購文件時應把握的要點：

仔細閱讀，全面理解吃透文件�？床少徫募J真細致、一字不漏，采購文件一般包括公告或投標邀請、投標人須知、合同條款、合同格式、投標文件格式和項目需求等項內容，對這些內容要全部的了解和掌握。切忌只注意重點而忽略一般，出現對采購文件要求上的缺項漏項；切忌理解上的錯誤，出現所問非所答；切忌不具備資格資質投標，出現投標就意味著無效。
認真研究文件，摸清要求及意圖。例如：從技術指標和服務等項目需求的要求上，了解采購人買什么？從資格資質條件的要求上，分析采購人追求的提供貨物和服務供應者的實力、信譽得等方面的層次；在采用的“評標辦法”上，窺測采購人對采購貨物和服務的需求檔次；在投標保證金的數量上，找尋采購項目規(guī)模的線索等。這些對供應商在制定投標策略和投標方案時，都十分有現實意義。

及時發(fā)現問題，保護自己合法權益。如果采購文件中出現表述不清楚、模糊及容易引起歧義、漏洞等問題時，應及時要求采購單位對采購文件做出解答、澄清和修改，防止出現自己對采購文件的理解造成投標失誤發(fā)生；發(fā)現采購文件中出現“不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇”及其他違反國家有關規(guī)定的問題，要在法定的時間內，及時向采購單位提出書面質疑或者向政府采購監(jiān)督管理部門提出投訴。保護供應商自己的合法權益。這樣做，也有利于政府采購的規(guī)范化運行。

研究評標辦法，確定投標策略。一個政府采購項目所采用的“評標辦法”往往反映出采購人所要采購的產品的檔次定位、采購人的意圖。這對投標人研究投標策略，制定自己的投標方案很重要

采取“最低評標價法”時，采購人對購買的貨物、服務更注重考慮其最大程度節(jié)約資金，提高資金使用效率；采取綜合評分法時，采購單位引入權值的方法，使評標結果更具科學性，采購結果更具綜合性；采取“性價比法”時，采購人對購買的貨物更注重考慮其使用價值，體現“物有所值”。除此之外，投標人還應了解潛在競爭對手情況。在此基礎上，從技術、商務等方面確定投標策略

投標文件要體現企業(yè)實力和形象

高水平的投標文件是競爭中能否獲勝的關鍵。投標文件是描述投標人實力和信譽狀況、投標報價競爭力及投標人對招標文件響應程度的重要文件，也是評標委員會和招標人評價投標人的主要依據。供應商在產品、服務和實力能夠滿足招標文件要求的前提下，編制出高水平的投標文件，是在競爭中起著至關重要的作用，決定著投標活動的成敗。

投標文件內容要完整。投標文件一般包括：投標函、開標一覽表、投標報價表、投標產品的方案及詳細介紹、技術和商務方面與招標文件的偏離表、投標人的資信證明和招標文件要求的其它資料。投標文件對招標文件提出的要求應做出相應的回答，對招標文件中提出的實質性響應要求必須做出符合要求的回答。特別是“評標辦法”中提出的對投標文件初審的“資格性證明文件”、“符合性證明文件”一個也不能少，都要符合要求。

多提供說明自己優(yōu)勢的證明。例如：能說明投標人的技術優(yōu)于招標人的要求和其它競爭對手的文件，可提前交貨的保證和承諾等，投標人還可將自身的業(yè)績、在其它項目中中標的情況、各方面的評價、產品樣本等等有關材料充實到投標文件中，并分別配上詳細介紹，以便向評委和招標人充分展示自己的實力，引起他們的重視。

科學的投標報價。擬定合理的投標價格，既不能低于成本也不能高于項目預算。確定投標價格要根據國內、國際市場行情和自己產品成本等因素綜合分析來做決策。投標實際上就是投標人按照自己招標文件上提出的各項交易條件，按期提出自己最優(yōu)惠的報價來進行競賣。其中，各項費用一定要精確計算。這里要強調的一點是，不一定價格最低的投標人就是中標者。特別是采用“綜合評分法”、“性價比法”評標時，價格最低的投標人往往不是中標者，通常會依據招標文件的要求從技術、價格、實力三方面來綜合評審后，進行考核打分才決定。

防止雙重報價引起歧義。供應商在編制投標文件時，不要忽略“雙重報價”問題。在采購文件中，經常是這樣描述的“每個供應商對每種貨物只允許提供一個方案，該方案只允許一個報價。任何有選擇的方案或報價將不被接受，其文件將被拒絕”。因此，一定看清楚采購文件是否允許“雙重報價”。

同時，提醒供應商，“報價”外的優(yōu)惠、折扣都會損害你的利益，都不能作為評標的實質性依據。謹防一個投標文件出現兩個投標方案（兩個報價）被作為無效文件處理。

投標文件也要注意小節(jié)。一是注意語言規(guī)范和格式，招標文件中一般的對投標資料都提供固定格式或有明確的要求，投標人應準備清晰明確的文件。二是投標文件要嚴謹周密，資料齊全、編碼完整，不掉頁、缺頁、錯頁。三是文本要落落大方，不做不起任何作用的“豪華型”標書，不搞奢侈浪費增加投標成本的行為。

積累投標經驗，編制“投標文件范本”。招標文件的格式、資格條件要求通常是大同小異、相差不多。經常參加政府采購的供應商，應該編制本單位的“投標文件范本”針對各投標項目要求的不同，修改變的部分、保留不變的部分，這樣既可以省時省力，又可以少犯低級錯誤，避免出現文本上的一兩個錯誤導致無效投標的問題發(fā)生�？傊�，科學的思考是成功的前提。編好投標文件，把握政府采購給你提供的時機。