一個項(xiàng)目從其一成立開始，項(xiàng)目各方干系人都會期望項(xiàng)目能夠根據(jù)既定的計(jì)劃一步步順利地導(dǎo)向最后的成功。影響項(xiàng)目的最后成功的因素是多方面的，包括項(xiàng)目管理的九大知識領(lǐng)域（包括項(xiàng)目的整體管理、范圍管理、時間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、人力管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和采購管理），無一對項(xiàng)目的最后成功不產(chǎn)生積極影響。然而，要這九大知識領(lǐng)域?qū)?xiàng)目成功產(chǎn)生的影響的輕重程度上進(jìn)行比較的話，我認(rèn)為其中項(xiàng)目范圍管理是最為重要的。
什么是項(xiàng)目范圍管理
那么，什么是項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目范圍管理呢？項(xiàng)目范圍是指產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所包括的所以工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所用的過程。項(xiàng)目干系人必須在項(xiàng)目要產(chǎn)生什么樣的產(chǎn)品方面達(dá)成共識，也要在如何生產(chǎn)這些產(chǎn)品方面達(dá)成一定的共識。
項(xiàng)目范圍管理是指對項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與控制過程。這個過程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。
項(xiàng)目范圍與項(xiàng)目其它約束條件的相互影響
制約一個項(xiàng)目的條件是項(xiàng)目“三約束條件”——范圍、時間、成本。在一個項(xiàng)目中這三個條件是相互影響、相互制約的，而且往往是由于范圍影響了時間和成本。項(xiàng)目一開始確定的范圍小，那么它需要完成的時間以及耗費(fèi)的成本必然也小，反之亦然。很多項(xiàng)目在開始時都會粗略地確定項(xiàng)目的范圍、時間以及成本，然而在項(xiàng)目進(jìn)行到一定階段之后往往會變成讓人感覺到不知道項(xiàng)目什么時候才能真正結(jié)束，要使得項(xiàng)目結(jié)束到底還需要投入多少人力和物力，整個項(xiàng)目就好象一個無底洞，對項(xiàng)目的最后結(jié)束誰的心里也沒有底。這種情況的出現(xiàn)對于公司的高層來說，他們是最不希望看到的，然而這樣的情況出現(xiàn)并不罕見。造成這樣的結(jié)果就是由于沒有控制和管理好項(xiàng)目的范圍�？梢婍�(xiàng)目的三約束中最主要還是范圍的影響最主要。
范圍管理案例
失敗案例：我了解到這樣的實(shí)際案例，這是一個軟件開發(fā)的項(xiàng)目，整個項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行了兩年多之后項(xiàng)目何時結(jié)實(shí)還是處于不明確的狀態(tài)，因?yàn)橛脩舨粩嘤行碌男枨蟪鰜�，�?xiàng)目組也就要根據(jù)用戶的新需求不斷去開發(fā)新的功能。這個項(xiàng)目實(shí)際是一個無底洞，沒完沒了地往下做，項(xiàng)目成員“肥的拖瘦，瘦的拖死”，實(shí)在做不下去只能跑了。大家對這樣的項(xiàng)目已經(jīng)完全喪失了信心。
這個項(xiàng)目其實(shí)就是一開始沒有很明確地界定整個項(xiàng)目的范圍，在范圍沒有明確界定的情況下，又沒有一套完善的變更控制管理流程，任由用戶怎么說，就怎么做，也就是說一開始游戲規(guī)則沒有定好，從而導(dǎo)致整個項(xiàng)目成了一個爛攤子。
成功案例：同樣是一個軟件開發(fā)的項(xiàng)目，這個項(xiàng)目也比上面案例講到的項(xiàng)目要小一些，這時候公司已經(jīng)開始實(shí)施CMM對軟件開發(fā)活動進(jìn)行管理，有相對完善的軟件開發(fā)管理過程。項(xiàng)目在一開始就先明確用戶需求，而且需求基本上都是量化的、可檢驗(yàn)的。而且項(xiàng)目組在公司CMM的變更管理過程的框架指導(dǎo)下制定了項(xiàng)目的范圍變更控制管理過程，在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，用戶的需求變更都是按照事先制定好的過程執(zhí)行。
因此，這個項(xiàng)目完成的比較成功，項(xiàng)目的時間和成本基本上是在一開始項(xiàng)目計(jì)劃的完成時間及成本的情況下略有增加。
造成范圍界定不清的原因
既然項(xiàng)目范圍界定不清是一種很常見的現(xiàn)象，而這種現(xiàn)象又是大家所不想見到的。那么，我們必須分析出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因。我認(rèn)為造成這種現(xiàn)象的出現(xiàn)有以下三方面的原因：
首先，是企業(yè)一級的責(zé)任——沒有完善的項(xiàng)目管理體系來指導(dǎo)項(xiàng)目的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那么項(xiàng)目的成敗往往需要靠項(xiàng)目經(jīng)理個人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力。這種情況項(xiàng)目成功的可能性非常小，大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終；
第二，是企業(yè)及項(xiàng)目組共同的責(zé)任——對項(xiàng)目沒能制定出清晰規(guī)范的范圍變更控制過程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范，對項(xiàng)目組的變更過程的制定沒能起到有效的指導(dǎo)作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理、控制，同樣可以達(dá)到各方滿意的結(jié)果；
第三，是對范圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗(yàn)證程度。很多時候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如“界面友好，可操作性強(qiáng)，提高用戶滿意度”等。類似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。項(xiàng)目范圍的明確定義，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及系統(tǒng)分析員將起到至關(guān)重要的作用。
由以上的論述，我們可以得出結(jié)論：完善的項(xiàng)目范圍管理是整個項(xiàng)目最終成敗的關(guān)鍵。那么，怎樣才能做好項(xiàng)目范圍管理呢？下面大量篇幅將對這一問題進(jìn)行詳細(xì)的論述。
如何管理好項(xiàng)目范圍
既然已經(jīng)認(rèn)識到項(xiàng)目范圍管理如此重要，那么我們應(yīng)該怎樣才能管理好項(xiàng)目的范圍呢？從上面的論證過程，我們清楚地看到造成項(xiàng)目范圍不好管理的一些原因，那么要管理好項(xiàng)目范圍就必須對癥下藥，才能管理好項(xiàng)目范圍。
首先，我們必須先了解項(xiàng)目范圍管理的一些科學(xué)過程。做好項(xiàng)目管理應(yīng)該包含下面過程：啟動、范圍計(jì)劃、范圍定義、范圍核實(shí)及范圍變更控制。下面將詳述如何做好這些過程：
啟動過程
啟動是指組織正式開始一個項(xiàng)目或繼續(xù)到項(xiàng)目的下一個階段。啟動過程的一個輸出就是項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程是一個重要的文檔，這個文件正式承認(rèn)項(xiàng)目的存在并對項(xiàng)目提供一個概覽。
啟動過程明確指定這一過程有一個重要的輸出文檔——項(xiàng)目章程，項(xiàng)目章程將粗略地規(guī)定項(xiàng)目的范圍，這也是項(xiàng)目范圍管理后續(xù)工作的重要依據(jù)。項(xiàng)目章程中還將規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利以及項(xiàng)目組中各成員的職責(zé)，還有項(xiàng)目其他干系人的職責(zé)，這也是在以后的項(xiàng)目范圍管理工作中各個角色如何做好本職工作有一個明確的規(guī)定，以致后續(xù)工作可以更加有序地進(jìn)行。因此，千萬不能忽略項(xiàng)目的啟動過程。
范圍計(jì)劃過程
范圍計(jì)劃是指進(jìn)一步形成各種文檔，為將來項(xiàng)目決策提供基礎(chǔ)，這些文檔中包括用以衡量一個項(xiàng)目或項(xiàng)目階段是否已經(jīng)順利完成的標(biāo)準(zhǔn)等。作為范圍計(jì)劃過程的輸出，項(xiàng)目組要制定一個范圍說明書和范圍管理計(jì)劃。
古語云：“預(yù)則立，不預(yù)則廢！”。一個項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍，沒有必要的技術(shù)和好的方法是肯定不行的。
要做好一個項(xiàng)目首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作（項(xiàng)目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，項(xiàng)目章程也是非常主要的依據(jù)，通常它對項(xiàng)目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。
前面講到這個過程有一個輸出是范圍說明書，那么范圍說明指的是什么呢？范圍說明是在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個項(xiàng)目范圍的共識，作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明中至少要說明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算未來的得失提供基礎(chǔ)；項(xiàng)目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡要概況；項(xiàng)目可交付成果一般要列一個子產(chǎn)品級別概括表，如：為一個軟件開發(fā)項(xiàng)目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機(jī)交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒有明確要求的結(jié)果，都意味著它在項(xiàng)目可交付成果之外；項(xiàng)目目標(biāo)是要考慮到項(xiàng)目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該有標(biāo)志（如：成本、單位）和絕對的或相對的價(jià)值。盡量避開不可量化的目標(biāo)（如：“客戶的滿意程度”），因?yàn)樗鼘⒆屇愕捻?xiàng)目承擔(dān)很高的風(fēng)險(xiǎn)。
范圍計(jì)劃又是什么呢？范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個對項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少）。范圍管理計(jì)劃也應(yīng)該包括對變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對必要）等問題的清楚描述。
范圍定義是指將項(xiàng)目主要的可交付成果細(xì)分成較小的、更易管理的組分。這個過程中，項(xiàng)目組要建立一個工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。WBS的建立對項(xiàng)目來說意義非常重大，它使得原來看起來非�；\統(tǒng)、非常模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰下來，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)清楚明了。如果沒有一個完善的WBS或者范圍定義不明確時，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。
制定好一個WBS的指導(dǎo)思想是逐層深入。先將項(xiàng)目成果框架確定下來，然后每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時間感強(qiáng)，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。
