項目經(jīng)理就像一個大家長，不僅管事還得管人。項目中，有這么一類特殊的群體，那就是分包商。怎樣管理好他們，成為總包單位項目管理的重中之重。
一個好的分包合同是管理好分包商的前提條件。從某種意義上講，對分包商的管理也就是對分包合同的管理。一般來說，分包合同包括分包合同協(xié)議書、技術(shù)建議書、商務(wù)報價表、分包合同條件、分包工作范圍、工程量、分包施工標準、規(guī)范，以及圖紙等。其中，分包合同條件是整個合同的要點，它用來規(guī)定總承包商與分包商雙方的職責(zé)、義務(wù)和權(quán)利，是管理和執(zhí)行分包合同的依據(jù)，編制時應(yīng)特別加以注意。
分包合同涉及范圍基本上與主合同類似。在編制分包合同文件時，應(yīng)注意以下方面。
1、分包工作的范圍
分包合同應(yīng)通過各個相應(yīng)的分包文件劃分清楚分包工作的內(nèi)容和范圍。當(dāng)一個主合同有若干個分包合同且這些合同之間有一定的銜接、關(guān)聯(lián)和接合時，對各個分包合同的工作內(nèi)容的規(guī)定應(yīng)更加詳細和準確，以便劃清相互之間的職責(zé)和權(quán)力，防止在分包工程執(zhí)行的過程中就工作范圍方面的問題發(fā)生爭執(zhí)。
2、規(guī)定的完整性
分包合同的規(guī)定要完整，不但要有正向規(guī)定，還應(yīng)該有反向規(guī)定;既有要約、承諾，也有約因和允諾，防止分包商違約時，總承包商采取的行動沒有合同依據(jù)。例如，對于運輸分包合同，在規(guī)定分包商必須保證按時運到指定的地點，并保證被運輸?shù)脑O(shè)備、材料不被損壞的同時，還應(yīng)規(guī)定，如果違反這一合同要求，總承包商可以采取的措施和享有的其他權(quán)利。
3、主合同與分包合同的關(guān)系
對業(yè)主來說，分包商的違約都被視為總承包商的違約，而分包合同中不可能將主合同的相關(guān)內(nèi)容全部列入，為了能使主合同的相關(guān)條款約束分包商，使總承包商免于承擔(dān)分包商違約造成的后果，在分包合同中應(yīng)規(guī)定：“分包商應(yīng)被認為已經(jīng)閱讀主合同并熟悉了主合同中規(guī)定的一切技術(shù)要求;分包商同意接受主合同中約束總承包商的條款，并承認此類條款就分包合同涉及的工作來說對分包商具有同樣的約束力。”
中國工程企業(yè)做好分包合同管理工作，需要保證分包商的利益，明確分包商的風(fēng)險與責(zé)任。
關(guān)于分包商的風(fēng)險與責(zé)任，有一個國際公認的原則，即分包商要為總承包商分擔(dān)對應(yīng)于分包工程的那部分風(fēng)險與責(zé)任。這通常被認為是一種合理的責(zé)任與風(fēng)險轉(zhuǎn)移。無論是指定的分包商，還是總承包商自行雇用的分包商，分包合同中均應(yīng)做出類似的規(guī)定，以明確那些應(yīng)由分包商承擔(dān)的責(zé)任和風(fēng)險。一般認為，此類風(fēng)險與責(zé)任除涉及與分包合同相關(guān)的工程、物資、材料、設(shè)備或服務(wù)外，還包括由于分包商、其代理人、工人或工作人員的疏忽或濫用總承包商的臨時工程等引起的索賠、訴訟、賠償?shù)取?/p>
除此之外，在總承包商取得整個工程(或包含分包工程的部分或區(qū)段)的接收證書之前，分包商還對分包工程負有照管責(zé)任。對于可能發(fā)生的導(dǎo)致分包工程、物資和包括第三方財產(chǎn)損毀及人員傷亡等方面的風(fēng)險，分包商有責(zé)任予以投保，并按分包合同規(guī)定的保險金額理賠。
價格及支付條件是分包合同中體現(xiàn)分包商權(quán)益的重要內(nèi)容。分包合同的談判是雙方在平等、自愿、公平、誠信的基礎(chǔ)上協(xié)商一致的過程。理想的情況是，分包合同的價格應(yīng)適當(dāng)?shù)陀谥靼贤瑑r格的某一百分比，這樣可以給總承包商留下獲取管理費和利潤補償?shù)暮侠砜臻g。分包合同價格方式一般采取單價合同，付款時間安排一般滯后于主包合同的付款時間安排。而像設(shè)備、材料采購或特殊的技術(shù)咨詢服務(wù)的付款，應(yīng)另行約定。
在向分包商支付時，總承包商有權(quán)扣除的款項除了預(yù)付款的償還外，通常還應(yīng)包括保留金。一般情況下，分包合同中保留金的百分比不應(yīng)低于主包合同規(guī)定的百分比。
