監(jiān)理工程師的其中一項(xiàng)重要工作就是編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，無(wú)論業(yè)主單位是否對(duì)會(huì)議紀(jì)要有嚴(yán)格的要求，身為監(jiān)理工程師的我們，都應(yīng)該知道編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的注意事項(xiàng)，并力爭(zhēng)編制出質(zhì)量較高的會(huì)議紀(jì)要。
會(huì)議紀(jì)要的兩大特點(diǎn)
一是紀(jì)實(shí)性，二是提要性。
撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，必須依循以下要求
1 會(huì)議紀(jì)要格式。
會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。
2 會(huì)議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。
①會(huì)議紀(jì)要概況。
主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、主持人、與會(huì)人員，基本議程。
②會(huì)議精神和議定事項(xiàng)。
一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專題會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫(xiě)出經(jīng)驗(yàn)、做法，今后工作的意見(jiàn)、措施和要求。
3 要做好會(huì)議記錄。
會(huì)議紀(jì)要是實(shí)錄性公文，紀(jì)實(shí)性是會(huì)議紀(jì)要的生命，會(huì)議紀(jì)要必須真實(shí)、全面地反映會(huì)議情況，而不能憑空杜撰或隨意取舍材料。作好會(huì)議記錄是寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)，是使會(huì)議紀(jì)要真正具有紀(jì)實(shí)性的保證。此外，還應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀會(huì)議材料及收集其他有關(guān)信息，以便全面掌握會(huì)議情況。
4 要突出會(huì)議要點(diǎn)。
顧名思義，“紀(jì)要”也就是記錄要點(diǎn)，提要性是會(huì)議紀(jì)要的一個(gè)重要特征。寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要不能有言必錄，面面俱到，而要在正確領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神，全面掌握會(huì)議情況的前提下，抓住要點(diǎn)，有所側(cè)重地把會(huì)議的主要精神、重要問(wèn)題反映出來(lái)。有言必錄，面面俱到，會(huì)淹沒(méi)主題，使人不得要領(lǐng)。失去其內(nèi)容的客觀真實(shí)性，違反紀(jì)實(shí)的要求。
5 會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的差異。
會(huì)議紀(jì)要有別于會(huì)議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書(shū)。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開(kāi)，無(wú)須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。
6 要善于整理會(huì)議意見(jiàn)。
有時(shí)，在一次會(huì)議上，人們的意見(jiàn)相同或相近，也有時(shí)與會(huì)人員的意見(jiàn)不盡一致，甚至完全相反。因此，對(duì)會(huì)議所產(chǎn)生的各種意見(jiàn)，要認(rèn)真分析，一般應(yīng)按會(huì)議確定的宗旨和領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)加以歸檔整理。分歧太大的意見(jiàn)，除純粹報(bào)道性會(huì)議紀(jì)要外，一般不要寫(xiě)入。寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，要應(yīng)圍繞會(huì)主旨及主要成果來(lái)整理、提煉和概括。特別是指示性會(huì)議紀(jì)要，必須注重其內(nèi)容的條理性和指導(dǎo)性，切忌記流水帳，這也是會(huì)議紀(jì)要同會(huì)議記錄的一個(gè)重要區(qū)別。由于會(huì)議紀(jì)要反映的是與會(huì)人員的集體意志和意向，常以“會(huì)議”作為表述主體，“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”等就是稱謂特別性表現(xiàn)。
