1、概述
建設(shè)工程是資源和智慧的結(jié)晶。對(duì)一些重大的建設(shè)工程來說，其投入的財(cái)力、物力和人力往往是巨大的。除了建設(shè)工程竣工之后的實(shí)體成果如住宅、辦公樓、廠房、場館、道路、橋梁、廣場等之外，作為建設(shè)過程直接記錄的檔案也是建設(shè)工程的重要組織部分，是建設(shè)工程的技術(shù)成果。因?yàn)橄暮驼加觅Y源巨大，建設(shè)工程的實(shí)體成果一般都能得到廣泛重視，從投資方到行政部門，到普通市民，注意力都集中到了實(shí)體成果上面，甚至是只關(guān)注建設(shè)工程的外在觀感，對(duì)建設(shè)工程檔案關(guān)注甚少，知之甚少。一些人認(rèn)為，檔案只是建設(shè)工程竣工后的資料整理，是建設(shè)工程的末端，而且非�，嵥�，對(duì)檔案工作表現(xiàn)的是一個(gè)敷衍塞責(zé)的態(tài)度。最近頻繁發(fā)生的建設(shè)工程質(zhì)量事故，包括橋梁、房屋的突然垮塌，特別是今年汶川大地震暴露出來的怵目驚心的建設(shè)工程質(zhì)量問題，都給我們提出一個(gè)相同的課題：事故發(fā)生后憑什么來分析事故原因？來認(rèn)定事故責(zé)任？來還原建設(shè)過程？建設(shè)過程中用什么來促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量？來規(guī)范建設(shè)工程管理？來保留建設(shè)的真實(shí)過程？因此，建設(shè)工程檔案管理絕對(duì)不是可有可無的，而是建設(shè)工程質(zhì)量控制的一個(gè)核心問題，值得引起高度重視和認(rèn)真思考研究。
2、建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分
一般來說，遠(yuǎn)在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。也就是說，在建設(shè)工程項(xiàng)目開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這一個(gè)文件積累過程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無法成立，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進(jìn)行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中，應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施，如用什么標(biāo)號(hào)水泥，怎么配比，用量多少等；在實(shí)施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄；出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等�？梢哉f，貫穿建設(shè)工程過程一直有兩根線條，一條是技術(shù)性的，是抽象的，以文件材料為表征；另一條是操作性的，是實(shí)體的，以工程物理結(jié)果為體現(xiàn)。技術(shù)性線條還要先產(chǎn)生，還要更長遠(yuǎn)；在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術(shù)性線條是不能從建設(shè)工程中抽離出來的，更不能忽略不計(jì)。關(guān)于建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，我們的古人早就有樸素的認(rèn)識(shí)。
1972年1月長沙市發(fā)掘馬王堆漢墓，在出土的文物中有一份保存完好的絹帛《長沙駐軍圖》。其上繪有一座三角形城堡，城垣上設(shè)有五個(gè)箭樓，四個(gè)戰(zhàn)樓，并注有“門”、“箭道”等字樣。它繪制于西漢文帝之前，距今已有2100多年。在古代，駐軍與造城是統(tǒng)一的。這說明古人在造城時(shí)，已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了編制城市規(guī)劃圖和城市實(shí)況圖的重要性。只是歲月的流逝，古城不再，檔案依舊，我們只能通過這張珍貴的圖紙來遙想古城英姿。
當(dāng)然，我們也看到，在廣大農(nóng)村地區(qū)，在許多偏遠(yuǎn)的聚落，房建工程并沒有檔案留下來。特別是這一次遭到地震毀滅性破壞的羌族民居聚落。因?yàn)槲幕鄬?duì)落后和習(xí)慣傳統(tǒng)的作用，這些地方建設(shè)工程的技術(shù)性線條是以手口相傳的一種經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ�，而沒有形成文件材料和圖紙。這并不是對(duì)建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程有機(jī)組織部分的否定，但的確是對(duì)建設(shè)工程檔案的一個(gè)簡化，而這種簡化造成偏遠(yuǎn)地區(qū)住房安全無法保障，在災(zāi)害中往往損失慘重。這從反面揭示了建設(shè)工程檔案的不可分割性。
3、建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映
建設(shè)工程質(zhì)量最初是一個(gè)生活化的概念，是一種感受性評(píng)價(jià)，是對(duì)建設(shè)工程性能、品質(zhì)和安全的綜合性表述。但隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義，即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個(gè)方面。特別是隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動(dòng)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評(píng)價(jià)體系。當(dāng)我們的評(píng)價(jià)由感受性的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時(shí)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)就不再是以到工程現(xiàn)場看看就行了，而是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計(jì)分析為手段，進(jìn)行綜合測評(píng)了。這實(shí)際上是說，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)來全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。
建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設(shè)過程中，有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是隱蔽工程。對(duì)這一部分，在工程竣工后我們是看不到的，也難以檢測得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對(duì)這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià)，工程檔案在此的作用就是無可替代了。
在前面我們已經(jīng)論述過建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，從現(xiàn)代管理科學(xué)的角度來看，建設(shè)工程檔案的質(zhì)量也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好。這一個(gè)觀點(diǎn)可以從建設(shè)工程項(xiàng)目參評(píng)“魯班獎(jiǎng)”、“芙蓉獎(jiǎng)”等獎(jiǎng)項(xiàng)活動(dòng)看出。凡是有意參評(píng)的項(xiàng)目，對(duì)建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實(shí)性、完整性，包括施工現(xiàn)場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對(duì)檔案的編制就更加認(rèn)真細(xì)致、精益求精了。
4、工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。一般來說，這一過程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過程進(jìn)行深入、清晰的研究，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為，實(shí)際上是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。
建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設(shè)工程資料員是建設(shè)工程中不可缺少的技術(shù)人員，要經(jīng)過專門培訓(xùn)后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報(bào)告、出廠合格證、使用說明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證材料的主體；從“機(jī)械”的因素來看，機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容；從“方法”的因素來看，對(duì)施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來看，我們往往要對(duì)開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像，反映場地環(huán)境的變化；上述幾個(gè)方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
早期的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的確對(duì)工程檔案管理有所忽略，建設(shè)工程項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)（俗稱“五大員”培訓(xùn)）一般是指：施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價(jià)員，一直沒有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)范疇，也沒有發(fā)國家認(rèn)可的證書。近幾年，隨著建設(shè)工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識(shí)日益提高，有的城市實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn)，還將《資料員合格證》上網(wǎng)發(fā)布，便于查詢和核對(duì)，并要求每個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案；有的城市，如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn)，長沙市2008年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來越多的重視。
2000年頒布的國務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，首次從國家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系，對(duì)建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報(bào)送移交和法律責(zé)任進(jìn)行了強(qiáng)制性規(guī)定，是目前推動(dòng)我國城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設(shè)工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀，從基層技術(shù)實(shí)踐提升到了國家法規(guī)意志，這是對(duì)建設(shè)工程檔案管理在工程質(zhì)量控制體系中重要作用最有力的證明。
5、工程檔案管理是提高工程質(zhì)量的重要手段
工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強(qiáng)制性，這種強(qiáng)制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程竣工審查程序的一個(gè)部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個(gè)內(nèi)容。這一系列的行政行為，以加強(qiáng)工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質(zhì)量的效果。
從長沙市建設(shè)工程檔案管理的實(shí)踐來看，第一步是由市建委把關(guān)，在建設(shè)工程取得《施工許可證》之前，建設(shè)單位一定要與市城建檔案館簽訂《報(bào)送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》，并填寫《建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任人登記表》，從一開始就把建設(shè)工程檔案的要求、責(zé)任告知建設(shè)單位，要求他們明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專門資料人員，對(duì)工程資料終身負(fù)責(zé)，提高他們的檔案責(zé)任意識(shí)；第二步是對(duì)建設(shè)工程檔案實(shí)行專人負(fù)責(zé)、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改；第三步是工程竣工前對(duì)建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格發(fā)《建設(shè)工程竣工檔案初驗(yàn)認(rèn)可證》方能舉行竣工驗(yàn)收會(huì)，由市工程質(zhì)量監(jiān)督站查驗(yàn)資料備案后，再完整向市城建檔案館報(bào)送移交建設(shè)工程竣工檔案并取得《建設(shè)工程竣工檔案合格證》，然后才能去辦產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)；此外，還由市建委統(tǒng)一組織建設(shè)工程檔案編制執(zhí)法檢查，加強(qiáng)工程檔案收集編制的原始性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性管理。這一系列與建設(shè)行政職能相融合的措施，通過建設(shè)工程檔案管理促進(jìn)了建設(shè)工程質(zhì)量的提高。
在建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)過施工單位的建筑用料與技術(shù)說明文件不符的情況，我們及時(shí)向建設(shè)單位反映，防止了“以次充好”事件發(fā)生；還發(fā)現(xiàn)過隱蔽工程中以空心墻代替實(shí)心墻等“偷工減料”行為，并得到了及時(shí)制止。建設(shè)工程檔案管理對(duì)工程質(zhì)量的促進(jìn)作用得到了建設(shè)單位（業(yè)主單位）高度認(rèn)可。2007年1月，長沙市城建檔案館還與市電業(yè)局、電纜管理所聯(lián)合簽發(fā)了長城檔[2007]02號(hào)《關(guān)于加強(qiáng)電力地下管線工程質(zhì)量控制和檔案管理，做好工程驗(yàn)收交接工作的通知》的文件，三家相互配合，以加強(qiáng)工程檔案管理來促進(jìn)電力地下管線工程質(zhì)量。
6、結(jié)語
建設(shè)工程從立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計(jì)、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗(yàn)收后投入使用，這是一個(gè)相當(dāng)長的周期。建設(shè)工程檔案不僅把這個(gè)過程真實(shí)地記錄下來了，把這個(gè)過程完整地鏈接起來了，也把這個(gè)過程作為歷史記憶長久保留了下來。對(duì)于建設(shè)工程檔案管理的重要性及其實(shí)現(xiàn)途徑是需要我們研究思考并高度重視的；在條件成熟的情況下，從行政和立法層面加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量會(huì)有更積極的作用。2004年，長沙市通過省、市人大批準(zhǔn)制定了《長沙市城市地下管線工程檔案管理?xiàng)l例》；2006年以來，長沙市正在努力，希望進(jìn)一步制定《長沙市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例》。這是提高建設(shè)工程檔案管理社會(huì)認(rèn)知度的現(xiàn)實(shí)成果，全國各城市都非常關(guān)注并積極地學(xué)習(xí)和借鑒。我們應(yīng)該以眾多的建設(shè)工程質(zhì)量事故為教訓(xùn)，以我們加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的成效為動(dòng)力，以高度地責(zé)任感和緊迫感來推進(jìn)建設(shè)工程檔案管理工作，為提高建設(shè)工程質(zhì)量、確保人民生命財(cái)產(chǎn)安全、建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出切實(shí)的努力。
