1、變更、簽證及索賠的程序
針對工程現(xiàn)場變更、簽證及索賠的實際情況，項目部制定了一套完整、專業(yè)的操作程序：
a、項目技術部門在收到業(yè)主下發(fā)的設計變更、洽商單后，首先必須和項目工程部門核實施工現(xiàn)場是否已按原設計施工圖完成該部位的施工，如果已施工完成，則需要根據(jù)變更進行修改，由工程部門負責完成。
b、項目工程部門根據(jù)現(xiàn)場核實情況及時通知項目預算部門就對比施工的結(jié)果進行費用的調(diào)整。
c、項目預算部門根據(jù)業(yè)主的設計變更單、洽商單立即整理變更資料，申報費用調(diào)整簽證單，同時與項目部現(xiàn)場施工管理人員約見監(jiān)理工程師、業(yè)主現(xiàn)場工程師、業(yè)主預算工程師對現(xiàn)場實際施工情況進行進一步核實，書面確認因變更原因所發(fā)生修改的事實。對于在施工現(xiàn)場就能確認的工程量就實地予以確認，對于不能現(xiàn)場確認的工程量和費用，就先由監(jiān)理工程師和業(yè)主現(xiàn)場工程師在現(xiàn)場對簽證單進行事實確認。業(yè)主預算工程師再依據(jù)相應的變更資料和已確認的現(xiàn)場實際情況進行計算核對確認變更工程量和費用。
2、簽證索賠的技巧
第一、洽商變更簽證辦理前技術方案的調(diào)整申報必須先于費用調(diào)整的簽證；
第二、簽證單的申報必須滿足合同約定的有效時限；索賠事件發(fā)生后7天內(nèi)必須向業(yè)主提交索賠申請，索賠費用化整為零、依據(jù)合理；
第三、簽證單上業(yè)主簽字手續(xù)必須合法有效并加蓋業(yè)主公章；
第四、簽證單經(jīng)業(yè)主簽認后次月報量時項目部必須一并申報。這是施工過程中簽證索賠管理的重點。
第五、較大的簽證事件，有針對性地制定專門的措施并與業(yè)主負責人進行專門的溝通。
第六、建立各類往來函件的簽收、登記制度。
項目部不僅要建立與業(yè)主、監(jiān)理雙方往來函件的收、發(fā)文登記本，對于業(yè)主、監(jiān)理發(fā)來的函件還要建立業(yè)主、監(jiān)理反簽字本，杜絕因業(yè)主、監(jiān)理拖延發(fā)函時間導致項目部無法按期完成函件約定的工作內(nèi)容而造成違約承擔責任的風險。
舉例如下
例一：工程施工中二次結(jié)構(gòu)砌筑量變更特別多，施工結(jié)構(gòu)時建設單位并沒有事先預料到二次結(jié)構(gòu)鋼筋的預留，因此在施工二次結(jié)構(gòu)砌筑時，所有與混凝土墻交接處均需要預埋鋼筋。鑒于此，項目部及時調(diào)整技術方案，以新增工程植筋連接方式向建設單位申報了施工方案并得到建設單位確認，同時該項工程在施工完成后項目部及時進行了相應的隱蔽檢驗及抗拉拔實驗，施工質(zhì)量達到合格標準，施工技術資料也及時得到了整理編冊。因此在工程結(jié)算時，所有與混凝土墻交接處的二次結(jié)構(gòu)砌筑用鋼筋均按工程植筋結(jié)算，而建設單位所給定的工程植筋單價較高，就此一項就結(jié)算回高達xxx多萬元的費用，而實際成本中該項內(nèi)容包含在勞務作業(yè)隊伍單價中，項目部沒有發(fā)生任何費用。
例二：與建設單位簽訂的施工總承包合同中沒有明確約定鋼筋連接接頭的合同單價，且鋼筋計算規(guī)則完全按圖紙顯示凈量計算，針對此項，項目部改變了鋼筋工程量的報送方法，并根據(jù)在施工過程中圖紙規(guī)定，及時補報了鋼筋工程專項施工方案并得到監(jiān)理公司和建設單位的確認。因此在工程結(jié)算時，項目部把所有直徑Φ16以上的鋼筋接頭全部折算成鋼筋重量計算、把所有直徑Φ16以下的鋼筋連接全部按搭接長度計算、工程施工所采用的措施鋼筋也通過鋼筋工程專項施工方案的確認得到了增加量，所以鋼筋工程僅此項就增加工程量850T，該項費用總計達到了xxx多萬元。
例三：項目部抓住業(yè)主對工程質(zhì)量要求精細的特點,有針對性地提出了GRC接頭及補縫的措施以減少質(zhì)量通病并在監(jiān)理例會上提出。業(yè)主認為有道理并下文要求按此執(zhí)行,僅此項項目部結(jié)算回xxx萬元，但成本只花了四千元。
例四：由于業(yè)主開發(fā)的一期工程共計30萬平方米分南北兩個區(qū)，三家總承辦單位同時施工，造成我單位的施工現(xiàn)場不能封閉管理，項目部以現(xiàn)場材料丟失為由向業(yè)主提出索賠，最后業(yè)主以增加現(xiàn)場保安費用的方式補償了18萬元。實際上項目部沒有增加任何成本，只是找個借口而已。
3、簽證語言的表述
在簽證單中首先應簡要描述現(xiàn)場的施工進程，說明洽商變更前的實際施工情況；
其次是明確洽商簽證單的變更依據(jù)、要求洽商變更的具體部位和工作內(nèi)容；
第三是根據(jù)洽商變更的工作內(nèi)容對比施工合同、設計圖紙和現(xiàn)場實際施工情況提出因洽商變更帶來的相應工程量增減和費用變化。
簽證語言的描述要言簡意賅，確保工程施工部位、洽商或變更的內(nèi)容、洽商變更的依據(jù)、變化后工程量以及費用的增減等關鍵性語言描述的準確性和合理性，決不留下后遺癥。例如：“費用調(diào)整”和“費用調(diào)增”這一字之差就有可能帶來成百上千萬的費用增加。
提醒：特別要注意業(yè)主在簽證單上所簽署的意見，對于磨棱兩可的意見項目部在收到后必須及時找業(yè)主協(xié)調(diào)解決，預防最終結(jié)算時雙方因文字分歧產(chǎn)生異議，影響結(jié)算結(jié)果。
4、對于業(yè)主、監(jiān)理拒收后所應采取的措施
項目部所申報的簽證單被業(yè)主、監(jiān)理拒收是很多工程在施工過程中時常會遇到的問題，也是過程簽證管理的一個重點。
對于業(yè)主、監(jiān)理的拒收，項目部首先應分析業(yè)主、監(jiān)理拒收的原因，對于因申報資料內(nèi)容不齊造成的拒收，項目部要立即補齊相關資料后重新申報；
對于業(yè)主、監(jiān)理無故拒收的，項目部可先采用公關策略，找相應負責人協(xié)助解決后再行申報；
對于業(yè)主、監(jiān)理無理堅決拒收的，項目部則必須采取傳真、郵寄或公證送達等必要手段告知業(yè)主，并妥善保存?zhèn)髡�、郵寄或公證送達的原始證據(jù)以備后用。
即使運用上述方法如果沒有達到預期的效果，可與業(yè)主溝通后將簽證單暫存其處，有合適的機會再找適當?shù)臅r間另向業(yè)主提出。
