總承包模式下的物資采購控制與管理中的關(guān)鍵問題

 

一般工程可以對項目使用的物資分為業(yè)主提供的物資、項目采購的物資和分包商采購的物資。 

 

 

總包單位要組織人員對所有提供工程物資的供應(yīng)商進行評價，以保證他們具有分包合同要求的能力。 

 

（1）供應(yīng)商資格預(yù)審，總包單位要對供應(yīng)商的資格預(yù)審，編制并發(fā)放供應(yīng)商資格預(yù)審表。主要對生產(chǎn)廠家手續(xù)、經(jīng)銷商、供應(yīng)商資質(zhì)等資料進行審查； 

 

（2）供應(yīng)商考察對重要物資的供應(yīng)商除資格預(yù)審?fù)猓�在采購前還應(yīng)對其進行考察�？疾斓膬�(nèi)容為資格預(yù)審以外的項目，如生產(chǎn)、人員、原料、機械設(shè)備等情況以及對供應(yīng)商的質(zhì)量保證、支付和提供保險等能力的調(diào)查。供應(yīng)商的資格預(yù)審結(jié)果，是確定供應(yīng)商是否可以入選的重要依據(jù)。 

 

 

（1）審查合同文件。當(dāng)業(yè)主將部分工程或提供部分物資指定給其他分包商時，總承包單位與業(yè)主洽商并以書面的形式確定對該分項工程的責(zé)任及對該分包商的管理權(quán)限；業(yè)主推薦的分包商，總承包單位應(yīng)對分包商進行預(yù)先評價，合格后再與分包商簽訂分包合同。若預(yù)先評價沒有通過而當(dāng)業(yè)主堅持使用該分包商時，總承包單位應(yīng)同業(yè)主確定項目對該分項工程的責(zé)任和權(quán)利；對業(yè)主提供的物資，總承包單位應(yīng)在同業(yè)主簽訂合同時明確其提供物資的清單，包括物資的種類、數(shù)量、規(guī)格和相關(guān)的管理條件等。 

 

（2）業(yè)主提供物資的驗證、貯存和維護對業(yè)主提供的物資，總承包單位在其管理的過程中必須按其類型、品種數(shù)量、質(zhì)量要求等進行檢驗或驗證，合格物資進行標識，并單獨存放和妥善防護，防止變質(zhì)、損壞、丟失和混用，在貯存、維護過程中如有丟失、損壞或不適用等情況，應(yīng)記錄并向業(yè)主報告。對經(jīng)驗證不符合合同規(guī)定要求或質(zhì)量文件資料不全的物資，也要做好記錄并及時報告業(yè)主。 

 

 

（1）采購計劃采購周期短的物資，可以按月制定采購計劃并安排采購。對于采購周期較長的物資，應(yīng)盡早提交申請計劃，以保證充足的采購時間。 

 

（2）供應(yīng)商選擇總承包項目的物資采購采用招標和非招標兩種方式。 

 

招標形式選擇供應(yīng)商，應(yīng)制定招標計劃，編制招標文件并向侯選供應(yīng)商進行發(fā)放，對供應(yīng)商進行預(yù)先評價，評標及定標。 

 

非招標形式則應(yīng)邀請供應(yīng)商報價，對供應(yīng)商進行預(yù)先評價，比價及確定供應(yīng)商。 

 

招標方式原則上至少邀請3家供應(yīng)商參加投標或報價，特殊情況下可采取獨家議標（但事先應(yīng)獲取項目經(jīng)理的批準）。 

 

（3）樣品／樣本報批與詢價總承包單位對供應(yīng)商提出提供樣品／樣本和報價的要求。凡需送樣審批的材料，使用單位應(yīng)在物資申請計劃中注明提交樣品／樣本時間。 

 

（4）采購合同總承包單位與供應(yīng)商商談采購合同（訂單）時，應(yīng)根據(jù)物資申請計劃在采購合同（訂單）中注明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)質(zhì)量、進場日期、質(zhì)量標準等項內(nèi)容，規(guī)定驗收方式以及發(fā)生質(zhì)量問題時雙方所承擔(dān)的責(zé)任、仲裁方式等。 

 

采購合同的內(nèi)容不應(yīng)與主合同的相關(guān)條款有所抵觸或遺漏。 

 

（5）供貨安排總承包單位應(yīng)按照物資申請計劃的要求，按時組織物資的進場。 

 

 

對分包商采購物資執(zhí)行樣品／樣本報批制度，由負責(zé)管理該分包商的工程部和物資設(shè)備部共同對分包商提供的樣品／樣本進行審批。

 

 

1、項目在供應(yīng)商處對采購物資的驗證 

 

當(dāng)需要在供應(yīng)商處對所采購物資的質(zhì)量進行驗證時，應(yīng)在采購合同（訂單）中明確規(guī)定驗證的安排和物資的放行方法。 

 

技術(shù)、物資設(shè)備、質(zhì)量等方面人員到供應(yīng)商處對所采購物資進行驗證，并做好驗證記錄。 

 

2、業(yè)主對供應(yīng)商提供物資的驗證 

 

當(dāng)業(yè)主提出在收貨地點或供貨地點驗證供應(yīng)商供應(yīng)的物資時，總承包單位的物資設(shè)備現(xiàn)場管理部負責(zé)聯(lián)系并配合業(yè)主的驗證。 

 

業(yè)主的驗證不能免除公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后業(yè)主對不合格品的拒收。 

 

3、進場物資的驗證 

 

物資進場后，由總承包單位的物資設(shè)備現(xiàn)場管理部組織對進場物資的驗證，填寫并保存進場物資驗證記錄。 

 

4、對分包商采購物資的驗證 

 

分包商負責(zé)對其采購的物資進行驗證，填寫并保存進場物資驗證記錄；總承包單位負責(zé)管理該分包商的工程部應(yīng)對分包商采購的物資和其驗證記錄進行抽檢，抽檢比例應(yīng)在物資檢驗計劃中予以規(guī)定。 

 

項目的驗證不能免除分包商提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除以后總承包單位對不合格品的拒收。 

 

 

在總承包工程管理中，要嚴格規(guī)定對進場物資和工程實施過程產(chǎn)品進行標識的辦法以及記錄發(fā)放辦法，其中有幾個問題應(yīng)特別注意。 

 

1）物資的標識 

 

總承包單位在向供應(yīng)商訂貨時，除要求供應(yīng)商提供物資進貨單據(jù)、材質(zhì)證明、合格證外，還應(yīng)要求供應(yīng)商對物資的名稱、批號、規(guī)格、型號、質(zhì)量等級等標識清楚。 

 

物資進貨時，辦理入庫驗收手續(xù)，建立進貨記錄和物資臺帳。臺帳中對進貨日期、數(shù)量、使用、發(fā)放日期、使用部位等應(yīng)標識清楚。領(lǐng)用時應(yīng)有領(lǐng)料憑證。 

 

進入庫房內(nèi)的物資均應(yīng)分類碼放，并貼上標簽以標明物資的名稱、批號、規(guī)格、型號、數(shù)量、進貨日期、貨源地等。 

 

露天堆放的材料應(yīng)按照類別、品種、規(guī)格分隔堆放、碼齊，并用標牌標識其名稱、規(guī)格、型號、質(zhì)量等級及檢驗和試驗狀態(tài)等；砼預(yù)制構(gòu)件，應(yīng)在構(gòu)件的顯著部位直接書寫上述標識。 

 

對時效性較強的水泥、外加劑、摻合料等材料，要按照不同品種、標號、出廠進場的時間，分區(qū)堆放碼齊，做到標牌明顯，并采取先進先出的措施。 

 

對現(xiàn)場加工好的鋼筋半成品，應(yīng)按不同結(jié)構(gòu)編號堆放，并將標識牌綁扎在鋼筋半成品上。 

 

對生產(chǎn)廠家出廠已在物資包裝（含捆扎）上懸掛的標牌及其它標識，項目應(yīng)妥善保管，不得隨意拆扔。 

 

2）施工過程的標識 

 

施工過程的標識主要是以檢驗和試驗記錄及質(zhì)量檢驗評定的記錄來實現(xiàn)的。 

 

在組織分部分項工程質(zhì)量驗評及隱蔽工程驗收時，要在記錄表上用文字、簡圖進行標識，標明其工程部位、作業(yè)人員、施工日期、驗評日期等。 

 

施工過程中需進行檢驗和試驗的工序，以檢驗和試驗報告作為工序的標識。檢驗和試驗報告中應(yīng)表明工序名稱、施工部位、送檢及報告日期、試驗結(jié)果等。 

 

施工中應(yīng)按不同的施工階段、不同的要求，作出現(xiàn)場測量標志、測量成果圖和成果記錄。 

 

工程竣工后由技術(shù)質(zhì)量部負責(zé)與業(yè)主辦理交工驗收手續(xù)，填寫規(guī)定的表格，經(jīng)有關(guān)各方簽字后作為工程最終結(jié)果的標識。 

 

3）檢驗和試驗狀態(tài)標識 

 

物資和施工過程在檢驗和試驗后，應(yīng)對其檢驗和試驗狀態(tài)進行標識，以表明其經(jīng)檢驗和試驗后合格與否。 

 

檢驗和試驗狀態(tài)分為未檢驗、已檢驗合格、已檢驗不合格和已檢驗待確定四種狀態(tài)。 

 

負責(zé)標識的單位應(yīng)保護好標識，發(fā)現(xiàn)標識不清或無標識的情況，應(yīng)立即處理、補做。 

 

4）物資的檢驗和試驗狀態(tài) 

 

對物資的檢驗和試驗狀態(tài)標識采取掛標簽、立標牌、作記錄等方法。 

 

5）過程的檢驗和試驗狀態(tài) 

 

對于未經(jīng)檢驗和試驗的過程不做標識。 

 

對過程的檢驗和試驗狀態(tài)標識均采用記錄形式進行。記錄中應(yīng)標明過程合格或不合格結(jié)論，并確保作業(yè)人員（包括分包商）清楚過程所處的狀態(tài)。 

 

過程經(jīng)初步檢驗判為不合格、且處于待評審處理時，為已檢驗待確定狀態(tài)。此狀態(tài)由質(zhì)量員以書面文件為標識通知作業(yè)負責(zé)人。 

 

6）工程最終檢驗和試驗狀態(tài) 

 

工程最終檢驗和試驗狀態(tài)為政府質(zhì)量監(jiān)督檢查機構(gòu)最后核定的單位工程評定表中所標識的合格和不合格兩種狀態(tài)。控制檢查物資的檢驗和試驗狀態(tài)標識的實施情況以及過程的檢驗和試驗狀態(tài)標識的實施情況。 

 

7）物資的追溯 

 

1、物資的追溯 

 

當(dāng)出現(xiàn)工程質(zhì)量問題時，可依據(jù)問題的工程部位、施工日期、 使用材料，按物資臺帳、領(lǐng)料憑證及進貨單據(jù)對物資進行追溯；也可因為發(fā)現(xiàn)物資使用問題對施工過程進行追溯。 

 

2、施工過程的追溯 

 

可根據(jù)出現(xiàn)問題的工程部位、施工日期、作業(yè)人員，查閱分部分項工程有關(guān)施工記錄、質(zhì)量驗評表、施工日志進行追溯。 

 

8）分包工程的標識 

 

各分包工程部應(yīng)要求各自管轄的分包商對其物資和施工過程進行標識，并對分包商的實施情況進行監(jiān)督、檢查。