新年伊始,總結(jié)即將過去的xx年,從剛開始整理工程養(yǎng)護部和檔案室的資料時的不嫻熟,到如今的得心應手,這與部門領導的正確引導和同事的熱情幫助是分不開的。
記得剛來公司,還曾為不知如何與同事領導相處、如何開展工作而苦惱,然經(jīng)過近半年時間的工作和學習,我發(fā)現(xiàn)起初所擔憂的都是多余的。公司寬松融洽的工作氛圍、團結(jié)向上的企業(yè)文化和同事之間互幫互助的熱情,讓我很快融入了江珠這個大家庭,也給了我更高的工作熱忱。 在工程部的近半年時間里,我盡心盡力地做好本職工作。本年度我的主要工作及總結(jié)如下:
一、收集整理工程部本部門所產(chǎn)生的資料
1、負責收集本部門文件和資料的發(fā)放、回收、借閱、傳閱工作。每天收到的文件性資料都做到在當天內(nèi)處理完善,其他資料在沒有特殊的情況下都在一到兩天內(nèi)處理完善,需掃描的資料都及時送往相關人員處進行掃描上傳,無資料積壓情況。無論是對公司內(nèi)部部門之間還是對施工單位之間的資料都建立了詳細的登記臺帳。
2、負責養(yǎng)護資料的接收與跟蹤返還。在養(yǎng)護資料整理方面,建立了詳細的接收與返還臺帳(手寫與電子版兩種)。養(yǎng)護資料的整理歸檔工作比較滯后,由于工程養(yǎng)護申請表需要走網(wǎng)上審批程序,較緩慢,有的工程養(yǎng)護申請表上報已有好幾個月了(編號為yh20xx-0061的工程養(yǎng)護申請表上報的時間為20xx.07.10),到目前為止網(wǎng)上審批流程還未走完,影響了工程養(yǎng)護的驗收以及資料的歸檔(詳見附表)。
3、由本部門所產(chǎn)生的資料按收文、發(fā)文、工程養(yǎng)護申請表、工程養(yǎng)護驗收表、工程養(yǎng)護通知單、工程養(yǎng)護廢料交接表、都設立了專門的檔案盒,有明確的電子卷內(nèi)目錄,每個盒子都貼有明確的案卷脊背,方便查找。
二、檔案室資料的整理
對于檔案室資料的整理,首先對檔案室的資料按珠海段、江門段各標段類型進行分類,每一個標段又分收文、發(fā)文、變更、計量、圖紙等進行詳細的分類、裝盒,分柜陳列。
一) 江門段資料的整理情況
1、各標段的收發(fā)文存在的現(xiàn)象
江門段各標段的收文都存在文件丟失、收文是復印件等現(xiàn)象,尤其是與政府部門的收文大多數(shù)是復印件,也有一些文件缺附件資料,還有文件的附件資料是沒有簽字確認的,很多文件都沒有公司文件審閱的處理表,有文件審批表的格式也不統(tǒng)一,各式各樣的都有,文件都不齊全,不具備竣工資料驗收的條件。江門段公司的發(fā)文從文號排序上來看也存在丟失文件的現(xiàn)象,而且發(fā)文的文號排序有些混亂,有重復文號的現(xiàn)象,有個別的發(fā)文缺附件資料。
2、變更設計通知單存在的現(xiàn)象
設計院下發(fā)的變更設計通知單分橋變、地變、線變?nèi)N,其中橋梁變更的設計通知單丟失很嚴重,現(xiàn)有的資料里有一些原件已丟失,只有復印件。線變只有線變201號,而1到200號沒有,不知是否存在,并不明確。所缺的變更設計通知單已統(tǒng)計上傳給設計院,目前尚未回復。
3、工程變更報告存在的現(xiàn)象
江門段各施工單位上報的工程變更申請報告,有很多都尚未審批就存放在檔案室里,不符合檔案室資料存放的條件,已將未審批的工程變更申請報告送到相關部門進行審批。已審批的工程變更申請報告公司應保存一份,剩余的應返還給相關的單位或部門進行保存,但未返還。