［摘要］合同管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，也是管理鏈中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)要把握前期采購、合同談判、合同簽訂和合同履行“四個不”思維，即采購不誤時間、談判不流形式、簽訂不留死角、履行不留余地，加強過程管理，做細工作，形成規(guī)范。
［關(guān)鍵詞］合同管理；合同履行；規(guī)范
1采購不誤時間
無論是招標還是非招標（詢價、單一來源、競爭性談判）等方式進行采購，采購需求部門都要認真把好技術(shù)文件編制關(guān)，準確定位采購方式（詢價與單一來源）之間的差異，同時要區(qū)分是物資采購、服務(wù)采購、工程采購或其他類型，準確上報計劃，按照相應(yīng)的范本編寫文件。采購需求設(shè)置要合規(guī)、合法、完整、明確，要體現(xiàn)公正合理的要求，不得附加任何歧視性條款，不能有指向性、傾向性等不合格現(xiàn)象，要準確無誤地表明要求以及想要達到的目的，使采購項目能按時正常走流程完成掛網(wǎng)招標。同時，歸口合同管理的計劃部門要跟進項目采購文件，適時適用“三項制度”，把好商務(wù)審查關(guān)，使項目能順利完成開標等程序。
1.1適時適用最高（低）報價制度。無標底招標對價格控制較為困難，從以往招標情況看，都在不同程度上碰到圍標造成的哄抬標價以及低價搶標現(xiàn)象。按照不同的項目，在制定招標文件時要合理設(shè)置最高（低）價格，可以促進順利完成項目招標工作。一般情況下，對低價中標的采購活動要設(shè)立最高報價約束，防止超預(yù)算使采購活動流標現(xiàn)象反復(fù)發(fā)生。對于副產(chǎn)品銷售等高價中標的采購活動設(shè)立最低報價約束，防止中標價格低于市場普遍價格。
1.2適時適用投標保證金制度。投標保證金制度是避免投標人在投標有效期內(nèi)隨意撤回、撤銷投標或中標后不能提交履約保證金和簽署合同等行為而給公司造成損失、特別是時間損失的有力手段。要根據(jù)項目的實際情況，對一些門檻不高、難度不大的項目以及副產(chǎn)品銷售等招標設(shè)立保證金，提高采購質(zhì)量，避免第一中標人爽約，避免出現(xiàn)圍標、串標現(xiàn)象。投標保證金是現(xiàn)代工程招投標工作中的重要環(huán)節(jié)，其能夠極好地約束招投標參與者的個人行為，并維護他人的合法權(quán)益，也避免了出現(xiàn)圍標情況。但在實際操作中，要注意防范風(fēng)險，比如采用支票形式繳納保證金，方便了投標人，但是招標人很難判斷資金的真實性，只能從形式上檢查支票是否符合要求，從而會給招標人帶來一定的風(fēng)險。
1.3適時適用履約保證金制度。所謂合同履約保證金，是為了防止各種不確定性風(fēng)險以及考察中標單位有沒有實力完成此采購項目的一種程序，具有控制合同有效執(zhí)行與防范風(fēng)險的功能。對非階段性、短期內(nèi)不能完成的項目尤其是承包項目、運行維護項目以及副產(chǎn)品銷售等設(shè)立履約保證金，可以有效保障生產(chǎn)有序、連續(xù)進行。在商務(wù)審查中，要嚴格勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、調(diào)試、承裝（修/試）、招標代理機構(gòu)、特種設(shè)備和壓力管道等項目的資質(zhì)管理規(guī)定、資質(zhì)標準，確保完全符合國家法律法規(guī)管理規(guī)定。同時，在業(yè)績規(guī)定上，保持適度穩(wěn)定；在合同和用戶證明上，和最終用戶簽的合同，由最終用戶出具證明；對于設(shè)備供應(yīng)，要求兩個工程投運三年及以上；對設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位，要求5年內(nèi)兩個投運業(yè)績，并把握母公司可以用子公司的業(yè)績，子公司不能用母公司的業(yè)績。通過以上幾個方面的把關(guān)，保障中標單位的合適性。對于非招標采購方式，原則上采用詢價方式進行采購，應(yīng)滿足如下條件：一是采購金額低于集團公司規(guī)定的招標標準限額；二是采購標的市場供應(yīng)充足，滿足條件的潛在的供應(yīng)商有3家以上，能夠形成充分的競爭；三是采購標的價格要相對穩(wěn)定、透明，在一定時期內(nèi)波動幅度不大。采用單一來源以及競爭性談判方式進行采購，也要滿足相應(yīng)的條件。采用單一來源采購方式應(yīng)符合以下條件之一：一是采用不可替代專利、專有技術(shù)或者其他特殊原因，只能從唯一的供應(yīng)商處采購；二是原采購的后續(xù)維修、零配件供應(yīng)、更換或擴充，必須向原供應(yīng)商采購；三是因必須保證與原有采購項目一致性或者服務(wù)配套要求繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購的；四是因樣件試制、樣機試用、小批量質(zhì)量穩(wěn)定性驗證需要而從新開發(fā)供應(yīng)商處采購的，以及因新技術(shù)聯(lián)合開發(fā)等需要從特定供應(yīng)商處采購的；五是緊急采購；六是詢價失敗后，經(jīng)批準可以進行合同談判的。采用競爭性談判方式，應(yīng)符合下列條件之一：一是技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；二是滿足條件的潛在供應(yīng)商較少，不能形成充分競爭；三是不能事先計算出價格總額的。
2談判不流于形式
明確由承辦部門負責(zé)組織合同談判。合同談判前，承辦部門要做好相關(guān)的信息收集工作，并組織相關(guān)部門（計劃、監(jiān)察、財務(wù)、生產(chǎn)等有關(guān)部門）人員召開內(nèi)部會議，討論有關(guān)事項，并對后續(xù)談判評估最高及最低的期望值。工程（物資）合同，沒有經(jīng)過比價項目，事先由承包方負責(zé)提供工程預(yù)算書（或物資報價單）等資料，經(jīng)生產(chǎn)部門負責(zé)審核工程量后，計劃部門負責(zé)審核預(yù)算（物資部門負責(zé)審核物資價格）合理性，監(jiān)審部門負責(zé)最終預(yù)算（價格）審計后簽訂合同。談判資料、人員不全時，談判人員不能談判。合同談判一般分為技術(shù)談判和商務(wù)談判，談判時，技術(shù)條款談妥后，方可進行商務(wù)談判。合同談判全過程要保持談判人員穩(wěn)定，無特殊情況，不得更換。談判的過程和結(jié)果都要記錄，并且談判雙方要簽字確認，然后根據(jù)談判結(jié)果來編寫合同文本，并由公司的職能部門審核，主要審核合同是否合法，內(nèi)容是否嚴密和可行。企業(yè)要對合同進行分級授權(quán)管理，在限額的范圍內(nèi)可以批準簽訂合同，超過限額的合同，要有管理權(quán)限的上級審核通過后才可以授權(quán)公司對外簽署，合同簽字蓋章之后要登記編號然后歸到檔案部門管理，有關(guān)財務(wù)收支的要留一份原件給財務(wù)部門記賬所用。談判人員要履行好崗位職責(zé)，做好談判的本職工作，為企業(yè)爭取更大的利益。談判人員要增強風(fēng)險防范意識，在合同管理中，沒有風(fēng)險的合同是絕對不存在的，要學(xué)會界定合同潛在的風(fēng)險，有超前的防范意識，化解、轉(zhuǎn)移自己承擔的風(fēng)險，控制對方有意轉(zhuǎn)嫁的風(fēng)險，規(guī)避不應(yīng)由自己承擔的風(fēng)險。
3簽訂不留死角
訂立合同時要采用各類合同的示范文本。在合同通用條款的基礎(chǔ)上，修改適合本項目且用詞恰當、條款清晰、責(zé)任分明、約束條件完善的專用條款，嚴格落實合同評審及審批制度，從而規(guī)避合同風(fēng)險、使合同的準確性、嚴密性、合法性、有效性、可行性得到充分體現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展帶來良好收益。合同中涉及數(shù)字、日期時須注明是否包含本數(shù)。除當事人情況、履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任、爭議解決等基本要素要逐項寫明、不得漏項，標的要十分準確。特別要注意的是，對運行維護及類似項目（由設(shè)備管理部確定）、承包項目，要特別明確合同到期的時間，合同單位必須做好交接工作，直至新的合同單位完全到位。同時，在合同到期時，如出現(xiàn)新的合同單位尚未確定的情況，合同單位必須按原合同繼續(xù)履行，直至新的合同單位到位，以保持生產(chǎn)過程的穩(wěn)定性和持續(xù)性，避免不必要的糾紛。對改造類工程合同在確保施工安全、質(zhì)量的前提下，對施工工期也要作明確要求，在合同中要有工期延誤考核條款，可按天給予一定金額的處罰，確保施工工期可控，避免因工期延誤造成電量的考核損失，影響企業(yè)效益。
4履行不留余地
合同生效后，當事人必須嚴格按照合同條款約定的權(quán)利和義務(wù)全面履行合同，責(zé)任部門要嚴密實時監(jiān)控合同的履行狀況，把合同責(zé)任分解到各個相關(guān)部門做好工作之間的銜接，做到“四嚴”。
4.1合同標驗收嚴格。在訂立合同時要制定嚴格的標準，將標準明確化，可計算化。要認真地審查所制定的質(zhì)量標準是否能夠滿足需求，同時要劃定異議期限，在期限內(nèi)有權(quán)要求對方更換不達標的產(chǎn)品。履行完畢后，由承辦部門組織有關(guān)部門，及時按合同規(guī)定的標準進行驗收。在標的物驗收過程中，承辦部門應(yīng)按照規(guī)定收集與合同有關(guān)的全部技術(shù)資料，對技術(shù)資料移交不全的，由承辦部門追究對方的責(zé)任。例如，在物資采購的過程中，對到場的貨物要及時開箱驗收，確認貨物的品牌、性能參數(shù)、數(shù)量、合格證等是否符合要求，對不符合要求的拒絕在驗收單上簽字，保留相關(guān)的證據(jù)資料，由供應(yīng)商重新發(fā)貨或補充發(fā)貨，造成經(jīng)濟損失的由采購部門與承辦部門負責(zé)追究對方責(zé)任。
4.2合同價款結(jié)算嚴謹。由合同承辦部門負責(zé)，結(jié)算手續(xù)必須符合財務(wù)管理有關(guān)規(guī)定，對手續(xù)不全、計算有誤、資料不合規(guī)定、與合同條款不符的，財務(wù)部門不予結(jié)算。但同時也要注意，對于工程類合同，在工程竣工后，具備驗收條件的要控制好時間節(jié)點，及時收集好相關(guān)資料，盡快辦理驗收手續(xù)，到財務(wù)完成工程結(jié)算，避免固定成本進賬滯后。合同結(jié)算時，應(yīng)按照合同規(guī)定扣除質(zhì)保金。質(zhì)保期滿，由生產(chǎn)部門負責(zé)組織相關(guān)專業(yè)對合同項目質(zhì)量進行技術(shù)評審，合同承辦部門辦理付款證明，財務(wù)部門方可支付質(zhì)保金。
4.3合同的定金、預(yù)付款、進度款支付嚴密。企業(yè)要嚴格按照合同訂立時明確約定的付款方式、交付時間、定金額度、違約責(zé)任等條款執(zhí)行（合同支付比例嚴格按照集團公司、江西公司管理辦法執(zhí)行），不給對方任何鉆條款空子的機會。由承辦部門按照財務(wù)制度規(guī)定辦理手續(xù)，財務(wù)部門要對所有資料（工程款支付審批表、工程階段驗收報告、材料領(lǐng)用統(tǒng)計表、領(lǐng)料單、工程簽證單、設(shè)計變更單和扣款單）、已支付工程款合計、總支付節(jié)點和比例及應(yīng)扣款項（水電費、稅金等）查實確認。對手續(xù)不齊全，不符合條件的，財務(wù)部不予支付。
4.4合同的變更、解除與糾紛處理嚴肅。合同變更不超過原合同額的10%且不超過2萬元的工程按《工程管理標準》執(zhí)行。合同的變更或解除，應(yīng)按法定或合同約定的條件與程序辦理。變更或解除合同使企業(yè)遭受損失時，除依法可以免除責(zé)任外，合同承辦人負責(zé)向?qū)Ψ阶穬斢纱嗽斐傻慕?jīng)濟損失。
5結(jié)語
合同管理是一項非常嚴格的工作，一點小失誤都可能釀成大錯，給企業(yè)帶來不可挽回的損失和難以估量的不良影響。企業(yè)在實踐中要不斷完善管理，充實內(nèi)容，積累經(jīng)驗，防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。
