如何在合同實施的過程中做好合同管理？
一、建立合同實施的保證體系
建立合同實施的保證體系，是為了保證合同實施過程中的日常事務性工作有序地進行，使工程項目的全部合同事件處于受控狀態(tài)，以保證合同目標的實現(xiàn)。
首先要作合同交底，分解合同責任，實行目標管理。在總承包合同簽訂后，具體的執(zhí)行者是項目部人員。項目部從項目經(jīng)理、項目班子成員、項目中層到項目各部門管理人員，都應該認真學習合同各條款，對合同進行分析、分解。項目經(jīng)理、主管經(jīng)理要向項目各部門負責人進行“合同交底”，對合同的主要內(nèi)容及存在的風險作出解釋和說明，項目各部門負責人要向本部門管理人員進行較詳細的“合同交底”，實行目標管理。使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定及要求、管理程序，了解作為總承包商的合同責任、工程范圍以及法律責任。在傳統(tǒng)的工程項目管理中，人們往往十分注重“圖紙交底”工作，忽略“合同交底”工作。在現(xiàn)代市場經(jīng)濟中，合同交底更為重要，只有“按合同施工”才能在執(zhí)行合同時不出或少出偏差。
第二，要建立合同管理的工作程序。在工程實施過程中，合同管理的日常事務性工作很多。要協(xié)調(diào)好個方面關(guān)系，使總承包合同的實施工作程序化、規(guī)范化，按質(zhì)量保證體系進行工作。一方面建立定期或不定期的協(xié)調(diào)會制度，另一方面，對于一些經(jīng)常性的工作應訂立工作程序，按質(zhì)量保證體系進行工作，使管理人員有章可循，也就不必進行經(jīng)常性的解釋和指導。
第三，要建立文檔系統(tǒng)。項目上要設(shè)專職或兼職的合同管理人員。合同管理人員負責各種合同資料和相關(guān)的工程資料的收集、整理和保存。這些工作非常繁瑣，需要花費大量的時間和精力。工程的原始資料都是在合同實施的過程中產(chǎn)生的，是由業(yè)主、分包商及項目的管理人員提供的。建立這些文檔與對這些文檔進行管理對日后工程的索賠與反索賠有著重要的意義。
第四，建立報告和行文制度�？偝邪毯蜆I(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的溝通都應該以書面形式進行，或以書面形式為最終依據(jù)。這既是合同的要求，也是經(jīng)濟法律的要求，更是工程管理的需要。這些內(nèi)容包括：定期的工程實施報告，如每月的工作量報表；在工程過程中發(fā)生的特殊情況及其處理的書面文件，如工程環(huán)境的突然變化、不可預測的地質(zhì)條件以及其他情況等等，這些都必須有監(jiān)理工程師及總承包方的簽署和認可。對在工程中合同雙方的任何協(xié)商、意見、請示、指示都應落實在紙上。使工程活動有依有據(jù)。
二、加強合同實施過程控制
合同實施控制是合同實施過程中對合同實行控制的重要環(huán)節(jié)。
第一，對工程目標進行強有力的控制。總承包合同定義整個工程建設(shè)的總目標，這個目標經(jīng)分解后落實到各個分包商等，這樣就形成了目標體系。分解后的目標是圍繞總目標進行的，分解后的目標實現(xiàn)與否及其落實的質(zhì)量，直接關(guān)系到總目標的實現(xiàn)與否及其質(zhì)量，這就是它們的辯證關(guān)系。控制這些目標就是為了保證工程實施按預定的計劃進行，順利地實現(xiàn)預定的目標。工程實施控制的主要內(nèi)容包括：合同控制、質(zhì)量控制、安全控制、進度控制和成本費用控制。
合同控制有著它的特殊性，其最大的特點是動態(tài)性，一方面在合同的實施過程經(jīng)常會受到外界的干擾，是呈波動狀向合同目標靠攏，這就需要及時發(fā)現(xiàn)，并加以調(diào)整。另一方面，合同本身也在不斷變化，絕對不變的合同是不存在的，尤其像電源建設(shè)工程這種龐大而復雜的工程。作為總承包商的合同控制，不僅是針對與業(yè)主之間的總承包合同，而且包括與總承包合同相關(guān)的其他合同，如分包合同、采購合同等等，也包括這些合同間的協(xié)調(diào)控制。尤其在目前的總承包模式不盡完善的情況下，溝通和協(xié)調(diào)這之間關(guān)系變得尤為重要。
第二，對合同實施進行跟蹤和監(jiān)督。在工程進行的過程中，由于實際情況千變?nèi)f化，導致合同實施與預定目標發(fā)生偏離，這就需要對合同實施進行跟蹤，要不斷找出偏差，調(diào)整合同實施。
作為總承包商對分包合同以及采購合同的實施要進行有效的控制，要對其進行跟蹤和監(jiān)督，以保證總承包合同的實施。此外，作為總承包商有責任對分包商的工程和工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，以保證總目標的實現(xiàn)。
第三，對合同實施過程加強信息管理。隨著現(xiàn)代工程建設(shè)項目規(guī)模的不斷擴大，工程難度與質(zhì)量要求不斷提高，而利潤含量卻不斷降低，工程管理的復雜程度和難度也越來越大。因此信息量也不斷擴大，信息交流的頻度與速度也在增加，相應地工程管理對信息管理的要求也越來越高。信息化管理是給工程項目管理提供了一種先進的管理手段。目前在工程管理中對信息的處理還基于紙介質(zhì)進行，信息的流速并不快。對總承包商來說，一方面這是由于項目自身的管理水準的高低，另一方面也受到分包企業(yè)自身的管理水平的影響。
因此，要加強合同實施過程的信息管理，必須從三方面著手。一是明確信息流通的路徑；二是建立項目計算機信息管理系統(tǒng)，對有關(guān)信息進行鏈接，做到資源共享，加快信息的流速，降低項目管理費用；三是加強對業(yè)主、監(jiān)理、分包商等的信息管理，對信息發(fā)出的內(nèi)容和時間有對方的簽字，對對方信息的流入更要及時處理。
三、合同變更管理
合同內(nèi)容的頻繁變更是工程合同的特點之一。一般是總承包合同或分包合同的變更。分包合同的變更比總承包合同變更更頻繁。這是因為總承包合同往往采用固定總價合同，而分包合同采用的形式多樣，有單價合同、固定總價合同等等。如電源工程建設(shè)中，總承包商收到分包商的合同聯(lián)系單是數(shù)百上千。
在合同實施過程中，并不是所有的變更都可以作為合同變更的。如我項目部承建的某電廠合同中明確“在本合同有效期內(nèi)由于國家規(guī)定的動態(tài)造價指數(shù)上漲……則對項目的投資總額進行調(diào)整”：“對于因不可抗力事件造成的影響，甲方和乙方將協(xié)商確定對工程價款和合同工期的調(diào)整”；對合同范圍的變更，更是有專門的章節(jié)描述，對范圍變更的定義、范圍變更程序、價格的支付等等問題都有明確的條款。
合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同變更指令應立即在工程實施中貫徹并體現(xiàn)出來。在合同變更中，量最大、最頻繁的是工程變更，它在工程索賠中所占的份額也最大。這些變更最終都是通過各分包商體現(xiàn)出來。對工程變更的責任分析是工程變更起因與工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據(jù)。
四、合同實施的索賠與反索賠管理
對總承包商來說，合同索賠同樣有兩個方面，一是與業(yè)主關(guān)系，一是與分包商的關(guān)系。合同管理貫穿工程實施的全過程和各個層面，而合同管理的重要組成部分就是施工索賠。施工索賠亦同時貫穿于工程實施的全過程和各個層面。總承包商一方面要根據(jù)合同條件的變化，向業(yè)主提出索賠的要求，減少工程損失；另一方面利用分包合同中的有關(guān)條款，對分包商提出的索賠進行合理合法的分析，可能地減少分包商提出的索賠。對由于分包商自身原因拖延工期、和不可彌補的質(zhì)量缺陷及安全責任事故要按合同罰則進行反索賠。同時要按合同原則公平對待各方利益，堅持誰之過，誰賠償。在索賠與反索賠過程中要注重客觀性、合法性和合理性。
在索賠管理中要注意一種現(xiàn)象，分包商在投標時為了獲得工程，往往有意壓低報價，中標后又期望通過索賠進行彌補。我們在工程建設(shè)中就碰到這類現(xiàn)象，某施工單位提出的索賠額竟高達合同價的60%。對這類情況要作仔細地分析。
總之，工程總承包企業(yè)的合同管理從工程投標、發(fā)標開始直至質(zhì)保期滿收到最后的質(zhì)量保證金為止，貫穿于整個工程。它既是項目實施的有力保證，又是企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)，作為工程總承包企業(yè)必須認真抓好這項工作。
