合同管理流程
編制日期 ：
審核日期：
批準(zhǔn)日期：
修訂記錄：
2 流程目的
健全公司合同管理規(guī)范，規(guī)范公司合同管理程序，控制公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高合同審批效率。
3 適用范圍
適用于公司項(xiàng)目開發(fā)涉及的經(jīng)濟(jì)技術(shù)合同（不包含銀行貸款合同、其他融資合同、房屋銷售合同、商業(yè)租賃合同、人事合同等）的管理工作。
4 流程責(zé)任人
經(jīng)營部負(fù)責(zé)人。
5 術(shù)語和定義
5.1 合同經(jīng)辦部門：是合同起草、報(bào)審、簽訂的主責(zé)部門。
1） 工程類合同——工程部/ 經(jīng)營部
2） 設(shè)計(jì)類合同——總工室/ 經(jīng)營部
3） 營銷類合同——經(jīng)營部
4） 商業(yè)類合同——經(jīng)營部
5.2 合同執(zhí)行部門：是合同具體實(shí)施的執(zhí)行部門，通常與合同經(jīng)辦部門相同，工程戰(zhàn)略采購類合同除外。
6 工作程序
6.1 合同標(biāo)準(zhǔn)文本的編制
1） 根據(jù)合約規(guī)劃，經(jīng)營部負(fù)責(zé)編制各類合同標(biāo)準(zhǔn)模板，經(jīng)營部組織各經(jīng)辦部門核實(shí)職責(zé)范圍內(nèi)的合
同標(biāo)準(zhǔn)文本。合同經(jīng)辦部門擬制完成后填寫《宣城市大唐萬安置業(yè)有限公司合同評審會簽表》，交審計(jì)部、法務(wù)部和財(cái)務(wù)部會簽，分管副總審核，執(zhí)行董事審批，總經(jīng)理審批。
2） 經(jīng)辦部門根據(jù)審核部門的審核意見對合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修訂， 修訂完成的合同標(biāo)準(zhǔn)文本由相應(yīng)部門分管副總裁審批。
3） 批準(zhǔn)后的合同標(biāo)準(zhǔn)文本由經(jīng)營部保留正本并公布使用。
4） 根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，應(yīng)持續(xù)及時(shí)修改合同標(biāo)準(zhǔn)文本，合同標(biāo)準(zhǔn)文本修改同編制程序。
6.2 合同擬定及簽署
1） 合同擬定及洽談
a) 同除即時(shí)結(jié)清者外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
b) 合同的起草工作應(yīng)爭取由我方或以我方為主承擔(dān)。合同經(jīng)辦部門擬定合同文本（包括電子版） ，已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的， 應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的， 經(jīng)雙方協(xié)商， 可對標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條款。
c) 政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定，可采用政府有關(guān)部門要求的合同文本。
d) 公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)， 應(yīng)參照以往相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。
e) 合同所有條款都必須具體、明確、完整，用詞準(zhǔn)確，責(zé)任清晰，不能含糊不清、模棱兩可。手寫部分字體要工整、認(rèn)真，不得隨意涂改。
f) 當(dāng)通過招投標(biāo)或其它合法途徑確定合同談判單位后， 合同經(jīng)辦部門應(yīng)在談判前對合同談判對象的主體資格、資信狀況、履行能力、經(jīng)營狀況、市場需求、產(chǎn)品/ 服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等背景資料進(jìn)行了解和調(diào)查。對方委托代理人簽訂合同的， 經(jīng)辦人必須要求對方代理人出具有對方法定代表人簽字并蓋公章的書面授權(quán)委托書，同時(shí)要對授權(quán)的具體內(nèi)容和授權(quán)期限進(jìn)行審核。
g) 重大的或涉外的合同談判，應(yīng)由法務(wù)人員和經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等專業(yè)人員參加。
重大合同是指： （1）法律關(guān)系復(fù)雜的合同，或（ 2）其簽訂和履行將對公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生重要影響的合同；或（ 3）公司對外簽訂的標(biāo)的額在500 萬元以上的合同。
h) 合同經(jīng)辦部門在合同洽談前，需就以下談判準(zhǔn)備事項(xiàng)進(jìn)行安排：
① 確定談判的目標(biāo)；
② 確定必要時(shí)可作出的讓步；
③ 確定我方及對方的實(shí)際需求（或目標(biāo)）和強(qiáng)制（或約束）條件；
④ 準(zhǔn)備初步的談判日程及談判內(nèi)容的先后次序；
⑤ 確定談判的人選、分工和談判的原則等。
2） 合同審批
a) 與合作方洽談一致后， 合同經(jīng)辦部門按照《合同會簽表》的要求， 將草擬好的合同分別報(bào)相關(guān)部門審核， 各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對合同提出書面， 經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本，各審核部門根據(jù)最終的合同文本在《合同會簽表》上簽署意見；
b) 審核部門可根據(jù)需要， 要求合同經(jīng)辦部門提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料， 承辦人應(yīng)予以配合。如審核部門對合同主要內(nèi)容提出修改意見， 合同經(jīng)辦部門需重新組織與供方的洽商， 必要時(shí)各意見提出部門均應(yīng)參加洽商，雙方取得一致后再對合同文本進(jìn)行修改。
c) 非商業(yè)類合同審核審批程序?yàn)椋?待定）：
d) 商業(yè)類合同審核審批程序（ 待定）：
符號說明： 1234, 表示流程起點(diǎn)及審核順序，○表示參與、會簽，√表示最終審批
e) 審核意見應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意” 、“基本可行”等模糊性語言，一旦使用，視為未對合同審核。
f) 合同對方履約能力或資信狀況有瑕疵的， 原則上不應(yīng)與其訂立合同， 必須訂立同時(shí)， 應(yīng)要求其提供有效的擔(dān)保。其中， 以保證形式作出的擔(dān)保， 其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)對擔(dān)保人進(jìn)行必要的審查。
3） 合同簽署
a) 公司對外合同應(yīng)由授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表在簽訂合同前， 應(yīng)到人力行政部法務(wù)人員處辦理書面授權(quán)委托書，授權(quán)委托書必須明確委托范圍、權(quán)限和期限，禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。
b) 公司各部門不得以自己的名義對外簽訂合同， 如因業(yè)務(wù)需要， 必須以部門名義對外簽訂合同時(shí)，應(yīng)由授權(quán)代表授權(quán)。
c) 合同審批完成后， 一般雙方同時(shí)簽字蓋章， 不能同時(shí)簽字蓋章的， 應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章。人力行政部根據(jù)合同審批表及授權(quán)代表在合同書上的簽字直接蓋章， 無須再辦理用印申請。若合同條文有修改，需合同訂立雙方在修改處加蓋公章或合同專用章。
d) 合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。
e) 法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的， 或者需要登記備案的， 經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。
f) 合同作為公司對外活動(dòng)的重要的法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
6.3 合同歸檔
1） 合同簽訂完成后， 公司原則上應(yīng)保留至少四份原件（1 份正本、3 份副本），分別由法務(wù)部（正本）、合同執(zhí)行部門（副本） 、財(cái)務(wù)部（副本）和經(jīng)營部（副本）各留存合同原件一份。工程、材料設(shè)備采購合同副本應(yīng)為4 份，審計(jì)部/ 財(cái)務(wù)部、經(jīng)營部分別保留合同副本一份。
2） 辦公室負(fù)責(zé)公司的合同管理存檔，公司各部門負(fù)責(zé)本部門的合同管理。合同的立卷、編號等管理按公司的檔案管理制度執(zhí)行。
3） 對合同履行過程中，各種經(jīng)雙方簽字確認(rèn)的清單、確認(rèn)書、補(bǔ)充協(xié)議等文件材料，也應(yīng)作為合同附件及時(shí)歸檔。
4） 涉及訴訟或仲裁的合同， 相關(guān)人員應(yīng)在訴訟或仲裁生效并執(zhí)行完畢后一個(gè)月內(nèi)交人力行政部存檔保存。
5） 經(jīng)營部定期組織合同經(jīng)辦部門、合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部開展合同臺帳核對工作。
6） 各部門借閱合同資料應(yīng)在公司內(nèi)借閱，并履行登記手續(xù)，退還時(shí)人力行政部應(yīng)檢查所查閱合同資料是否完整； 外單位人員借閱公司合同資料須持單位介紹信并經(jīng)公司法定代表人同意后方可辦理借閱手續(xù)。
6.4 合同履行
1） 合同訂立后，合同經(jīng)辦部門應(yīng)對合同執(zhí)行部門進(jìn)行合同交底。
2） 合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)建立合同臺帳，并監(jiān)督合同的履行，有義務(wù)及時(shí)處理合同履行過程中發(fā)生的問題，并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
3） 合同執(zhí)行部門注意收集保存合同履行過程中相關(guān)記錄、數(shù)據(jù)、證明材料等，進(jìn)行對方履約情況評價(jià)，為建立公司合格供方提供依據(jù)。
4） 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時(shí)，合同執(zhí)行部門應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以書面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。向?qū)Ψ教岢霎愖h的文件和對對方提出異議的答復(fù)文件須經(jīng)法務(wù)人員審核，并報(bào)經(jīng)營部備案。合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)事件情況進(jìn)展，將相關(guān)情況及時(shí)告知采購管理中心。
5） 合同履行過程中，需妥善保管與合同履行有關(guān)的書面簽證、來往信函、文書、電報(bào)等。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付重要資料時(shí)應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條。
6） 合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定，一般應(yīng)以標(biāo)的物交付完畢、工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。
6.5 合同變更或解除
1） 根據(jù)合同履行的實(shí)際情況，如公司認(rèn)為確需變更合同內(nèi)容或解除合同的，經(jīng)合同各方協(xié)商一致，可進(jìn)行合同變更或解除，合同變更或解除的通知或協(xié)商意見應(yīng)采用書面形式。合同變更和解除依照合同的簽訂流程進(jìn)行審批。
2） 合同執(zhí)行部門在收到對方要求變更或解除合同的通知后， 應(yīng)及時(shí)提請主管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部人員處理。
3） 合同未履行完畢，但確定不再繼續(xù)履行的，合同執(zhí)行部門應(yīng)做好終止或解除記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來和合同結(jié)算工作，并辦理解除合同的手續(xù)。
4） 合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
a) 主體變更、解除，應(yīng)征得合同各方同意。
b) 有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征求原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章。
c) 經(jīng)登記、批準(zhǔn)、鑒證、見證、公證的合同，變更協(xié)議應(yīng)重新登記、批準(zhǔn)、鑒證、見證、公證。
d) 合同中訂有保密條款或附有保密協(xié)議的， 合同解除后， 其效力并不受影響； 合同變更時(shí)， 如果涉及到雙方當(dāng)事人的變更或合同內(nèi)容的變更，應(yīng)變更保密條款或保密協(xié)議。
e) 聯(lián)營、承包經(jīng)營、涉外等合同的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，應(yīng)依特別規(guī)定辦理。
6.6 合同糾紛處理
1） 糾紛發(fā)生后，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)向法務(wù)人員遞交合同糾紛說明，同時(shí)應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)
（原件）：
a) 合同文件（包括變更、解除合同的協(xié)議、電報(bào)、電傳、傳真、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書，介紹信及其他有關(guān)資料等） 。
b) 送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)票證票據(jù)。
c) 貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關(guān)資金管理賬目。
d) 作為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報(bào)告、檢測結(jié)果等。
e) 證人證言。
f) 其他證據(jù)材料。
2） 法務(wù)人員根據(jù)情況，在3－5 日內(nèi)提出處理意見，最終提交公司總經(jīng)理審批。
3） 合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成處理意見的，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋公章或合同章。
4） 對經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，經(jīng)公司總經(jīng)理同意，法務(wù)人員可向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴。
5） 糾紛處理完畢后，由法務(wù)人員負(fù)責(zé)向公司總裁報(bào)告；重大合同的糾紛處理，應(yīng)隨時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告進(jìn)展情況。
6.7 合同款支付
1） 合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)合同款支付的經(jīng)辦，填寫《合同付款審批表》。審批參照如下權(quán)限進(jìn)行：
a) 非商業(yè)類合同付款審批（ 待定）：
b) 商業(yè)類合同付款審批程序（ 待定）：
符號說明： 1234, 表示流程起點(diǎn)及審核順序，○表示參與、會簽，√表示最終審批。
2） 財(cái)務(wù)部根據(jù)《合同付款審批表》付款后， 在表中最下行填寫實(shí)際付款額并保留《合同付款審批表》原件，合同執(zhí)行部門和成本管理中心/ 成本采購部保存復(fù)印件。
7 支持性文件
7.1 采購管理流程
7.2 合約框架管理作業(yè)指引
8 相關(guān)記錄
8.1 《合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表》
8.2 《合同審批表》
8.3 《合同付款審批表》
