1、招標文件
招標文件是工程項目合同文件的基礎，包括通用條件、專用條件、施工技術(shù)規(guī)程、工程量表、工程范圍說明、現(xiàn)場水文地質(zhì)資料等文本，都是工程成本的基礎資料。它們不僅是承包商投標報價的依據(jù)，也是索賠時計算附加成本的重要依據(jù)。
2、投標報價文件
在投標報價文件中，承包商對各主要工種的施工單價進行了分析計算，對各主要工程量的施工效率和進度進行了分析，對施工所需的設備和材料列出了數(shù)量和價值，對施工過程中各階段所需的資金數(shù)額提出了要求等等。所有這些文件，在中標及簽訂施工協(xié)議書以后，都成為正式合同文件的組成部分，也成為施工索賠的基本依據(jù)。
3、施工協(xié)議書及其附屬文件
施工協(xié)議書及其附屬文件，在簽訂施工協(xié)議書以前合同雙方對于中標價格、施工計劃合同條件等問題的討論紀要文件中，如果對招標文件中的某個合同條款作了修改或解釋，則這個紀要就是將來索賠計價的依據(jù)。
4、來往信件
工程來往信件主要包括：工程師(或業(yè)主)的工程變更指令、口頭變更確認函、加速施工指令、施工單價變更通知、對承包商問題的書面回答等等，這些信函(包括電傳、傳真資料)都具有與合同文件同等的效力，是結(jié)算和索賠的依據(jù)資料。
5、會議記錄
工程會議紀要在索賠中也十分重要。它包括標前會議紀要、施工協(xié)調(diào)會議紀要、施工進度變更會議紀要、施工技術(shù)討論會議紀要、索賠會議紀要等等。會議紀要要有臺賬，對于重要的會議紀要，要建立審閱制度，即由作紀要的一方寫好紀要稿后，送交對方傳閱核簽，如有不同意見，可在紀要稿上修改，也可規(guī)定一個核簽期限(如7天)，如紀要稿送出后7 天內(nèi)不返回核簽意見，即認為同意。這對會議紀要稿的合法性是很必要的。
6、施工現(xiàn)場記錄
施工現(xiàn)場記錄主要包括施工日志、施工檢查記錄、工時記錄、質(zhì)量檢查記錄、設備或材料使用記錄、施工進度記錄或者工程照片、錄相等等。對于重要記錄，如質(zhì)量檢查、驗收記錄，還應有工程師派遣的現(xiàn)場監(jiān)理或現(xiàn)場監(jiān)理員簽名。
7、工程財務記錄
主要是記錄工程進度款每月支付申請表，工人勞動計時卡和工資單，設備、材料和零配件采購單、付款收據(jù)，工程開支月報等等。在索賠計價工作中，財務單證十分重要。
8、現(xiàn)場氣象記錄
大家知道，許多的工期拖延索賠都與氣象條件有關。施工現(xiàn)場應注意記錄和收集氣象資料，如每月降水量、風力、氣溫、河水位、河水流量、洪水位、基坑地下水狀況等等。必要時還需要提供氣象部門的資料作依據(jù)。
9、市場信息資料
對于大中型土建工程，一般工期長達數(shù)年，對物價變動等報道資料，應系統(tǒng)地收集整理，這對于工程款的調(diào)價計算是必不可少的，對索賠亦同等重要。如工程所在國官方出版的物價報道（包括主管部門的材料價格信息）、外匯兌換率行情、工人工資調(diào)整文件等。
10、工程所在地的政策法令性文件
如貨幣匯兌限制指令、調(diào)整工資的決定、稅收變更指令、工程仲裁規(guī)則等等。對于重大的索賠事項，如遇到復雜的法律問題時，承包商還需要聘請律師，專門處理這方面的問題。
