采購管理的重要性
工程行業(yè)的采購，狹義的采購是指建筑工程材料、工程設(shè)備的采購；廣義上還包括工程（建設(shè)）項(xiàng)目實(shí)施單位的采購、工程項(xiàng)目服務(wù)等的采購。
目前很多管理規(guī)范的企業(yè)都設(shè)置了專業(yè)的采購管理部門，有些企業(yè)的采購管理部門既做狹義的采購、也做廣義的采購。有些企業(yè)將工程（建設(shè)）項(xiàng)目實(shí)施單位的采購、工程項(xiàng)目服務(wù)等放在工程（項(xiàng)目）管理部門里面。不管其采購的組織機(jī)構(gòu)如何設(shè)置，其管理的職能是一樣的。
本文站在廣義的工程采購的視角，和大家探討有關(guān)工程采購。采購是工程項(xiàng)目成本控制的源頭，工程項(xiàng)目大部分的成本是在采購階段確定和實(shí)際消耗掉的。
采購的方式
一般來說，所有的采購都采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)的方式確定。為什么采購要以招投標(biāo)的方式進(jìn)行呢？而不是直接指定對應(yīng)的單位呢？
首先，這是基于我國的建筑市場法制化、規(guī)范化管理的要求。
最新的《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》（2017年12月28日起施行）第三條明確規(guī)定：
在中華人民共和國境內(nèi)進(jìn)行下列工程建設(shè)項(xiàng)目包括項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料等的采購，必須進(jìn)行招標(biāo)：
（一）大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會公共利益、公眾安全的項(xiàng)目；
（二）全部或者部分使用國有資金投資或者國家融資的項(xiàng)目；
（三）使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項(xiàng)目。
前款所列項(xiàng)目的具體范圍和規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)，由國務(wù)院發(fā)展改革部門會同國務(wù)院有關(guān)部門制訂，報(bào)國務(wù)院批準(zhǔn)。
法律或者國務(wù)院對必須進(jìn)行招標(biāo)的其他項(xiàng)目的范圍有規(guī)定的，依照其規(guī)定。
其次，通過招標(biāo)，可以使工程造價(jià)更加趨于合理、便于發(fā)包方有效控制；
第三，從發(fā)包方視角看，可以選擇到合適的或自己想要的合作單位；
第四，招投標(biāo)制有利于規(guī)范價(jià)格行為，遵循公開、公平、公正的原則，有利于采購從業(yè)人員的廉政廉潔，可以有效遏制建筑領(lǐng)域中的腐敗現(xiàn)象。
業(yè)主在選擇對工程項(xiàng)目進(jìn)行發(fā)包的時(shí)候，一般采取公開招標(biāo)的方式；工程總承包方在選擇工程分包單位時(shí)（施工單位、設(shè)備材料供應(yīng)商），一般采取邀請招標(biāo)的形式。當(dāng)然還有些特定的具有唯一性、專利性的供應(yīng)商采購還可采取單一來源采購等方式確定分包單位。
采購的管理
采購的管理分兩個(gè)層面：一是公司管理層面，二是實(shí)施操作層面。
1、公司管理層面
（1）首先要建立采購管理體系，作為指導(dǎo)采購工作的規(guī)范性文件，其中涉及到采購的流程、職責(zé)分工、合格供應(yīng)商庫（長名單）的建立、短名單的確定、招投標(biāo)程序等內(nèi)容。
（2）企業(yè)層面要需要構(gòu)建合格供應(yīng)商庫，也即俗稱的“長名單”。
為什么要建立采購“長名單”？“長名單”的建立是工程采購管理的基礎(chǔ)性工作，是為了保證采購行為的合法、合理性。以工程總承包項(xiàng)目采購為例，在實(shí)際操作中，大多會選擇邀請招標(biāo)的方式。我國《招標(biāo)投標(biāo)法》第十七條規(guī)定：招標(biāo)人采用邀請招標(biāo)方式的，應(yīng)當(dāng)向三個(gè)以上具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請書。
而在選擇投標(biāo)方的時(shí)候，為了避免暗箱操作、符合國家的相關(guān)審計(jì)要求，同時(shí)也為了保障發(fā)包方的利益。在選擇的時(shí)候，需要對投標(biāo)方的制造能力、裝備、人力、業(yè)績、信譽(yù)等進(jìn)行審核，而這些工作可以通過建立采購“長名單”解決，從而提高快速選擇合適、合格供應(yīng)商的工作效率。
合格供應(yīng)商庫的建立，必須嚴(yán)格進(jìn)行資格預(yù)審、考察等，如遇發(fā)包方指定的和/或首次合作的，也要嚴(yán)格進(jìn)行資格預(yù)審、考察，審核合格的方可納入。合格供應(yīng)商的管理是動態(tài)的，有配套的淘汰機(jī)制，在業(yè)務(wù)活動實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)有新的適宜的合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，每個(gè)工程項(xiàng)目結(jié)束后，要對施工單位、設(shè)備材料供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)；發(fā)現(xiàn)有信譽(yù)、能力下降的原合格供應(yīng)商，應(yīng)從合格供應(yīng)商名單中刪除。
（3）邀請招標(biāo)的對象，也即俗稱的“短名單”，必須來源于“長名單”。
通過以上合格供應(yīng)商庫的管理，可以減少不必要的支出和采購管理部門的工作量，提高采購效率。
（4）招標(biāo)的程序一定要合法。在采購過程中公司的招投標(biāo)委員會、紀(jì)委等還需要全過程參與監(jiān)督，以保證整個(gè)招投標(biāo)過程的合法性，同時(shí)也規(guī)避了公司的風(fēng)險(xiǎn)。該走的程序、該有的資料，必須要有對應(yīng)的文字記錄，避免低級錯(cuò)誤的出現(xiàn)，這也是審計(jì)規(guī)范的需要。
2、實(shí)施操作層面
2.1 設(shè)備材料采購
（1）在采購工作實(shí)施過程中，采購人員除了要熟悉整個(gè)招投標(biāo)流程外，還要適當(dāng)?shù)牧私庠O(shè)備材料規(guī)格、技術(shù)要求、行業(yè)規(guī)范等等，否則他很難將技術(shù)要求傳達(dá)給供應(yīng)商。
（2）對于重大設(shè)備材料，采購人員還要做好現(xiàn)場的監(jiān)造及檢查工作，以保證質(zhì)量、到貨期。
（3）材料到場后，要做好四方（分別是業(yè)主方、監(jiān)理方、總包方、分包方）簽證交接等工作。
（4）關(guān)鍵設(shè)備的安裝、調(diào)試。采購人員與技術(shù)人員要做好與設(shè)備廠家的溝通問題，必要時(shí)應(yīng)要求設(shè)備廠家免費(fèi)上門指導(dǎo)維護(hù)；過程中，現(xiàn)場施工經(jīng)理要配合做好設(shè)備的復(fù)核及監(jiān)督工作。
2.2 施工分包采購
（1）重點(diǎn)做好分包招標(biāo)標(biāo)底價(jià)的編制。工程經(jīng)濟(jì)人員要熟悉和了解項(xiàng)目所在地的工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)定額。工程分包招標(biāo)標(biāo)底屬于公司機(jī)密，要做好保密工作。
（2）招標(biāo)文件編制完成后，必須組織進(jìn)行評審，以便于準(zhǔn)確的把握相關(guān)技術(shù)和商務(wù)招標(biāo)條件，避免錯(cuò)漏項(xiàng)。筆者參加過很多項(xiàng)目的招標(biāo)、評標(biāo)工作，很多招標(biāo)文件漏洞百出，導(dǎo)致分包方報(bào)價(jià)不均衡、不合理，也不利于準(zhǔn)確的通過評標(biāo)選擇合適的分包商。
（3）確定合適的合同計(jì)價(jià)方式。是采用固定總價(jià)、固定單價(jià)還是混合計(jì)價(jià)方式等。需要根據(jù)自身的管控能力以及項(xiàng)目的特點(diǎn)來選擇。
采購合同的管理
比較成熟的公司，都會形成標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本，一般按照標(biāo)準(zhǔn)合同文本來進(jìn)行合同的簽約。
1、合同談判要注意分技術(shù)談判和商務(wù)談判，要注意雙贏、合理的工期、合理的費(fèi)用等原則。
2、合同評審要注意各個(gè)部門都要參與，市場經(jīng)營、工程（項(xiàng)目）管理、技術(shù)、質(zhì)量安全、財(cái)務(wù)、法務(wù)等，都應(yīng)該站在各自的視角進(jìn)行評審，并提出意見。
3、合同實(shí)施要注意變更、簽證和索賠管理。所有的變更、簽證一定要走公司的審批流程；合同索賠分為工期索賠、款項(xiàng)索賠，索賠也有很多技巧，有句話叫“索而不賠”，后續(xù)有機(jī)會再和大家深入探討。
4、注意在合同中約定進(jìn)度里程碑節(jié)點(diǎn)，根據(jù)節(jié)點(diǎn)付款。同時(shí)設(shè)立對分包商獎(jiǎng)罰的條款，一般獎(jiǎng)罰對等，如提前一天獎(jiǎng)勵(lì)多少、延遲一天處罰多少，最多多少金額封頂。在實(shí)施過程中項(xiàng)目部要注意文檔資料的收集整理，為獎(jiǎng)罰做好資料準(zhǔn)備。
5、還要注意在合同中對QHSE條款進(jìn)行約定，做好現(xiàn)場的防護(hù)措施及文明施工的管理要求；以及對現(xiàn)場人員的違章處罰措施等，都需要在合同中約定，否則現(xiàn)場總包方對施工分包方人員違章處罰沒有依據(jù)。
以上是筆者在工程采購、分包及合同管理的實(shí)際工作中的一些感悟，希望對大家的工作有所幫助。
