一、引言
我國項目管理協(xié)會對“項目”給出的定義是: 項目是一系列特殊的將被完成的任務(wù)，它是在一定條件( 時間、成本、質(zhì)量、范圍) 限制下，滿足特定目標(biāo)的多項相關(guān)工作的總稱。
如工程建設(shè)項目、新產(chǎn)品開發(fā)項目等。從供應(yīng)商處購買項目所需要的部分或全部產(chǎn)品或服務(wù)期間所產(chǎn)生的諸如取得成本、運輸裝卸成本、保管保險成本及缺貨成本等統(tǒng)稱為項目采購成本。通常情況下，項目采購成本是決定整個項目成本的最重要因素。
長期以來，在傳統(tǒng)采購理念的支配下，我國很多企業(yè)對采購存在著認(rèn)知誤區(qū)。典型的現(xiàn)象是:
(1) 視采購部門僅是一個花錢的部門，采購部門在企業(yè)組織中的地位低下;
(2) 認(rèn)為采購工作就是簡單的“砍價”，采購的目標(biāo)就是以最低的價格獲得所需要的產(chǎn)品或服務(wù);
(3) 采購成本控制基本以事中、事后控制為主，重視對降低采購成本方法的研究，而忽視采購戰(zhàn)略與供求關(guān)系等對采購成本控制的重要性。
二、項目采購成本控制的“利潤杠桿效應(yīng)”
在項目建設(shè)中，采購成本一般要占到項目總成本的50% － 80%。根據(jù)企業(yè)盈利平衡點的計算可知，成本越高，企業(yè)贏利就越不容易，實現(xiàn)贏利所需要的產(chǎn)品銷售量就越多。反過來就是，采購成本的節(jié)約對企業(yè)最終的贏利效應(yīng)也就越明顯。為了簡化，現(xiàn)假設(shè)成本隨銷量增加而同步增加，比較“提高銷售額”和“降低采購成本”這兩種途徑使企業(yè)利潤增加10%的效果( 見表1)。
由上表可知: 采購成本降低2% ，對最終利潤的作用與銷售額增長10% 的作用是一樣的，采購成本節(jié)約對項目利潤的增加有1: 5的效果。這種效果還會隨著采購成本在總成本中的比例增加而增大�？梢�，采購成本節(jié)約對最終利潤形成具有“杠桿”效應(yīng)。
三、現(xiàn)代采購理念及其特點
近年來，采購管理已經(jīng)發(fā)生了非常大的變化，有些變化甚至顛覆了大家對傳統(tǒng)采購的理解，這種改變主要體現(xiàn)出以下特點:
1． 關(guān)注全面產(chǎn)品開發(fā)過程中的共同責(zé)任。在項目開發(fā)過程中，由供應(yīng)商、研發(fā)部門、采購部門、生產(chǎn)部門、使用部門和營銷部門人員等組成的項目小組對項目開發(fā)的成敗負(fù)直接責(zé)任，而不僅僅是研發(fā)部門單獨負(fù)責(zé)。
2． 從追求功能到追求協(xié)作過程。強調(diào)溝通、協(xié)調(diào)在不同人員之間、不同利益相關(guān)方之間的重要性。
3． 從追求利潤到追求可獲利能力。通過與供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，建立雙贏的合作局面，注重降低采購總成本而不僅僅是采購單價。
4． 從產(chǎn)品到用戶服務(wù)。從企業(yè)導(dǎo)向轉(zhuǎn)向用戶導(dǎo)向，用戶需求是采購管理的出發(fā)點，也是最終的歸宿。
5． 從注重交易到注重關(guān)系的建設(shè)。致力于與供應(yīng)商建立一種長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。
6． 從交易產(chǎn)品清單到交易信息。通過信息共享，提高利益相關(guān)方對各方需求的響應(yīng)程度，做到優(yōu)勢互補，共同提高產(chǎn)品價值和競爭力。
采購新理念的這種變化，從采購流程上分析就是將采購工作以及采購成本控制“前置”。
現(xiàn)將傳統(tǒng)采購工作的工作程序細(xì)分為以下8步: 產(chǎn)品開發(fā)、建設(shè)規(guī)格→供應(yīng)商選擇→生產(chǎn)準(zhǔn)備→確定供應(yīng)商并簽訂合同→訂單管理催交→接貨驗收→結(jié)算付款→檢查與評估。
現(xiàn)代采購理念將以上8 步程序分為二段:前一段: 產(chǎn)品開發(fā)、建設(shè)規(guī)格→供應(yīng)商選擇→生產(chǎn)準(zhǔn)備→確定供應(yīng)商并簽訂合同。
后一段: 訂單管理催交→接貨驗收→結(jié)算付款→檢查與評估。
前一段( 采購合同前) 叫“采購”，強調(diào)“管”的職能; 后一段( 采購合同后) 叫“供應(yīng)”，強調(diào)“干”的職能。
由此可見，現(xiàn)代采購理念有別于傳統(tǒng)采購從頭干到尾的采購模式，承擔(dān)的僅是從產(chǎn)品設(shè)計到供應(yīng)商簽訂供應(yīng)合同為止這一階段的工作，之后具體的訂單處理與保證供應(yīng)功能已不屬于采購職能。供應(yīng)職能從采購職能中分離出來后，與傳統(tǒng)的計劃部門結(jié)合成立計劃供應(yīng)部，其職能包括下采購單、催交貨物以及負(fù)責(zé)生產(chǎn)計劃與采購計劃的制定。同時增設(shè)物流部門( 包括倉儲與配送) ，這樣，三個部門共同組成了供應(yīng)鏈部門。
四、現(xiàn)代采購理念下的采購成本分析
現(xiàn)代采購理念的提出，其現(xiàn)實背景是采購成本控制的重要性，以及采購各階段對采購成本影響的不同。
對傳統(tǒng)采購工作程序的進(jìn)一步分析可以發(fā)現(xiàn)，前一段的采購工作可以歸納為制定采購戰(zhàn)略和完善供求關(guān)系，后一段的采購工作主要以行政事務(wù)和操作性事務(wù)為主。這樣，8 步工作程序按其工作性質(zhì)可以分為四種類型: 采購戰(zhàn)略、供求關(guān)系、行政工作和操作。這四種工作在采購活動中所花的時間及其對采購成本的影響力見下表:
由表可知，“采購戰(zhàn)略”和“供求關(guān)系”以占5%和15% 的時間， 對采購成本的影響力卻達(dá)40% 和30%。而“行政事務(wù)”和“采購操作”雖然花去了采購工作時間的45%和35%，但對采購成本的影響力卻只有5%和25%。
越往前端，采購影響成本的機會就越大; 越往后端，采購影響成本的機會就越小。因此，要合理、有效地控制項目采購成本，關(guān)鍵是將控制的節(jié)點前置，做到事前控制，對影響采購成本起決定作用的采購戰(zhàn)略和供求關(guān)系進(jìn)行重點控制。
五、項目采購成本控制思路
基于以上分析和傳統(tǒng)采購成本理念所存在的誤區(qū)，筆者認(rèn)為項目采購成本控制在以下三個方面應(yīng)該尤其引起重視:
( 一) 正確認(rèn)識采購單價和采購總成本的關(guān)系
項目采購管理的目標(biāo)是以最低的采購成本，保質(zhì)、按期提供所需要的產(chǎn)品。成本低、保證需求是采購管理工作的核心。
傳統(tǒng)的采購成本控制理念，通常認(rèn)為降低采購成本的方法就是“殺價”，在采購產(chǎn)品的價格上大做文章，追求以最低的價格采購所需要的產(chǎn)品。顯然，這種采購理念將“采購成本”與“采購單價”混為一談。長期堅持這種采購理念勢必會導(dǎo)致供求雙方雙輸?shù)牟焕蠊�。從一定程度上說，采購方往往是更大的輸家。
1． 買方永遠(yuǎn)不如賣家精明。供應(yīng)商掌握著所售產(chǎn)品的完全信息，對供應(yīng)價格始終有一個預(yù)期底線。而采購方即使做了最充分的價格談判準(zhǔn)備，在供應(yīng)商“不見兔子不撒鷹”的心理面前也難以獲得真正的利益。
2． 采購單價降低，采購成本增加。供應(yīng)商在不想失去訂單而又想獲得預(yù)期利潤的理念支配下，就必然在交貨質(zhì)量、交貨周期等交易條件上做手腳，這必然導(dǎo)致采購方無法保證正常生產(chǎn)需求、次品增加，從而造成實際采購總成本的增加。
3． 易滋生投機、腐敗行為。在這種“殺價”理念的支配下，供求雙方只能是一種投機性強的、簡單的“買賣”關(guān)系。當(dāng)市場供小于求時，采購方往往由于供應(yīng)方單方面的價格調(diào)整行為而損失慘重。同時，合作不穩(wěn)定、投機性的供求關(guān)系極易滋生采購腐敗現(xiàn)象。
因此，要為供應(yīng)商預(yù)留利潤空間，實現(xiàn)供需雙方的共贏。變“殺價”為“計價”，通過專業(yè)的采購成本技術(shù)分析、價格追蹤以及材料價格差異體系等手段，將采購價格控制在恰到好處的水平。重視“采購總成本”而非“采購單價”，應(yīng)是項目采購管理的重點之一。
( 二) 重視供求關(guān)系
追求采購總成本最低，就應(yīng)該改變傳統(tǒng)采購過程中和供應(yīng)商之間的簡單買賣關(guān)系，轉(zhuǎn)而尋求建立一種合作伙伴關(guān)系甚至是戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。
1． 供應(yīng)商數(shù)量: 并不是越多越好，較少的供應(yīng)商( 通常為2 － 3 家，有時僅1 家) 意味著供應(yīng)商有較大的訂單，對采購方來說，意味著有更多的價格優(yōu)勢。美國通用、日本豐田汽車公司的汽車年銷量全球數(shù)一數(shù)二，但其全球供應(yīng)商數(shù)量僅有數(shù)百家，而我國的一汽公司供應(yīng)商數(shù)量卻有2000 多家。
2． 供應(yīng)時間: 致力于建立一種長期的、穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系，這種關(guān)系對供應(yīng)商的吸引力往往比訂單的數(shù)量和利潤率的吸引力還更大。
