一、建設工程項目檔案管理的重要性
建設工程項目檔案管理是工程項目建設的有機組成部分。建設工程項目檔案直接反映了建設工程項目質(zhì)量，其與工程使用和管理有著十分緊密地聯(lián)系，工程的使用和管理始終離不開檔案的支持；建設工程項目檔案不僅對本身工程有著指導利用的作用，而且對其他同類工程的設計建設也有著重要的參考借鑒作用；建設工程項目檔案得到重復多次利用，是建設工程項目檔案活力和價值的體現(xiàn)；建設工程項目檔案管理是建設工程質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，其重要性更不言而喻。
二、提高建設工程項目檔案管理水平的有效途徑
（一）加強政策宣傳
要做好項目工程檔案管理工作，離不開各單位、各部門的支持和協(xié)作。我們在建設工程項目檔案的收集過程中，要注重運用規(guī)范、科學的技術(shù)手段，通過多方式、多渠道、多層次地宣傳檔案法律法規(guī)以及其重要性，積極主動的開展檔案宣傳工作，使廣大工作人員真正認識到做好建設工程項目檔案工作的重要意義，真正了解各自應盡的職責和義務。
（二）提高隊伍素質(zhì)，增強責任意識
“工欲善其事，必先利其器”，學習能提高個人素質(zhì)，提升我們的道德素養(yǎng)，進而不斷提高自身解決工作實際問題的能力。無論專、兼職檔案管理人員，都必須要做到：加強檔案工作職業(yè)道德建設，自覺樹立愛崗敬業(yè)、默默奉獻意識，從思想上真正熱愛檔案工作；加強工作作風建設，努力培養(yǎng)自身舍得吃苦、樂于為基層服務的意識，增強工作的責任感和使命感；樹立終身學習、終身受教的思想觀念，做到培訓與自學相結(jié)合，要向領導、向同事學習，學習他們好的工作方法和工作經(jīng)驗；學習、掌握、精通檔案工作所需要的各項基本技能；加強現(xiàn)代辦公設備的學習，提高熟練運用計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的技能水平，真正成為一崗多能、業(yè)務精湛的管理能手，以適應新時期新階段對檔案工作的要求。各級領導和有關業(yè)務部門要切實重視檔案管理工作,檔案管理專業(yè)部門和人員要進一步明確職責范圍,樹立服務意識，加強業(yè)務學習。從自身做起，愛崗敬業(yè)，按制度辦事，用規(guī)范工作，從源頭上把好檔案質(zhì)量關。維護檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、嚴謹性、安全性，提高檔案的可利用性。
（三）加強組織領導，完善制度建設
加強組織領導，堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓，健全管理網(wǎng)絡。項目建設單位要將設計、施工、建立等各參建單位都納入管理網(wǎng)絡，建立檔案領導小組和檔案工作小組，明確分管領導、責任部門和工作人員，對本系統(tǒng)的檔案管理工作履行監(jiān)督、檢查和指導的職責。以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監(jiān)督管理和具體業(yè)務，從而理順檔案管理機構(gòu)與各檔案生成單位和部門的管系，明確職責。完善制度建設，建立健全檔案管理以及建設工程項目檔案歸檔等的各項工作制度，將制度細化到每項工作的標準程序中去，確保檔案管理工作有章可循、有法可依，達到規(guī)范化管理目標。制定《建設工程項目檔案管理辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱暫行規(guī)定》、《檔案歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》、《檔案分類編號規(guī)定》、《檔案修改補充制度》、《檔案檢索及機房管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案管理考核辦法（暫行）》等一系列規(guī)章制度。從檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、利用、銷毀以及安全保密等工作的各個環(huán)節(jié)，均建立健全完善的制度及有效的措施，并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任制中進行考核，進一步規(guī)范、細化檔案管理工作，使依法治檔工作納入法制化的管理軌道。
三、加強建設工程項目檔案管理的新舉措
（一）強化責任考核，加強跟蹤指導
建立檔案目標管理考核機制，把檔案管理工作納入綜合考核范疇。結(jié)合競賽、達標、創(chuàng)優(yōu)、評先等活動，強化考核激勵。在領導意識、人員素質(zhì)、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質(zhì)量等環(huán)節(jié)上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識，推行檔案工作責任制管理。跟蹤指導是檔案部門在收集工程項目檔案時掌握第一手資料的必要條件,也是使竣工資料達到規(guī)范化的重要手段。工程檔案產(chǎn)生貫穿于工程項目的招標、投標、施工和竣工的整個過程。檔案部門要根據(jù)年度工程進度計劃內(nèi)容，制定出相應的跟蹤指導計劃,在工程項目施工開始就派專業(yè)技術(shù)人員進行跟蹤指導,對該項工程竣工檔案交付驗收提出明確要求,切實做到對工程竣工檔案的有效控制。對不按規(guī)定執(zhí)行的單位，工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的單位，及時提出書面整改意見，仍不按時移交的，依照規(guī)定給予適當?shù)慕?jīng)濟處罰，嚴重的實行責任追究制。
（二）加強崗位技能培訓，提高人員業(yè)務水平
與工程建設相關的設計、監(jiān)理、承包、施工單位多數(shù)人員對工程檔案重要性認識不到位，并且缺乏系統(tǒng)的檔案工作業(yè)務技能，因此，加強對這些人員的培訓是十分重要的。具體可以通過多種渠道、采用多種方式，對參建單位的檔案人員進行專業(yè)的建設工程項目檔案業(yè)務培訓，介紹檔案管理工作相關的法律法規(guī)以及各項管理制度，對建設工程項目檔案的收集范圍、整編要求、移交時間和竣工檔案驗收的基本要求進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓指導。這樣，各參建單位檔案管理人員在增強檔案管理意識的同時，也可以提高檔案管理工作水平，為工程檔案收集齊全、規(guī)范整理、安全保管和有效利用發(fā)揮了重要的作用。
（三）成立重大工程項目竣工檔案歸檔工作協(xié)調(diào)小組
建設工程項目檔案的形成貫穿于項目立項、評估、設計到施工、竣工、交付使用全過程,檔案資料的形成、積累、歸檔是一個復雜的過程,其中涉及到若干部門,眾多的環(huán)節(jié)和許多專業(yè),歸檔范圍包括建設項目前期文件、招投標文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗收文件，要保證施工檔案完整準確及時地歸檔,就應當有一個協(xié)調(diào)的機制。一個比較大的工程項目,應當成立竣工檔案協(xié)調(diào)小組,一般應由規(guī)劃部門、工程部門、財務部門、檔案部門、設計單位、施工單位、監(jiān)理等組成,以協(xié)調(diào)各方面的工作,保證工程項目竣工資料歸檔工作的順利進行。
（四）提高建設工程項目檔案管理信息化水平
建設工程項目檔案的管理應該依靠提高信息化水平來提高檔案管理效率。一方面，加快做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化整理工作；另一方面，嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等標準，統(tǒng)一建設系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一檔案信息的歸檔存儲格式，確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。各參建單位在將檔案條目錄入的同時，所有資料電子文件通過掃描等形式一并上傳數(shù)字檔案館，從而通過網(wǎng)絡就能實現(xiàn)檔案便捷快速的查閱和利用，真正做到檔案內(nèi)容的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。建設工程項目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業(yè)收集信息資源的重要工作。只有進一步加強對建設工程檔案的管理，采取科學有效的途徑，才能使檔案體現(xiàn)價值，為企業(yè)發(fā)展提供決策信息。
