一、建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的重要性
建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目建設(shè)的有機(jī)組成部分。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案直接反映了建設(shè)工程項(xiàng)目質(zhì)量，其與工程使用和管理有著十分緊密地聯(lián)系，工程的使用和管理始終離不開檔案的支持；建設(shè)工程項(xiàng)目檔案不僅對本身工程有著指導(dǎo)利用的作用，而且對其他同類工程的設(shè)計(jì)建設(shè)也有著重要的參考借鑒作用；建設(shè)工程項(xiàng)目檔案得到重復(fù)多次利用，是建設(shè)工程項(xiàng)目檔案活力和價(jià)值的體現(xiàn)；建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，其重要性更不言而喻。
二、提高建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理水平的有效途徑
（一）加強(qiáng)政策宣傳
要做好項(xiàng)目工程檔案管理工作，離不開各單位、各部門的支持和協(xié)作。我們在建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的收集過程中，要注重運(yùn)用規(guī)范、科學(xué)的技術(shù)手段，通過多方式、多渠道、多層次地宣傳檔案法律法規(guī)以及其重要性，積極主動的開展檔案宣傳工作，使廣大工作人員真正認(rèn)識到做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作的重要意義，真正了解各自應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。
（二）提高隊(duì)伍素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任意識
“工欲善其事，必先利其器”，學(xué)習(xí)能提高個人素質(zhì)，提升我們的道德素養(yǎng)，進(jìn)而不斷提高自身解決工作實(shí)際問題的能力。無論專、兼職檔案管理人員，都必須要做到：加強(qiáng)檔案工作職業(yè)道德建設(shè)，自覺樹立愛崗敬業(yè)、默默奉獻(xiàn)意識，從思想上真正熱愛檔案工作；加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè)，努力培養(yǎng)自身舍得吃苦、樂于為基層服務(wù)的意識，增強(qiáng)工作的責(zé)任感和使命感；樹立終身學(xué)習(xí)、終身受教的思想觀念，做到培訓(xùn)與自學(xué)相結(jié)合，要向領(lǐng)導(dǎo)、向同事學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們好的工作方法和工作經(jīng)驗(yàn)；學(xué)習(xí)、掌握、精通檔案工作所需要的各項(xiàng)基本技能；加強(qiáng)現(xiàn)代辦公設(shè)備的學(xué)習(xí)，提高熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的技能水平，真正成為一崗多能、業(yè)務(wù)精湛的管理能手，以適應(yīng)新時期新階段對檔案工作的要求。各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門要切實(shí)重視檔案管理工作,檔案管理專業(yè)部門和人員要進(jìn)一步明確職責(zé)范圍,樹立服務(wù)意識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。從自身做起，愛崗敬業(yè)，按制度辦事，用規(guī)范工作，從源頭上把好檔案質(zhì)量關(guān)。維護(hù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性、安全性，提高檔案的可利用性。
（三）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善制度建設(shè)
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持工程項(xiàng)目建設(shè)與工程檔案管理兩手抓，健全管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)單位要將設(shè)計(jì)、施工、建立等各參建單位都納入管理網(wǎng)絡(luò)，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和工作人員，對本系統(tǒng)的檔案管理工作履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監(jiān)督管理和具體業(yè)務(wù)，從而理順檔案管理機(jī)構(gòu)與各檔案生成單位和部門的管系，明確職責(zé)。完善制度建設(shè)，建立健全檔案管理以及建設(shè)工程項(xiàng)目檔案歸檔等的各項(xiàng)工作制度，將制度細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去，確保檔案管理工作有章可循、有法可依，達(dá)到規(guī)范化管理目標(biāo)。制定《建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理辦法》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱暫行規(guī)定》、《檔案歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》、《檔案分類編號規(guī)定》、《檔案修改補(bǔ)充制度》、《檔案檢索及機(jī)房管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案管理考核辦法（暫行）》等一系列規(guī)章制度。從檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、銷毀以及安全保密等工作的各個環(huán)節(jié)，均建立健全完善的制度及有效的措施，并將制度的落實(shí)情況納入檔案工作人員崗位責(zé)任制中進(jìn)行考核，進(jìn)一步規(guī)范、細(xì)化檔案管理工作，使依法治檔工作納入法制化的管理軌道。
三、加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的新舉措
（一）強(qiáng)化責(zé)任考核，加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)
建立檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制，把檔案管理工作納入綜合考核范疇。結(jié)合競賽、達(dá)標(biāo)、創(chuàng)優(yōu)、評先等活動，強(qiáng)化考核激勵。在領(lǐng)導(dǎo)意識、人員素質(zhì)、資金落實(shí)、完善制度、收集齊全、整理質(zhì)量等環(huán)節(jié)上加大考核力度，不斷增強(qiáng)參建人員的檔案責(zé)任意識，推行檔案工作責(zé)任制管理。跟蹤指導(dǎo)是檔案部門在收集工程項(xiàng)目檔案時掌握第一手資料的必要條件,也是使竣工資料達(dá)到規(guī)范化的重要手段。工程檔案產(chǎn)生貫穿于工程項(xiàng)目的招標(biāo)、投標(biāo)、施工和竣工的整個過程。檔案部門要根據(jù)年度工程進(jìn)度計(jì)劃內(nèi)容，制定出相應(yīng)的跟蹤指導(dǎo)計(jì)劃,在工程項(xiàng)目施工開始就派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行跟蹤指導(dǎo),對該項(xiàng)工程竣工檔案交付驗(yàn)收提出明確要求,切實(shí)做到對工程竣工檔案的有效控制。對不按規(guī)定執(zhí)行的單位，工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不交檔案的單位，及時提出書面整改意見，仍不按時移交的，依照規(guī)定給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰，嚴(yán)重的實(shí)行責(zé)任追究制。
（二）加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)，提高人員業(yè)務(wù)水平
與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計(jì)、監(jiān)理、承包、施工單位多數(shù)人員對工程檔案重要性認(rèn)識不到位，并且缺乏系統(tǒng)的檔案工作業(yè)務(wù)技能，因此，加強(qiáng)對這些人員的培訓(xùn)是十分重要的。具體可以通過多種渠道、采用多種方式，對參建單位的檔案人員進(jìn)行專業(yè)的建設(shè)工程項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，介紹檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)以及各項(xiàng)管理制度，對建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的收集范圍、整編要求、移交時間和竣工檔案驗(yàn)收的基本要求進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)指導(dǎo)。這樣，各參建單位檔案管理人員在增強(qiáng)檔案管理意識的同時，也可以提高檔案管理工作水平，為工程檔案收集齊全、規(guī)范整理、安全保管和有效利用發(fā)揮了重要的作用。
（三）成立重大工程項(xiàng)目竣工檔案歸檔工作協(xié)調(diào)小組
建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的形成貫穿于項(xiàng)目立項(xiàng)、評估、設(shè)計(jì)到施工、竣工、交付使用全過程,檔案資料的形成、積累、歸檔是一個復(fù)雜的過程,其中涉及到若干部門,眾多的環(huán)節(jié)和許多專業(yè),歸檔范圍包括建設(shè)項(xiàng)目前期文件、招投標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗(yàn)收文件，要保證施工檔案完整準(zhǔn)確及時地歸檔,就應(yīng)當(dāng)有一個協(xié)調(diào)的機(jī)制。一個比較大的工程項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)成立竣工檔案協(xié)調(diào)小組,一般應(yīng)由規(guī)劃部門、工程部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理等組成,以協(xié)調(diào)各方面的工作,保證工程項(xiàng)目竣工資料歸檔工作的順利進(jìn)行。
（四）提高建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理信息化水平
建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的管理應(yīng)該依靠提高信息化水平來提高檔案管理效率。一方面，加快做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化整理工作；另一方面，嚴(yán)格按照國家有關(guān)電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一建設(shè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一檔案信息的歸檔存儲格式，確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。各參建單位在將檔案條目錄入的同時，所有資料電子文件通過掃描等形式一并上傳數(shù)字檔案館，從而通過網(wǎng)絡(luò)就能實(shí)現(xiàn)檔案便捷快速的查閱和利用，真正做到檔案內(nèi)容的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業(yè)收集信息資源的重要工作。只有進(jìn)一步加強(qiáng)對建設(shè)工程檔案的管理，采取科學(xué)有效的途徑，才能使檔案體現(xiàn)價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供決策信息。
