水利工程檔案管理方法(3篇)

 第一篇：提升水利工程檔案管理

1受到時(shí)空的約束,水利工程檔案具備明顯的時(shí)機(jī)性

在人類對自然的改造活動當(dāng)中,水利工程建設(shè)屬于其中的一方面內(nèi)容,其不可避免地會受到大自然發(fā)展變化規(guī)律的影響與約束,為此,水利工程建設(shè)過程當(dāng)中形成的檔案資料,尤其是在洪澇災(zāi)害發(fā)生后所采取的搶救緊急工程的相關(guān)資料,具有顯著的時(shí)間及季節(jié)性,為此,水利工程檔案具備顯著的時(shí)機(jī)性特征。科技檔案與文字檔案一體化水利工程屬于施工、管理、規(guī)劃一體化的運(yùn)行機(jī)制,為此,所形成的業(yè)務(wù)性資料與科技檔案資料相互間存在非常緊密的聯(lián)系性,具有向科技檔案與文字檔案一體化發(fā)展的趨勢。

2水利工程檔案的搜集與整理

2.1分階段搜集

開展水利工程檔案搜集是把水利工程各部分單位及個人手中的工程圖紙、資料信息等進(jìn)行統(tǒng)一的搜集,交給專門的檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一化的經(jīng)管。目前,水利工程檔案逐漸從傳統(tǒng)的雜亂分散型向條理集中型的方向轉(zhuǎn)變,開展科學(xué)的行之有效的水利工程檔案管理促使工程檔案更為正規(guī)更加標(biāo)準(zhǔn)。針對工程中的相關(guān)資料從工程開始到完工進(jìn)行全過程的檔案資料的搜集,這體現(xiàn)在工程的各個階段當(dāng)中,同時(shí)隨時(shí)進(jìn)行檔案信息的記錄,做好施工日志、竣工報(bào)告等資料的登記。如果在進(jìn)行工程檔案搜集的過程當(dāng)中查出有缺乏資料或者資料不完善的情況,要在第一時(shí)間將工程資料補(bǔ)充完整。針對時(shí)間比較長的跨年水利工程項(xiàng)目,因受到其自身施工時(shí)間比較長的影響,在工程施工作業(yè)過程當(dāng)中,參與工作者發(fā)生的變動情況是比較大的,如果資料未進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)一的搜集那么就會有檔案資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生,為此,及時(shí)進(jìn)行工程檔案資料的搜集是非常重要的。水利工程檔案管理工作的開展通常將檔案資料劃分為以下三種類別來進(jìn)行整理:設(shè)計(jì)資料、施工作業(yè)過程當(dāng)中的資料信息、竣工驗(yàn)收及資料。通過對工程檔案資料進(jìn)行的類別劃分之后就能夠?qū)φ�理的檔案信息非常清楚地加以了解,同時(shí)在今后的資料查閱上也是非常方便的。

2.2強(qiáng)制性搜集

從字面意義上就可以了解到,強(qiáng)制性搜集是一種通過強(qiáng)制性的方法進(jìn)行工程檔案資料的搜集,這種搜集方法比較適合在設(shè)置臨時(shí)機(jī)構(gòu)比較多的水利工程施工單位或者人員比較復(fù)雜分散的施工單位。通常采取的是向施工單位收取一定的檔案資料押金的方式。具體的水利工程上報(bào)之后,需要施工企業(yè)首先交付一定的檔案資料押金,在其把完整的檔案資料返交檔案部門之后才將其押金如數(shù)退還,此種檔案搜集的方法對于比較復(fù)雜的施工企業(yè)來講有著較為顯著的制約作用,可有效的促使工程檔案資料不會因人為性因素導(dǎo)致資料丟失的情況發(fā)生。

3加強(qiáng)水利工程檔案管理具體措施

3.1完善水利工程檔案管理制度措施

我國加入世貿(mào)組織后,國家在水利工程項(xiàng)目檔案管理工作上欠缺對其進(jìn)行深入的探究與思考,加上最近幾年水利工程項(xiàng)目管理工作內(nèi)容產(chǎn)生了非常顯著的不同改變,在此過程當(dāng)中,國家對于水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理制度進(jìn)行不斷的革新,逐漸形成一個有形化的市場,截至2001年年底我國有占據(jù)58%法人有形建筑市場早已形成,達(dá)到與國家政府機(jī)構(gòu)職能完全分離的狀態(tài),同時(shí),相關(guān)信息化建設(shè)進(jìn)程及科技成果的運(yùn)用得到顯著的提高,目前已經(jīng)有20多個省市制定了新技術(shù)推廣運(yùn)用方案,對以往滯后的技術(shù)管理及實(shí)施規(guī)則完全淘汰。為了能夠趕上國際貿(mào)易組織及國際慣例的步伐,我國逐漸進(jìn)行了政府職能的轉(zhuǎn)變及對水利工程建設(shè)項(xiàng)目在審批上的革新,針對已經(jīng)與目前改革化進(jìn)程、新形勢下不相適應(yīng)的水利工程檔案管理規(guī)范進(jìn)行了全面的清除,重新制定了新的檔案資料管理規(guī)范,促使工程檔案在內(nèi)容、形式或是規(guī)章體制、乃至檔案資料的載體上都產(chǎn)生了非常顯著的改變,可是,與其對應(yīng)的各項(xiàng)檔案管理制度、法律規(guī)章并未在第一時(shí)間做出完善的修整,所以,水利工程檔案并未從真正意義上加入新的管理制度當(dāng)中,為此,創(chuàng)建完善的檔案管理法律規(guī)章制度是亟待解決的事情。

3.2創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)促使檔案管理更為規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)化

加強(qiáng)水利工程檔案管理工作,對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一完整的規(guī)范化管理,這是非常重要的一方面內(nèi)容。(1)創(chuàng)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,對工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),交由專門的檔案管理負(fù)責(zé)人員對檔案管理工作進(jìn)行任務(wù)分配,指定各部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任專職的檔案管理人員;(2)對檔案管理信息管理軟件進(jìn)行設(shè)計(jì),把輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分門別類的編排,逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案,同時(shí)對檔案信息進(jìn)行有序化的科學(xué)管理;(3)創(chuàng)建完善的檔案管理制度,在對檔案歸檔的時(shí)候一定要針對各文件進(jìn)行仔細(xì)全方位的檢查,查看文件在內(nèi)容上信息是否完整。切記,不管是在水利工程施工過程中或是施工企業(yè)內(nèi)部,一定要確保施工檔案各資料的完整無缺,這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)完整的檔案規(guī)范化管理。

3.3改變傳統(tǒng)理念進(jìn)行檔案科學(xué)化管理

長久以來,針對各級檔案管理工作當(dāng)中并未形成一套完整科學(xué)的管理理念,檔案管理工作并未貫穿于工程的各個細(xì)小環(huán)節(jié),這造成檔案管理部門各自為政的現(xiàn)象廣泛存在,這就造成檔案資料不完善度較高,管理理念上有待進(jìn)一步提高。為此,一定要努力的提升自身檔案管理理念,制定科學(xué)合理的檔案管理措施,開展水利工程檔案科學(xué)化管理,從水利工程復(fù)雜性出發(fā),增加檔案管理搜集途徑。從目前的具體狀況來分析,水利工程建設(shè)的復(fù)雜性比較高,工程項(xiàng)目從申報(bào)到完工涉及到的檔案資料紛多復(fù)雜,關(guān)乎到的部門及施工人員也比較多,管理工作的開展也需要較長的一段時(shí)間,一旦有疏漏的情況,便會造成非常嚴(yán)重的后果。通常情況下,小型水利工程施工時(shí)間比較緊迫、文件量比較少,為此檔案管理人員經(jīng)常會忽視掉對此方面的檔案管理,并且小型水利工程施工人員構(gòu)成情況比較復(fù)雜,通常工程目標(biāo)并不能夠準(zhǔn)時(shí)完成。為此,為促使工程檔案資料能夠完整無缺的進(jìn)行保存及整理,對檔案管理工作人員提出了全新的要求,作為檔案管理工作人員一定要清楚的了解工程的每一道程序,對工程各類資料詳細(xì)了解,同時(shí)可采取以下檔案資料搜集辦法,促使檔案管理效率得以提升。3.3.1追蹤搜集檔案資料的追蹤搜集比較適合在施工周期比較短的水利工程當(dāng)中,這樣進(jìn)行檔案資料整理的時(shí)候就會非常便捷,檔案管理工作者一定要對施工現(xiàn)場實(shí)際狀況進(jìn)行一定的了解,第一時(shí)間掌握工程施工實(shí)際情況,同時(shí)進(jìn)行相關(guān)材料的搜集,追蹤搜集方法可及時(shí)的對工程狀況進(jìn)行很好的掌握,可是所需的人物力投入也是比較大的。3.3.2分階段搜集在施工周期比較長的水利工程中是比較適合選擇分階段搜集的方法進(jìn)行檔案資料搜集的,針對那些跨年度的大型水利工程,需檔案管理人員時(shí)常保持與相關(guān)部門的密切聯(lián)系,對工程進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握,強(qiáng)化催收,爭取最大限度上防止檔案資料丟失的情況發(fā)生,促使檔案的連續(xù)完整性能夠有力的保證。3.3.3強(qiáng)制性搜集對于施工人員比較分散、設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)比較多的施工企業(yè)來講,強(qiáng)制性搜集是比較適用的。通�？梢赃x擇使用搜集檔案資料押金的方式對檔案資料進(jìn)行管理及搜集,這就需施工企業(yè)交付一部分資料押金,待資料無用之后再轉(zhuǎn)交檔案管理部門,同時(shí)退回押金。此種方式能夠起到一定的制約性作用,同時(shí)促使檔案資料得到有效的管理。

3.4檔案資源管理范圍及要求需明確透明化

3.4.1水利工程檔案管理范圍水利工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)-可行性報(bào)告-涉及-決策-施工-質(zhì)檢-建立-驗(yàn)收-試運(yùn)行等階段中逐漸形成,同時(shí)以文字、圖紙、聲像等為載體進(jìn)行歸檔保存。3.4.2檔案資料管理具體要求首先,水利工程檔案管理與工程其他方面的管理工作要一同開展;其次,要確保檔案的完整準(zhǔn)確無誤,同時(shí)檔案相關(guān)資料一定要整理好,其中,圖片、照片要做好詳細(xì)的附屬說明;再次,工程竣工圖紙一定要展現(xiàn)出水利工程的實(shí)際狀況,一定要做到圖文結(jié)合,嚴(yán)格做好工程施工-檢測-驗(yàn)收的記錄及簽證,加蓋竣工章;第四,水利工程施工作業(yè)當(dāng)中的照片、錄音等資料,施工作業(yè)中發(fā)生的重大事故都一定要配備詳細(xì)全面的文字解釋,對具體工程施工情況作出仔細(xì)全面的登記。

3.5加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)促使檔案

管理水平進(jìn)一步提升檔案管理工作人員一定要嚴(yán)格的以工程檔案管理要求開展日常管理,為此對檔案管理人員提出了高標(biāo)準(zhǔn)的具體要求。作為水利工程檔案管理工作者一定要具備高水平的專業(yè)技能,具有豐富的管理知識和先進(jìn)的管理理念。為此,為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規(guī)范及相關(guān)要求,需要對檔案管理人員進(jìn)行有計(jì)劃性的定期培訓(xùn),針對水利工程建設(shè)當(dāng)中的相關(guān)文件資料、具有重要價(jià)值的檔案的歸檔問題進(jìn)行詳細(xì)的講解,嚴(yán)格以檔案管理要求為依據(jù),對檔案進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的編寫,在平時(shí)的工作當(dāng)中,注意該方面的資料,要知道,只有做好水利工程檔案管理工作,才能夠促使檔案更為標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化,進(jìn)而為工程施工提供強(qiáng)有力的后備力量。

3.6對檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)

要想確保檔案管理工作水平得到顯著的提高,則需要對檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā),這就需要在平時(shí)的管理工作當(dāng)中,做好檔案各類資料的搜集-歸檔-保存,這樣才能夠?qū)�檔案信息進(jìn)行綜合運(yùn)用及有效的開發(fā)。譬如,某城市區(qū)域當(dāng)中河道的清挖,當(dāng)時(shí)黃河水大發(fā),整個河道完全被淤泥覆蓋住,整個水利工程受到非常嚴(yán)重的影響,固然,對農(nóng)民灌溉也帶來較為惡劣的影響。為了促使農(nóng)民豐收不受任何影響,市縣級水利部門開展了河清淤整改措施,水利施工人員對水利工程所有檔案進(jìn)行仔細(xì)的閱讀,短時(shí)間內(nèi)制定出適合的水利治理方案,調(diào)出相關(guān)人員進(jìn)行施工圖的設(shè)計(jì)-測量及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),最終制定最為適合的清淤方案,第一時(shí)間將方案上交政府部門,隨之政府部門從現(xiàn)有的水利部門方案處罰,對區(qū)域當(dāng)中的河道狀況作出全面的方案調(diào)整,短時(shí)間內(nèi)開始實(shí)施。這樣促使災(zāi)情帶來的負(fù)面影響降到最低的程度,同時(shí),農(nóng)田損失面積達(dá)到最小,由此可見,水利工程檔案管理所具有的重要意義。水利工程檔案的形成是水利工作人員集體勞動的結(jié)晶,對工程相關(guān)的文件資料進(jìn)行搜集-歸檔-檔案信息未今后水利工程的管理提供了非常有利的參考資料。作為檔案管理工作人員,能夠在第一時(shí)間將所需檔案資料提供給水利業(yè)務(wù)部門,使其能夠切身感受到檔案信息的重要價(jià)值,則對于促使檔案管理人員工作積極能動性的提高有著很大的推動性作用。

4結(jié)語

最近幾年,在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)施信息化檔案管理,把全部的檔案資料輸入電腦當(dāng)中,這樣便能夠在第一時(shí)間為水利業(yè)務(wù)部門供應(yīng)完整及時(shí)的信息資源,而業(yè)務(wù)部門技術(shù)工作者在對檔案資料利用完之后也要準(zhǔn)時(shí)的將檔案及時(shí)歸檔,這樣才能夠促使工程檔案資料的完整性得到最大的保障,推動檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提升。

第二篇：水利工程檔案管理對策

1水利工程檔案信息化程度不高

隨著我國信息化、現(xiàn)代化的建設(shè),水利工程在建設(shè)管理等方面急需改革。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及,使得越來越多的文件直接在電腦上產(chǎn)生,通過網(wǎng)絡(luò)傳輸。面對無紙化辦公的提出和發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理顯得相對滯后和低效,無法滿足現(xiàn)代化管理的需求,不能適應(yīng)時(shí)代的要求。這就對水利工程檔案的收集、整理、移交、保管、利用等方面提出了新的要求——檔案管理信息化。水利工程建設(shè)管理與日常的企事業(yè)單位管理不同。水利工程建設(shè)的各參建單位臨時(shí)聚集在一起,隨著水利工程建設(shè)的完工而分散,與具有長期穩(wěn)定性的企事業(yè)單位在管理上有根本上的差異。是不同性質(zhì)、不同規(guī)模、不同地域的水利工程的建設(shè),其復(fù)雜程度也不同,一般的項(xiàng)目管理軟件并不適合所有的水利工程,幵發(fā)設(shè)計(jì)適合所有水利工程建設(shè)的項(xiàng)目管理軟件具有一定的難度,開發(fā)設(shè)計(jì)適合特定水利工程建設(shè)的項(xiàng)目管理軟件又大大加大了投資成本。再加上水利工程建設(shè)工期限制,各參建單位項(xiàng)目部僅在建設(shè)期間存在,為避免麻煩,各參建單位各自為陣,在內(nèi)部使用各自的項(xiàng)目管理軟件,對外依舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)文件為主。有信息化意識的建設(shè)單位也只是把收集到的紙質(zhì)文件材料,掃描轉(zhuǎn)化為電子文件的形式保存。

2水利工程檔案管理技術(shù)方面的建議

2.1做好水利工程檔案的收集工作

水利工程檔案的收集主要抓緊工程建設(shè)的三個階段內(nèi)的檔案收集:第一個是前期工作階段。水利工程檔案行政管理部門要主動與水利工程各參建單位的文件材料管理人員密切溝通,指導(dǎo)他們建立相應(yīng)的文件材料保管利用制度和文件材料的收集工作,掌握工程項(xiàng)目的動態(tài),督促他們及時(shí)地將有關(guān)批件和資料收集,分類保存,并按制定制度進(jìn)行管理。第二個是施工階段。水利工程檔案管理部門要經(jīng)常與各參建單位的文件材料管理人員取得聯(lián)系,要求他們按規(guī)定收集整理并保管好各類工程檔案資料,保證各施工環(huán)節(jié)的檔案資料完整。必要時(shí)可對各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查,為梭工時(shí)檔案驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。第三個是竣工驗(yàn)收階段。水利工程檔案行政管理部門要主動參與水利工程的驗(yàn)收,認(rèn)真審查歸檔的檔案材料的完整性和真實(shí)性,堅(jiān)持水利工程檔案與水利工程項(xiàng)目同步驗(yàn)收,若檔案驗(yàn)收不合格則不能確認(rèn)水利工程項(xiàng)目梭工,否則不予決算。大部分水利工程因工程浩大、復(fù)雜程度高,會產(chǎn)生跨年度建設(shè)的情況。在這種由于其工期時(shí)間長,施工期間人員變動較大的情況下,產(chǎn)生的文件材料雜亂,且十分容易遺失。在管理上一般會采取分類方法對文件材料進(jìn)行收集管理,一般將需要收集的文件材料分為四大類:一是建設(shè)前期調(diào)研文件，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等;二是設(shè)計(jì)類文件,如:項(xiàng)目設(shè)計(jì)書、設(shè)計(jì)圖紙等;三是施工類文件,如建設(shè)實(shí)施方案、施工報(bào)告、施工日志等;四是梭工驗(yàn)收及資料,如工程質(zhì)量評定報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。分類管理能使文件材料歸檔及時(shí)、清晰、完整,為建設(shè)過程中的利用工作提供方便。

2.2做好水利工程檔案的整理工作

具體整理過程可按以下幾部分著手:一是水利工程建設(shè)前期階段。需要特別注意的是一些報(bào)批文件材料,應(yīng)按照報(bào)批程序,文字材料在前,報(bào)批圖紙?jiān)诤?正式批件在前,請示報(bào)告在后的順序排列。二是水利工程勘測設(shè)計(jì)階段。主要以勘測、設(shè)計(jì)單位形成的水文、地址、氣象等基礎(chǔ)性資料和水利工程各種設(shè)計(jì)文件材料為主,應(yīng)按專業(yè)整理。三是水利工程建設(shè)施工階段。主要是施工技術(shù)文件材料和竣工驗(yàn)收文件材料,施工技術(shù)文件材料按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程結(jié)合施工程序和專業(yè)進(jìn)行整理;質(zhì)量評定材料和驗(yàn)收記錄,按單項(xiàng)工程進(jìn)行整理,檢查件按單位工程整理。在各階段的各類文件材料整理的同時(shí),要注意把握好文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系性,注意前后關(guān)系不要混亂,把整理好的材料分別按規(guī)范裝訂成冊,構(gòu)成完整的工程檔案。雖然水利工程建設(shè)過程中的文件材料管理一般由產(chǎn)生文件材料的單位負(fù)責(zé),但鑒于目前實(shí)際情況,大部分參建單位配備檔案管理人員非檔案專業(yè)人員,對文件材料的收集整理工作了解不全面。因此,水利工程檔案行政管理部門不能坐等其成,應(yīng)在水利工程檔案的形成過程中,對歸檔責(zé)任部門的文件材料收集整理工作進(jìn)行協(xié)助,全面指導(dǎo)檔案管理人員做好文件材料的整理歸檔工作,為日后整理水利工程案卷打下基礎(chǔ)。

2.3堅(jiān)持水利工程檔案管理與工程建設(shè)同步

水利工程文件材料收集不及時(shí)是導(dǎo)致水利工程檔案不完整的最主要原因。堅(jiān)持水利工程文件材料收集管理與工程建設(shè)同步是解決這一問題的有效措施。首先,在水利工程建設(shè)過程全階段建立檔案管理機(jī)構(gòu),配備專兼職檔案管理人員;在編制水利工程項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃中,將健全的檔案管理制度,檔案庫房,檔案裝具均列入其中;在水利工程建設(shè)施工階段,簽訂的合同條款內(nèi)應(yīng)包含檔案管理相關(guān)內(nèi)容,如制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和切實(shí)可行的、落到實(shí)處的檔案管理工作職責(zé)。保證在水利工程建設(shè)施工正式開始前,做好水利工程文件材料收集管理的準(zhǔn)備工作,為水利工程建設(shè)施工過程中的文件材料收集管理工作打下良好扎實(shí)的基礎(chǔ)。其次,做好水利工程建設(shè)各個階段的文件材料與建設(shè)進(jìn)度同步收集,齊全、完整的文件材料是水利工程檔案管理的基礎(chǔ)。從水利工程項(xiàng)目的提出,建檔工作即應(yīng)開始,完整的建設(shè)前期文件很重要,特別是在維護(hù)各參建單位合法權(quán)益方面,是很重要的依據(jù)憑證,對劃定責(zé)任具有重要作用,在水利工程竣工驗(yàn)收時(shí)也是必查的內(nèi)容之一;在水利工程建設(shè)準(zhǔn)備階段,形成的文件材料相對較少,利用與傳遞也不多,其收集、整理要與之形成同步;在水利工程建設(shè)施工階段,文件材料利用較為頻繁,難以做到像建設(shè)準(zhǔn)備階段那樣與文件材料的形成同步收集,因此,就要進(jìn)行文件材料的同步跟蹤管理。

2.4加強(qiáng)水利工程檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理手段的現(xiàn)代化,是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志。要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的數(shù)據(jù)化管理及網(wǎng)絡(luò)化報(bào)送和傳遞,滿足水利工程建設(shè)者在多方位、多區(qū)域?qū)λ�利工程檔案利用的需求,為資源所需者提供方便、快捷且高效的擋案利用服務(wù),一是實(shí)施采用科學(xué)的“流程控制”管理模式。根據(jù)水利工程建設(shè)活動的內(nèi)容進(jìn)行分類、編制檔案號(工程代號、分類號、案卷號),使水利工程檔案管理在水利建設(shè)過程之初就反映在設(shè)計(jì)文件和設(shè)計(jì)圖紙上(包括紙質(zhì)和電子文檔);二是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案工作科學(xué)管理的一種手段和要求,是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提,也是提高檔案管理工作水平的必經(jīng)之路。實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化,就要在檔案管理的總體規(guī)劃、分類設(shè)置、材料收集整理以及掃描、建立目錄等方面形成一個集成化的系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,水利工程檔案管理信息化建設(shè)要從服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)手段三個方面進(jìn)行創(chuàng)新。由被動的服務(wù)向主動地提供服務(wù)轉(zhuǎn)變;由傳統(tǒng)人工管理檔案的模式向計(jì)算機(jī)信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。利用計(jì)算機(jī)特有的運(yùn)算速度快、存儲信息量大、精確度高、自動進(jìn)行運(yùn)算以及邏輯判斷能力強(qiáng)等特點(diǎn),在文件材料的收集整理階段,可運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件材料的收集、整理、編制檢索目錄和編制內(nèi)容介紹;在整理成了檔案之后,可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的接收、查找、借閱和歸還工作,同時(shí),對于到期應(yīng)銷毀的文件自動給予判定和提示;在檔案管理上,可對于檔案庫房進(jìn)行管理,以及其他工作,如檔案統(tǒng)計(jì)以及為檔案的編研工作提供服務(wù)等工作。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理,可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入、輸出、插入、修改、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印、刪除等功能;同時(shí)還具有判別、篩選的功能。利用這些功能可對檔案進(jìn)行鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理具有占用空間小、儲存信息量大、查詢檢索方便、對檔案的利用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn),能快速地、大量地提供所需的檔案信息,提高了檔案利用的工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。隨著電子文件作為一種新形式的信息載體運(yùn)用在檔案領(lǐng)域,其特點(diǎn)和優(yōu)勢將使它逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。根據(jù)水利工程建設(shè)的實(shí)際及水利工程檔案管理的模式,由網(wǎng)絡(luò)部門開發(fā)了電子檔案管理應(yīng)用軟件,為水利工程檔案管理部門提供電子檔案的儲存、保密及查詢等服務(wù)。建立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站,形成了以電子檔案管理為核心的信息化數(shù)據(jù)庫,在達(dá)到了資源共享目的的同時(shí),也極大方便了檔案的利用,提高了檔案所需人員自助利用檔案的問題,使其在最短的時(shí)間內(nèi)查詢到自己所需的信息。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給水利工程檔案管理工作帶來了前所未有的深淵影響。要大力推行對各種多媒體形式的檔案,如縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在水利工程檔案中的運(yùn)用。要重視在水利工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類電子文件。將水利工程建設(shè)期間的工程照片檔案、聲像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體并刻錄保存,充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),在對水利工程檔案信息保存管理的同時(shí),加大對信息的加工和開發(fā)利用,拓寬水利工程檔案利用的深度,充分做到資源共享。

3結(jié)語

檔案的生命在于利用,做好檔案資料的收集、歸檔、保存、管理工作也是為了利用。只有對水利工程檔案的開發(fā)利用,才能真正體現(xiàn)其價(jià)值,從而更好地開發(fā)利用水利工程檔案信息。

第三篇：水利工程檔案管理制度

目前,在水利工程的建設(shè)中,從建設(shè)單位到設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位等各參建單位,雖然按照國家檔案行政管理部門有關(guān)規(guī)定和水利工程檔案行政管理部門的要求,制定了水利工程文件材料收集歸檔范圍及文件材料管理制度,在日常的文件材料管理方面雖然投入了一定的人力、物力,但大多流于形式,沒有形成有效的管理體制。在實(shí)際建設(shè)施工過程中,各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主,側(cè)重于滿足日常工作的需求,再加之水利工程建設(shè)周期較長、文件材料交接手續(xù)不到位,使檔案管理工作的開展未能達(dá)到制度規(guī)定的深度。同時(shí),缺少相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,沒有合理有效的考核辦法,使檔案管理制度形同虛設(shè)。各參建單位這種未能對管理制度嚴(yán)格落實(shí),未能將文件材料的收集工作與最后的竣工驗(yàn)收以及日后的保管利用統(tǒng)籌考慮的行為,導(dǎo)致收集的文件材料質(zhì)量低,檔案管理工作被動。

1對水利工程檔案管理制度重視不足

水利工程檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,需要給予高度重視。但目前,國家和地方對水利工程的檔案工作重視依舊不夠充足。雖然近幾年已經(jīng)陸續(xù)出臺了更多要求越來越細(xì)致和明確的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),但目前也只是就某些國家重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目抓一抓,要求其建立健全的檔案管理制度,把檔案管理工作質(zhì)量納入其竣工驗(yàn)收的考核機(jī)制中。但這些規(guī)定要求對于做好水利工程檔案管理工作只是外力的約束,在實(shí)際的水利工程建設(shè)過程中,檔案管理工作仍沒有被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查,檔案管理也仍得不到像重視工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題那樣,重視程度還是不夠深入。再加上這些規(guī)定要求并未普及到全國范圍內(nèi)所有大大小小的水利工程的建設(shè)中。沒有建立健全的水利工程檔案管理制度,沒有實(shí)行建設(shè)工程檔案質(zhì)量否決制,沒有深刻理解檔案不可再生的屬性及其重要作用,沒有從對歷史、對國家、對項(xiàng)目負(fù)責(zé)的態(tài)度來正確對待重大項(xiàng)目的檔案工作。

2水利工程檔案管理制度方面的建議

2.1完善相關(guān)政策法規(guī),加強(qiáng)規(guī)范化管理

水利工程的檔案管理與建設(shè)一樣重要,需要得到國家和各參建單位的更多重視。為了進(jìn)一步規(guī)范水利工程檔案管理,加快水利事業(yè)更好地發(fā)展,國家、國家檔案行政管理部門、水行政管理部門以及相關(guān)部門頒布了有關(guān)的法律、法規(guī)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),正逐步完善水利工程檔案管理體系。但就其目前的發(fā)展?fàn)顩r看,還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他行業(yè)的管理體制。要想做好水利工程檔案管理工作,想要水利事業(yè)得到大力發(fā)展,促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展,國家及相關(guān)部門應(yīng)加大對水利工程檔案管理法律法規(guī)的建設(shè)和完善,健全水利工程檔案管理體系;同時(shí),水利工程建設(shè)各相關(guān)單位也應(yīng)積極適應(yīng)水利工程檔案管理體制改革和各項(xiàng)管理制度,及時(shí)掌握水利工程檔案管理制度的動態(tài)變化,學(xué)習(xí)研究相關(guān)的法律法規(guī),堅(jiān)持在水利工程建設(shè)過程中對水利工程檔案依法進(jìn)行管理,使水利工程檔案管理質(zhì)量得到保證,使水利工程檔案管理工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

2.2健全水利工程檔案管理制度

2.2.1完善水利工程檔案管理制度

各參建單位要依照國家有關(guān)水利工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度,以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),制定符合水利工程建設(shè)以及自身情況的水利工程檔案管理工作制度。因?yàn)樗�利工程的個性以及各參建單位在水利工程建設(shè)過程中發(fā)揮的作用不同,應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn),建立符合自己單位的文件材料的收集整理制度,文件材料的利用管理制度,檔案管理人員的崗位責(zé)任制度以及工程竣工檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則和工程檔案管理實(shí)施辦法等檔案管理的規(guī)章制度,以此來規(guī)范水利工程建設(shè)過程中文件材料的管理工作,使水利工程檔案從形成、收集、整理、保管等階段均有明確規(guī)定和相應(yīng)的制約措施,使水利工程檔案管理有章可循。做到無論是在水利工程建設(shè)各階段還是各參建單位內(nèi)部,都能從制度上保證文件材料的收集和管理工作,使水利工程檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

2.2.2實(shí)行水利工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

在水利工程建設(shè)過程中,對檔案管理建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的總則第一條中規(guī)定:“項(xiàng)目建設(shè)單位(業(yè)主、項(xiàng)目法人)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件,建設(shè)單位要充分發(fā)揮其組織管理的領(lǐng)導(dǎo)作用。在水利工程建設(shè)前期,把檔案管理要求納入到招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)中去,落實(shí)在水利工程建設(shè)實(shí)施的全過程;在水利工程建設(shè)期,建立以建設(shè)單位為主,各參建單位分級管理為原則的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,并成立由水利工程各參建單位檔案管理工作負(fù)責(zé)人組成的水利工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。把水利工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要工作和有機(jī)組成部分,納入水利工程建設(shè)計(jì)劃和管理程序中,明確各參建單位及其領(lǐng)導(dǎo)在水利工程建設(shè)過程中的檔案收集管理的責(zé)任,做到職責(zé)分明。通過層層把關(guān),加深各參建單位及其領(lǐng)導(dǎo)對水利工程檔案管理的重視,強(qiáng)化文件材料收集管理的意識,使各參建單位的規(guī)范化檔案管理不在僅僅只停留在表面,而在建設(shè)過程中落實(shí)到具體的工作上,發(fā)揮其實(shí)際作用,為水利工程檔案管理工作的規(guī)范化承擔(dān)義務(wù),負(fù)起責(zé)任。

2.3采用合同制,將水利工程檔案管理納入考核機(jī)制

在水利工程建設(shè)招標(biāo)時(shí),將水利工程檔案管理工作單列為一項(xiàng)任務(wù),以招標(biāo)或委托方式與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)、部門或個人簽訂水利工程檔案管理合同,由他們按照合同的要求,對水利工程檔案進(jìn)行系統(tǒng)、全面、規(guī)范的管理,以合同的形式明確雙方的權(quán)利和義務(wù),以及相關(guān)法律責(zé)任。二是對參建單位實(shí)行檔案管理合同制。建設(shè)單位進(jìn)行設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理招標(biāo)時(shí),將對檔案工作提出相關(guān)的要求同時(shí)列入招標(biāo)條款中,并在編制標(biāo)書時(shí)對水利工程建設(shè)過程中,檔案管理工作相關(guān)要求及竣工驗(yàn)收時(shí)檔案管理工作應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)做出具體規(guī)定。待開標(biāo)后,這些要求及規(guī)定以合同條款的方式在甲乙雙方之間加以詳細(xì)的明確。水利工程建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽訂合同時(shí),對于各投標(biāo)單位,除了要認(rèn)真考慮其資質(zhì)等級、業(yè)務(wù)水平、人員素質(zhì)外,也要把檔案收集管理質(zhì)量的好壞作為衡量該單位整體水平高低的一項(xiàng)重要內(nèi)容。把水利工程建設(shè)過程中文件材料的收集、整理、管理等工作,作為合同的獨(dú)立的條款,對水利工程文件材料的質(zhì)量、歸檔份數(shù)、移交時(shí)間及違約等相關(guān)內(nèi)容提出明確且具體的要求,以引起參建單位的足夠重視。利用合同的形式,明確乙方在水利工程檔案管理方面的工作內(nèi)容和責(zé)任,使水利工程文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作得到法律的保證。在水利工程竣工驗(yàn)收時(shí),只有合同范圍內(nèi)的工程質(zhì)量和檔案都合格時(shí)才能確定為合格工程。同時(shí)對合同違約的,要處以一定數(shù)額的經(jīng)濟(jì)處罰。在以上兩種合同模式中,水利工程檔案管理部門要積極參與合同簽訂工作,配合建設(shè)單位運(yùn)用合同契約的形式,確定設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位在水利工程檔案管理的工作中應(yīng)履行的職責(zé)和義務(wù),憑借合同的約束,保證文件材料收集、整理、歸檔、移交工作質(zhì)量。采用合同制的管理模式,對于促進(jìn)水利工程檔案管理工作的規(guī)范化具有十分重要的意義。