1.構(gòu)建完善的檔案管理制度

在電力建設(shè)項目中,由于施工單位較多,存在項目檔案管理的工作量逐漸加大,而且各施工單位對檔案歸檔的要求及做法大不相同,因此促使檔案管理的本質(zhì)要求主要發(fā)展至規(guī)范化。為了確保檔案管理工作的順利實施,構(gòu)建一套具有科學、合理、適用且操作性強的項目檔案管理制度是有必要的,管理制度主要將組織領(lǐng)導、管理體系、職責分工及獎勵懲罰等內(nèi)容包含在內(nèi),還應(yīng)對檔案材料進行區(qū)別,從形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔、竣工文件編制及交接驗收等工作進行詳細要求。因此在電力工程建設(shè)初期,檔案管理部門應(yīng)對施工單位分發(fā)相關(guān)規(guī)范、要求及該企業(yè)的項目文件歸檔說明,確保在對資料的收集及對竣工資料編制時標準相同且職責分明。通過對檔案管理行為的規(guī)范來促使參建企業(yè)檔案管理逐漸趨于規(guī)范化,提升檔案管理的歸檔質(zhì)量。

2.項目工程檔案建設(shè)及工程管理的方法

電力企業(yè)項目工程具有參建單位多、施工工期長的特點,因此,工程檔案數(shù)量會逐漸加大,且內(nèi)容繁多。單項工程完工時間也大不相同,對項目工程檔案收集帶來一定的困難,隨著項目工程建設(shè)的開始,檔案管理工作逐漸形成。當工程竣工以后,檔案逐漸趨于完整及準確。要想使檔案的客觀性得到保持及維護,關(guān)鍵在于從工程項目初期進行控制,對工程檔案管理工作主要從以下三方面進行落實:第一,工程建設(shè)與檔案管理同時進行。第二,在工程建設(shè)過程中,應(yīng)對竣工材料進行積累、爭辯及審定。第三,在工程竣工及驗收階段,要確保有一套合格完善的竣工驗收檔案。為了使電力工程檔案逐漸趨于完整、準確及系統(tǒng),應(yīng)通過在平時對檔案進行收集及積累,逐漸將事后控制轉(zhuǎn)化為事前控制,將項目檔案管理逐漸由末端向前沿轉(zhuǎn)移,促使后續(xù)工作逐漸轉(zhuǎn)化為前置條件,促使項目檔案工作與項目建設(shè)同樣在程序管理中應(yīng)用,進一步將工程檔案管理在工程項目籌劃、開工直至竣工驗收都進行有效控制。

3.提升檔案收集的完整性及準確性

在電力建設(shè)工程中,施工單位工程竣工檔案發(fā)揮著非常重要的作用,輸變電工程建設(shè)中的項目檔案對方方面面的工作都有所涉及,在整個工程建設(shè)得到應(yīng)用,因此,工程建設(shè)檔案的收集不僅僅是檔案人員的責任及義務(wù),為了使工程項目檔案逐漸朝完整、準確及系統(tǒng)化的方向發(fā)展,是需要參與建設(shè)的所有人員共同努力來實現(xiàn)的。在工程項目中,對整個情況作為了解的則是工程的管理者、技術(shù)人員及施工單位,大多數(shù)檔案主要是從他們手中產(chǎn)生,也是日后運用檔案的主體,工程技術(shù)人員主要對檔案的真實性及準確性負責,而檔案人員則是對檔案的標準化及規(guī)范化進行檢驗。為了確保施工單位工程檔案能夠移交順利,在工程立項之后應(yīng)立即對檔案進行交底:(l)在工程立項以后,項目建設(shè)單位應(yīng)對項目管理部門進行交底。(2)在工程開工以后,項目建設(shè)單位及項目管理部門應(yīng)對參見單位進行交底。(3)在工程開工之后,項目參建單位檔案管理部門應(yīng)對工程項目管理部門進行那個交底。通過召開會議、在施工單位現(xiàn)場進行指導的方式,加大檔案管理人員與施工單位的溝通,針對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、組卷整理、編制竣工圖及交接驗收等方面的檔案要求問題來向?qū)I(yè)資料人員進行提出,通過對項目檔案管理政策法規(guī)的學習,促使檔案人員的思想、認識及做法得到有效統(tǒng)一,進一步對檔案質(zhì)量得到控制,避免由于意見不同而出現(xiàn)返工現(xiàn)象發(fā)生。

4.電力建設(shè)工程檔案管理的信息化

電力建設(shè)工程檔案管理信息化主要是指在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中相互融入,促使檔案的利用效率得到有效提升,進一步實現(xiàn)檔案信息資源共享。其次,通過將重要的資料輸入電腦,不僅便于管理人員的查找,而且在后期進行查閱時也較為方便。因此,通過計算機的應(yīng)用,促使工作效率得到有效的提升。隨著大量電子文件的出現(xiàn)及應(yīng)用,檔案逐漸向數(shù)字化發(fā)展發(fā)展。不僅將檔案室逐漸朝數(shù)字化發(fā)展,使檔案信息管理中注入新穎的方法,而且還能將歷史數(shù)據(jù)通過文、圖、影、像的方式逐漸表現(xiàn)出來�，F(xiàn)如今,檔案管理中運用的模式主要包括:工程設(shè)計工作電子化、檔案管理工作人工化的方式,主要對檔案的收集、接收、整理、保管及利用等。在對電子檔案保管的同時,應(yīng)結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定,對實體檔案進行手工整理及歸檔�，F(xiàn)如今的電子工程設(shè)計檔案中主要的存儲介質(zhì)則是紙張,在根本上對檔案的利用率造成阻礙。加大對計算機系統(tǒng)及數(shù)字設(shè)備中形成的電子文件的手機、歸檔、儲存及管理,在對電子檔案的歸檔管理中,運用數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),促使紙質(zhì)載體逐漸向數(shù)字載體轉(zhuǎn)化,并在網(wǎng)絡(luò)中得到傳輸,促使檔案管理逐漸趨于信息化。通過檔案集中存儲并結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)來進行整合,促使檔案建設(shè)逐漸信息化,促使原有不同的檔案資源載體逐漸朝數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化,對現(xiàn)有的紙質(zhì)、照片及聲像檔案進行數(shù)字化處理,有效的向企業(yè)提供網(wǎng)絡(luò)化檔案信息。構(gòu)建科學合理的文件歸檔,通過對管理系統(tǒng)的保管及利用,促使檔案建設(shè)的信息化與企業(yè)建設(shè)的信息化逐漸同步發(fā)展。

5.結(jié)語

綜上所述,在電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理中,真實完整的工程檔案作為一項較為寶貴的資源,對工程的全過程進行反映。作為基礎(chǔ)性工作,工程檔案的收集應(yīng)從點點滴滴做起,運用求真務(wù)實的工作態(tài)度,促使檔案管理工作得到有效的控制,并能在電力企業(yè)建設(shè)工程中得到有效利用。