信息技術(shù)應(yīng)用項(xiàng)目的成功實(shí)施離不開項(xiàng)目管理，對于一個(gè)提供IT產(chǎn)品及服務(wù)的企業(yè)來說，要使每一個(gè)項(xiàng)目的都能成功實(shí)施，則必須建立合理的組織項(xiàng)目管理體系，本文從IT項(xiàng)目中存在的問題入手，提出項(xiàng)目管理是組織行為，論述一個(gè)IT企業(yè)如何建立項(xiàng)目管理體系機(jī)制，并根據(jù)軟件行業(yè)的特點(diǎn)，和CMM模型結(jié)合，指出建立和改進(jìn)組織級(jí)別的項(xiàng)目過程規(guī)范的方法，及軟件行業(yè)的量化管理的內(nèi)容及方法，最后提出軟件企業(yè)應(yīng)適時(shí)選擇項(xiàng)目管理系統(tǒng)，提高項(xiàng)目管理的質(zhì)量和效率。
在我們這個(gè)社會(huì)，信息技術(shù)的影響無所不在。計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)，以及跨學(xué)科的甚至是遍及全球的工作團(tuán)隊(duì)已經(jīng)徹底改變了我們的工作環(huán)境。這些變化增加了對先進(jìn)的項(xiàng)目管理的要求。然而，最新的研究表明，只有26％的IT項(xiàng)目成功地實(shí)現(xiàn)了范圍、時(shí)間和成本目標(biāo)，而剩余的74%都有不同程度的失敗。
1 項(xiàng)目中的問題
我國正規(guī)的項(xiàng)目管理研究起步比較晚，項(xiàng)目管理知識(shí)的普及程度也比較低，這樣也就導(dǎo)致現(xiàn)在大多數(shù)組織中的項(xiàng)目管理或多或少存在著這樣或那樣的問題。主要表現(xiàn)為：項(xiàng)目管理控制體系不健全：大部分組織缺乏完整的項(xiàng)目管理體系，相關(guān)的責(zé)權(quán)不夠分明，項(xiàng)目管理的漏洞較多，缺乏協(xié)調(diào)性。
項(xiàng)目管理缺乏系統(tǒng)性：項(xiàng)目運(yùn)作主要體現(xiàn)為過程行為，項(xiàng)目的任務(wù)細(xì)分與計(jì)劃性不夠，造成項(xiàng)目進(jìn)度延遲、資源浪費(fèi)、質(zhì)量低下或項(xiàng)目失敗。不重視項(xiàng)目的整合管理：很多IT項(xiàng)目經(jīng)理都是技術(shù)人員出身，造成重技術(shù)、輕管理，不夠注重項(xiàng)目的整合管理，致使項(xiàng)目不能成功。不重視項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)技巧：項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)技能較弱，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)出現(xiàn)問題的例子也時(shí)常出現(xiàn)，如項(xiàng)目中途合作各方散伙、項(xiàng)目經(jīng)理不能得到組織高層領(lǐng)導(dǎo)及客戶的有效支持等，常常導(dǎo)致項(xiàng)目中途下馬，項(xiàng)目成員效率低下等。
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)缺乏：很多組織的項(xiàng)目管理沒有風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃。項(xiàng)目的可行性分析留于形式；項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)不注重項(xiàng)目中的自然、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、管理與運(yùn)作中的風(fēng)險(xiǎn)分析；項(xiàng)目實(shí)施中不重視風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控；因項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理不當(dāng)招致的項(xiàng)目失敗不在少數(shù)。不注重項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：大多數(shù)組織沒有項(xiàng)目收尾的項(xiàng)目總結(jié)過程。導(dǎo)致項(xiàng)目管理原地踏步，項(xiàng)目績效較低。每個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作過程中都會(huì)有所收獲，同時(shí)也一定會(huì)有應(yīng)吸取的教訓(xùn)，這些經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與共享是組織項(xiàng)目管理水平提供的原動(dòng)力。
2 項(xiàng)目管理是組織行為
2.1 項(xiàng)目管理及項(xiàng)目管理體系內(nèi)涵
理論上講，項(xiàng)目管理包含九大知識(shí)領(lǐng)域、五個(gè)過程。這九大知識(shí)領(lǐng)域分別是項(xiàng)目范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、人員管理、采購管理、溝通管理和項(xiàng)目整體管理問題。五大項(xiàng)目過程是項(xiàng)目啟動(dòng)過程、項(xiàng)目計(jì)劃過程、項(xiàng)目執(zhí)行過程、項(xiàng)目監(jiān)控過程和項(xiàng)目收尾過程。項(xiàng)目管理的本質(zhì)就像其字面上所體現(xiàn)的一樣，就是“項(xiàng)目（過程）”和“管理（過程）”相結(jié)合的產(chǎn)物。由于不同類型項(xiàng)目過程的差異性很大，通用的適合于所有項(xiàng)目的過程與相關(guān)的管理技術(shù)也只能抽象的，在組織實(shí)際的項(xiàng)目管理體系建設(shè)中必須將這些管理技術(shù)與項(xiàng)目過程緊密結(jié)合，這樣的項(xiàng)目管理才具有指導(dǎo)意義。
因此，組織實(shí)際的項(xiàng)目運(yùn)作過程中，學(xué)會(huì)項(xiàng)目管理技術(shù)本身不是一件困難的事情，困難的是如何將這些項(xiàng)目管理技術(shù)運(yùn)用于組織的項(xiàng)目過程中。同時(shí)，不同行業(yè)驅(qū)動(dòng)組織發(fā)展的組織結(jié)構(gòu)的差異導(dǎo)致將項(xiàng)目管理控制與組織機(jī)構(gòu)相結(jié)合，建立一個(gè)合理項(xiàng)目管理驅(qū)動(dòng)體系變得更為困難。
從項(xiàng)目的角度看項(xiàng)目管理和從組織的高度看項(xiàng)目管理的結(jié)果是不同的。從項(xiàng)目的角度看是如何管理好項(xiàng)目，即要做好項(xiàng)目管理。從組織的角度看是如何管理好一批項(xiàng)目，則是應(yīng)該如何建立一個(gè)項(xiàng)目管理體系。組織不僅僅要重視項(xiàng)目管理技術(shù)，更應(yīng)該注重組織項(xiàng)目管理體系的建設(shè)。項(xiàng)目管理體系的建立涉及項(xiàng)目管理流程與規(guī)范、也涉及組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、角色與職責(zé)。項(xiàng)目管理體系就是項(xiàng)目過程、管理過程與組織結(jié)構(gòu)相結(jié)合的產(chǎn)物。
2.2 項(xiàng)目管理是組織行為
很多人有一種較為片面的看法，認(rèn)為項(xiàng)目的成功與失敗是項(xiàng)目經(jīng)理的事，其實(shí)不然，雖然項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目的成功與失敗是負(fù)有很大的責(zé)任，但不是全部。項(xiàng)目管理首先是一種組織行為而非個(gè)人行為，項(xiàng)目過程活動(dòng)充其量也只是一種團(tuán)隊(duì)行為。圖為不同組織中項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利情況�？梢钥闯觯煌M織中項(xiàng)目經(jīng)理的地位千差萬別，他所擁有的權(quán)利也有很大的差別，對于一些企業(yè)，項(xiàng)目經(jīng)理更多只是計(jì)劃與執(zhí)行，項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、質(zhì)量與變更的決策權(quán)更多的掌握在上層。
組織系統(tǒng)對項(xiàng)目的影響
因此，對于一個(gè)IT企業(yè)來說建立良好的項(xiàng)目管理體系對項(xiàng)目成功是至關(guān)重要的。
3 建立項(xiàng)目管理機(jī)制，明確項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)權(quán)利
建立項(xiàng)目管理體系，首先應(yīng)合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)、明確項(xiàng)目管理相關(guān)人員的角色與職責(zé)。下圖為項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的一個(gè)例子。
3.1 最高管理層
必須由最高管理層中的成員擔(dān)任項(xiàng)目管理體系的負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目管理體系涉及人力資源、成本、質(zhì)量、流程優(yōu)化等各方面問題，因此需有高層領(lǐng)導(dǎo)下才能有足夠權(quán)力保證各方面的工作得以順利實(shí)施。
3.2 項(xiàng)目管理層
組織應(yīng)建立在高層領(lǐng)導(dǎo)下的項(xiàng)目管理層，項(xiàng)目管理層應(yīng)完成以下職責(zé)：
1） 組織應(yīng)明確項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任和權(quán)利。項(xiàng)目管理的四大核心領(lǐng)域是：范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理，項(xiàng)目整體管理的目的是在不同過程的目的和方法之間做出折衷：如成本與進(jìn)度，范圍與進(jìn)度，成本與質(zhì)量。因此，應(yīng)賦予項(xiàng)目經(jīng)理適當(dāng)?shù)臋?quán)利，以保證項(xiàng)目經(jīng)理在這幾方面有控制能力，宏觀把握項(xiàng)目全局。
2） 建立獎(jiǎng)懲分明的考核機(jī)制
在明確項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)權(quán)的前提下，應(yīng)建立獎(jiǎng)懲分明的考核評(píng)估機(jī)制。項(xiàng)目經(jīng)理的最終利益是行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的結(jié)果，應(yīng)體現(xiàn)責(zé)、權(quán)、利的相互統(tǒng)一。
3） 項(xiàng)目管理培訓(xùn)
組織項(xiàng)目管理培訓(xùn)，按照項(xiàng)目管理的方法來進(jìn)行項(xiàng)目管理，擺脫固有的行為方式，培訓(xùn)是很關(guān)鍵的。培訓(xùn)涉及的人員包括高層經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)人員，內(nèi)容涉及到項(xiàng)目管理知識(shí)，項(xiàng)目管理公司規(guī)范的培訓(xùn)。培訓(xùn)在項(xiàng)目管理中是一項(xiàng)長期的工作，應(yīng)建立項(xiàng)目經(jīng)理資質(zhì)認(rèn)可上崗制度。
3.3 項(xiàng)目過程改進(jìn)組
負(fù)責(zé)建立組織項(xiàng)目規(guī)章。組織應(yīng)成立一個(gè)在高層領(lǐng)導(dǎo)下的項(xiàng)目過程改進(jìn)組，項(xiàng)目過程組的主要工作是完善組織級(jí)的各種作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目過程改進(jìn)組應(yīng)由組織內(nèi)各部門、各崗位的業(yè)務(wù)鼓干組成，負(fù)責(zé)持續(xù)改進(jìn)公司的項(xiàng)目過程管理。因項(xiàng)目過程改進(jìn)組一般是兼職崗位，因此組織應(yīng)配合獎(jiǎng)懲及激勵(lì)機(jī)制，使這個(gè)小組能夠有效運(yùn)作。
3.4 項(xiàng)目組
負(fù)責(zé)執(zhí)行組織項(xiàng)目規(guī)章。根據(jù)組織級(jí)別的項(xiàng)目管理手冊按照項(xiàng)目的實(shí)際情況，進(jìn)行裁剪，形成項(xiàng)目規(guī)程，并實(shí)際運(yùn)行過程中，對項(xiàng)目管理手冊提出改進(jìn)建議。
3.5 質(zhì)量保證組（SQA）
負(fù)責(zé)監(jiān)督組織項(xiàng)目規(guī)章。監(jiān)督項(xiàng)目的執(zhí)行情況，向高層管理者提供項(xiàng)目的可視性，匯總項(xiàng)目數(shù)據(jù)。
4 組織過程優(yōu)化及知識(shí)管理
組織機(jī)制確定后，應(yīng)建立適合于組織行業(yè)類型的流程和制度。IT組織應(yīng)開發(fā)和維護(hù)一組便于使用的軟件過程財(cái)富，這些財(cái)富改進(jìn)橫跨各項(xiàng)目的過程性能，并為組織積累性的長期得益打下基礎(chǔ)。它包括兩部分(如下圖所示)一是制定和維護(hù)組織的標(biāo)準(zhǔn)軟件過程，各項(xiàng)目組可以根據(jù)組織標(biāo)準(zhǔn)過程進(jìn)行裁剪，按照實(shí)際情況建立項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二是組織軟件過程文檔庫和數(shù)據(jù)庫，它來源各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)和文檔，同時(shí)，各項(xiàng)目也可以根據(jù)歷史積累的數(shù)據(jù)作為項(xiàng)目的參考和估計(jì)。
許多公司經(jīng)過多年的針對開發(fā)、實(shí)施、服務(wù)的管理體系的建設(shè)，有的已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量管理體系，也有的通過了軟件開發(fā)能力成熟度模型CMM的某一級(jí)認(rèn)證，圍繞ISO體系或CMM還建立了配套的相關(guān)業(yè)務(wù)流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、項(xiàng)目相關(guān)激勵(lì)考核等各項(xiàng)制度，在建立項(xiàng)目規(guī)程時(shí)可以考慮和原有制度的整合。
4.1 項(xiàng)目管理中過程管理優(yōu)化
4.1.1 按照項(xiàng)目管理的方法建立組織級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)WBS分解
WBS（工作任務(wù)分解）是項(xiàng)目管理的一種重要方法，它是以結(jié)果為導(dǎo)向的分析方法，用于分析項(xiàng)目所涉工作，所有這些工作構(gòu)成了整個(gè)范圍。它是計(jì)劃和管理項(xiàng)目的進(jìn)度、成本和變更的基礎(chǔ)。WBS常常表示為一個(gè)任務(wù)導(dǎo)向的活動(dòng)家庭圖。通常是圍繞項(xiàng)目產(chǎn)品或項(xiàng)目階段展開的。它有點(diǎn)像組織結(jié)構(gòu)圖，人們可能通過它看到整個(gè)項(xiàng)目圖景以及每一個(gè)主要的組成部分。它按照階段、活動(dòng)、任務(wù)的層次進(jìn)行層層分解。
如我們西部世紀(jì)軟件公司的實(shí)際作法是在高層領(lǐng)導(dǎo)下的項(xiàng)目過程改進(jìn)組負(fù)責(zé)按公司的主要過程建立標(biāo)準(zhǔn)的WBS，分為8大過程階段和1個(gè)公共部分。8大過程部分包括銷售、啟動(dòng)、需求、開發(fā)、測試、實(shí)施、驗(yàn)收、客戶服務(wù)，公共部分主要包括貫穿項(xiàng)目始終的重要管理活動(dòng)需求管理、項(xiàng)目計(jì)劃與跟蹤、質(zhì)量保證、配置管理、評(píng)審、風(fēng)險(xiǎn)管理等。如圖所示
按照上述活動(dòng)討論形成8張WBS責(zé)任矩陣表和1張公共活動(dòng)責(zé)任矩陣表。每個(gè)WBS責(zé)任矩陣包括階段、階段活動(dòng)、任務(wù)、責(zé)任人、協(xié)助人。在責(zé)任矩陣表中，特別要注意明確項(xiàng)目的里程碑和客戶需要參與的工作。以需求分析的WBS為例，協(xié)助人一欄中指出客戶需要參與的工作，黃色一行為此階段的里程碑。
