有人將很多項(xiàng)目的管理方式歸結(jié)為“六拍運(yùn)動(dòng)”我深有同感，特將其整理如下，希望我們能夠警惕這種 “運(yùn)動(dòng)”。
第一拍：拍腦門
經(jīng)常有些領(lǐng)導(dǎo)有了做一個(gè)項(xiàng)目的想法后，不是組織相關(guān)人員嚴(yán)格論證是否可行，而是自己覺得可行就上馬。
第二拍：拍肩膀
領(lǐng)導(dǎo)拍完腦袋后，為了鼓舞士氣，調(diào)動(dòng)項(xiàng)目組成員的積極性，大多會(huì)采取一些激勵(lì)手段。例如，拍拍大家肩膀說(shuō)：“好好干，前途無(wú)量。”
第三拍：拍胸脯
受到領(lǐng)導(dǎo)激勵(lì)的項(xiàng)目組成員為了讓領(lǐng)導(dǎo)放心，也會(huì)有所表示——拍胸脯，而且往往還會(huì)說(shuō)出一句話：“放心吧，包在我身上！”
第四拍：拍桌子
項(xiàng)目進(jìn)行一段時(shí)間后，領(lǐng)導(dǎo)忽然發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展情況與自己的預(yù)期相去甚遠(yuǎn)，于是大發(fā)雷霆，拍著桌子訓(xùn)斥項(xiàng)目組成員：“你們都在搞什么？這么長(zhǎng)時(shí)間了，花了這么多錢，項(xiàng)目才剛剛進(jìn)展到這里，還有這么多問(wèn)題！回去好好檢討，不能按期完成項(xiàng)目，工資獎(jiǎng)金都別想了！”
第五拍：拍屁股
項(xiàng)目組成員受到嚴(yán)厲批評(píng)后，不少人往往會(huì)“拍屁股”：“當(dāng)初不計(jì)劃清楚，現(xiàn)在項(xiàng)目做不下去了，就知道訓(xùn)我？我還不干了呢！走人！”或者是再也沒(méi)有熱情，消極怠工，這種人留在項(xiàng)目組中不僅對(duì)項(xiàng)目毫無(wú)益處，反而會(huì)打擊努力工作者的積極性。
第六拍：拍大腿
以上“五拍”之后的結(jié)果必然令所有人大失所望。這個(gè)時(shí)候，從決策層到項(xiàng)目經(jīng)理再到項(xiàng)目組成員，大家都“拍大腿”——痛心不已，卻又無(wú)可奈何：“唉，早知如此，當(dāng)初就應(yīng)該……”
造成“六拍運(yùn)動(dòng)”的原因有很多，其中 項(xiàng)目沒(méi)有有效計(jì)劃性 是一個(gè)很重要的原因。由于項(xiàng)目是一種臨時(shí)性的、獨(dú)特的任務(wù)，因此，對(duì)任何一個(gè)項(xiàng)目的管理在某種程度上都是風(fēng)險(xiǎn)管理，項(xiàng)目計(jì)劃的一個(gè)重要目的在于有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。那么，什么樣的項(xiàng)目計(jì)劃才是有效的呢？項(xiàng)目生命周期中存在許多變數(shù)，如果不允許變化，項(xiàng)目計(jì)劃就會(huì)只是一種理想化的紙上作業(yè)；可是，如果允許變化，又該如何避免“計(jì)劃不如變化快”這種狀況呢？作為企業(yè)高層管理人員可從哪些方面判斷一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃是否有效呢？
有效的項(xiàng)目計(jì)劃必須包含以下5個(gè)“可”：
目標(biāo)可預(yù)期
有效的項(xiàng)目計(jì)劃必須能夠明確、可靠地說(shuō)明項(xiàng)目利益相關(guān)方在何時(shí)能得到何種成果。據(jù)調(diào)查，來(lái)自項(xiàng)目目標(biāo)方面的問(wèn)題平均占到項(xiàng)目失敗原因的21%。
資源可調(diào)度
我們不能說(shuō)“先把項(xiàng)目騙到手”的“釣魚工程”是主流的，但是，這種現(xiàn)象確實(shí)存在。在申報(bào)項(xiàng)目、爭(zhēng)取項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，企業(yè)會(huì)將其所有優(yōu)質(zhì)資源都作為該項(xiàng)目可以完整使用的資源。等項(xiàng)目拿到手后，實(shí)際能夠被項(xiàng)目使用的資源與立項(xiàng)時(shí)懸殊很大。對(duì)于多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行的情況來(lái)說(shuō)，無(wú)資源可調(diào)度、資源調(diào)度效率低下的現(xiàn)象更是比比皆是。如果不能解決這個(gè)問(wèn)題，項(xiàng)目計(jì)劃只是一個(gè)用來(lái)打水的竹籃，其結(jié)果一定是一句空話或者是謊言。
變化可控制
變化是計(jì)劃的敵人，可惜的是，對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，計(jì)劃與變化就像一個(gè)硬幣的正反兩面，缺一不可。如何將這矛盾的兩者和諧地統(tǒng)一到一起是項(xiàng)目計(jì)劃必須解決的問(wèn)題。
問(wèn)題可預(yù)見
項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，“只要可能出錯(cuò)就一定會(huì)出錯(cuò)”、“當(dāng)你覺得一切進(jìn)展順利時(shí)，某個(gè)問(wèn)題已經(jīng)發(fā)生了”、“當(dāng)你解決一個(gè)問(wèn)題時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生一個(gè)更難解決的問(wèn)題”等都是對(duì)項(xiàng)目問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)之談。問(wèn)題雖然在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中才暴露出來(lái)，根源卻在項(xiàng)目計(jì)劃上，不能預(yù)見問(wèn)題的項(xiàng)目計(jì)劃不僅是無(wú)效的，而且是有害的，因?yàn)樗鼤?huì)帶來(lái)實(shí)施過(guò)程中大量資源、時(shí)間的浪費(fèi)，這些損失有可能是永遠(yuǎn)無(wú)法彌補(bǔ)的。
業(yè)績(jī)可評(píng)價(jià)
項(xiàng)目是以成果為導(dǎo)向的，項(xiàng)目是否取得成功需要評(píng)價(jià)，利益相關(guān)方是否盡到了對(duì)項(xiàng)目的責(zé)任、是否兌現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目的承諾需要評(píng)價(jià)，管理方法是否有效同樣需要評(píng)價(jià)。幾乎所有的項(xiàng)目結(jié)束后都會(huì)評(píng)價(jià)，但是，只有很少的項(xiàng)目在計(jì)劃中就明確說(shuō)明了將如何評(píng)價(jià)，項(xiàng)目評(píng)價(jià)一般作為單獨(dú)的文件提供。
評(píng)價(jià)方式是個(gè)指揮棒，因?yàn)槿藗儠?huì)持有“你先告訴我你怎么評(píng)價(jià)我，我再告訴你我怎么做”的態(tài)度。那種“法醫(yī)式”的、事后評(píng)判的方式是不行的，它們只會(huì)帶來(lái)借口，就像斯科特·亞當(dāng)斯所描述的那樣：“在現(xiàn)實(shí)中，(業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定)就像在后院發(fā)現(xiàn)一只死松鼠，最好的辦法就是用棍子挑起來(lái)扔到別家的屋頂上。接著，你的鄰居再將其往別處扔。最后，沒(méi)有人不高興，不高興的只是那只死松鼠。”有效的項(xiàng)目計(jì)劃需要使項(xiàng)目利益相關(guān)方知道何時(shí)、由誰(shuí)、如何評(píng)價(jià)他們對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)，如何評(píng)估項(xiàng)目業(yè)績(jī)和利益相關(guān)方的貢獻(xiàn)是項(xiàng)目計(jì)劃的一部分，而不是獨(dú)立的管理文件。
小結(jié)
項(xiàng)目計(jì)劃中還包含很多內(nèi)容，但是，以上5個(gè)方面是容易被忽視的。大多數(shù)的項(xiàng)目計(jì)劃呈現(xiàn)的狀態(tài)是：上下級(jí)之間在討價(jià)還價(jià)、拍腦袋與拍肩膀的基礎(chǔ)上產(chǎn)生一個(gè)“精確”的項(xiàng)目時(shí)間線。項(xiàng)目時(shí)間線會(huì)轉(zhuǎn)化為一個(gè)復(fù)雜的圖表掛在會(huì)議室里，好讓人們很容易地視而不見，直到某些外部的因素決定實(shí)際的完工日期。這種計(jì)劃盡管包含了目標(biāo)、工期、成本、質(zhì)量、采購(gòu)等項(xiàng)目計(jì)劃元素，但它們更多的是啟動(dòng)了“六拍運(yùn)動(dòng)”，而不能產(chǎn)生項(xiàng)目成果。希望本文提出的5個(gè)方面能夠?qū)Υ蠹遗袛囗?xiàng)目計(jì)劃的有效性有所裨益。
