在建筑工程施工中，除了工程本身能夠反映一個工程項目的質(zhì)量外，工程資料也是很重要的一個環(huán)節(jié)，通過資料不僅能夠反映出一個工程所使用材料的優(yōu)劣、工序與工序之間操作是否符合規(guī)范的要求、工程是否按圖施工、是否按變更要求實施等；還能夠反映出一個企業(yè)項目資料管理的水平。作為監(jiān)理資料員，如何嚴把資料關，做好資料的收集、復核、整理、歸檔及臺賬記錄等工作顯得尤為重要。
一個工程項目的監(jiān)理工作能否順利的開展，與監(jiān)理資料員的工作能力有很大的關系。在平時工作中，監(jiān)理資料員不僅要配合整個監(jiān)理部的工作，負責監(jiān)理資料的收集、分類、匯總及臺賬登記等，還要注意到整個工程的方方面面，因為在工程施工過程中，現(xiàn)場和資料應該是相輔相成的。資料員不單只是收集和整理資料，還應該了解現(xiàn)場施工情況、材料進場情況，這樣才能督促施工單位及時做好隱蔽工程報驗、建筑材料報審及材料的取送樣工作；同時也應熟悉相關的施工工藝及施工規(guī)范，對監(jiān)理資料的整理、歸檔及編制工作也有很大的幫助，這也是每個監(jiān)理資料員必須加強學習的，這樣才能配合好資料整理、歸檔的工作。因此，作為監(jiān)理資料員要加強資料和現(xiàn)場的聯(lián)系，做到現(xiàn)場和資料兩不誤，這樣才能真正做好監(jiān)理資料員的工作。
資料員通過對資料的復核、檢查資料是否符合規(guī)范要求，發(fā)現(xiàn)問題要及時協(xié)助監(jiān)理工程師督促施工單位進行整改，并通過監(jiān)理員或監(jiān)理工程師現(xiàn)場的旁站、巡視檢查發(fā)現(xiàn)并記錄下來的工程中存在的各種問題、隱患，協(xié)助監(jiān)理工程師編制過程資料（如監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、安全檢查記錄等）督促施工單位整改、落實。作為監(jiān)理資料員也應該定期向總監(jiān)理工程師報告工程資料情況，對工程資料中存在的問題及時匯報和請示總監(jiān)理工程師，使問題盡快得到解決。
當然，作為資料員，對資料的收集、整理、歸檔等工作是首要任務。首先，必須要明確資料收集的范圍：
一是前期資料，前期資料應分為兩部分：編制監(jiān)理單位前期資料與收集施工單位前期資料。監(jiān)理資料中，監(jiān)理規(guī)劃、細則、各專項驗收方案等是開展監(jiān)理工作的指向標。各類前期方案中工程概況、監(jiān)理工作范圍、工作程序、監(jiān)理組織機構等一應俱全，一個概括全面、內(nèi)容完善的監(jiān)理規(guī)劃可以讓外行人在看完后也會對工程情況及監(jiān)理工作情況有初步的了解，所以很多人檢查監(jiān)理資料時習慣性關注各種前期指導性方案。因此在工程進展過程中，當施工情況及施工工藝發(fā)生改變時，監(jiān)理規(guī)劃、細則、各專項驗收方案等指導性方案應隨之調(diào)整，便于現(xiàn)場監(jiān)理工作內(nèi)容與方案內(nèi)容閉合，并且監(jiān)理細則、各專項驗收方案的內(nèi)容應與監(jiān)理規(guī)劃內(nèi)容一一對應閉合。收集施工單位的前期資料，在開工初期首先要督促總包施工單位報審其企業(yè)資質(zhì)、施工人員資質(zhì)、設備檢定報告、施工組織設計、開工報審等等，及時交總監(jiān)理工程師審核確認，之后整理匯集、歸檔。
二是隨著工程施工的逐步進展，從由建設單位提出的工程變更、技術核定等到由施工單位上報的工程報驗、材料報審、各種材料的合格證及檢測報告等，都應及時收集、整理。對施工單位報審的資料，經(jīng)過監(jiān)理工程師審核簽字，作為資料員也應該認真檢查其內(nèi)容是否符合相關的要求。施工材料進場時也應做好見證取樣登記臺帳、材料進出場臺帳的工作。對于各方往來的文件做好收發(fā)文登記，對工程變更、技術核定等涉及工程施工的資料，還必須及時傳遞給每一位相關的監(jiān)理人員，使他們及時了解工程的變更、信息。
當然在工程施工過程中，這樣那樣的問題出現(xiàn)是難以避免的，此時，就要協(xié)助現(xiàn)場監(jiān)理工程師做好監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單的工作。也要負責對每次的工程例會做好記錄、簽發(fā)，以便歸檔，會議紀要的記錄、簽發(fā)很重要，有些人（特別是業(yè)主）在會上表的態(tài)，下達的任務、指標，轉眼間就忘了，他們不認可的時候就要用會議紀要來監(jiān)督他們。尤其是項目業(yè)主人數(shù)眾多的時候，往往是一個業(yè)主領導下達的指令另一個業(yè)主領導不承認，很多工作得不到肯定，這時候也需要會議紀要來維護相關單位的利益及權益。會議紀要信息的收集及整理很有技巧，資料員要在會議中把握重點和要點進行匯總編制。
施工單位上報的過程資料如檢驗批、專項方案、監(jiān)理通知單回復單及各種報告等，也需要現(xiàn)場監(jiān)理工程師堅持資料過手要留底的原則，配合資料人員做好資料的收集工作。資料日漸增多，還應該按監(jiān)理單位的檔案管理要求對工程資料進行編號歸檔，通過分類的歸檔，使其一目了然，容易查找。
三是隨著工程主體結構臨近完工，各種分包工作隨之進入，如塑鋼門窗、外墻涂料、屋面防水、室內(nèi)電梯安裝等裝飾工程，這時除了繼續(xù)要督促分包單位搞好工程報驗、材料報驗等工作，還要督促總包方對分包單位的相關資質(zhì)、資料的報審，包括審核分包單位資質(zhì)、人員崗位證書、材料的質(zhì)保資料等等。當然，各施工單位資料員的水平層次不齊，可能會出現(xiàn)同樣內(nèi)容的報表會有幾種不同的樣式表格出現(xiàn)。這就需要監(jiān)理部建議業(yè)主對各家單位資料員集中培訓，統(tǒng)一表格及規(guī)范填寫。如業(yè)主因各種原因未對其培訓，監(jiān)理部可以在征得業(yè)主同意后，將業(yè)主認可的資料表格及填寫方式對各施工單位資料員進行交底。
四是裝飾工程臨近結束時，就要為工程驗收做好準備。此時，監(jiān)理資料員就要將開工以來所有資料全部整理起來，協(xié)助總監(jiān)理工程師編寫工程竣工報告，準備驗收。當驗收完畢，監(jiān)理資料員除了整理所有資料，還應協(xié)助現(xiàn)場監(jiān)理工程師督促施工單位對工程維修中存在的問題進行整改、完善和落實。
作為監(jiān)理的資料員，還應該不斷學習新知識，因為技術、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，多方面的來補充自身的不足，才能適應發(fā)展的需要。對其它工程的資料做得好的方面，應該虛心學習、吸取經(jīng)驗。通過與其他監(jiān)理、施工人員的相互交流、相互學習，取長補短、不斷提升自身業(yè)務水平，真正做好監(jiān)理資料員的本職工作，為今后的發(fā)展奠定堅實基礎。
