1為充分了解工程項(xiàng)目信息化現(xiàn)狀
2008年筆者對(duì)某市建管中心11個(gè)5000萬(wàn)元以上的工程項(xiàng)目進(jìn)行了調(diào)研。調(diào)研對(duì)象根據(jù)合同額大小進(jìn)行劃分，涵蓋房建項(xiàng)目3個(gè)、市政道路及橋梁7個(gè)，圍海造地項(xiàng)目1個(gè)。由于此次調(diào)研的項(xiàng)目都已完工，主要對(duì)項(xiàng)目從立項(xiàng)直至竣工決算的批文、合約、招標(biāo)文件、結(jié)算資料進(jìn)行查看，其中絕大多數(shù)檔案文件都為紙質(zhì)材料，雖有專(zhuān)門(mén)檔案室進(jìn)行管理，但查閱工作量異常繁重。調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，11個(gè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)決算都未完成，其中2個(gè)項(xiàng)目的施工結(jié)算超過(guò)合同價(jià)的5%，4個(gè)項(xiàng)目的用地審批未完成，3個(gè)項(xiàng)目的7個(gè)各類(lèi)結(jié)算未完成。而這些項(xiàng)目的管理者對(duì)存在的以上問(wèn)題并不了解，這樣表現(xiàn)的結(jié)果就是項(xiàng)目的管理混亂，條理不清晰，容易產(chǎn)生“爛尾”工程。
2項(xiàng)目信息化管理的解決方案
在了解了我國(guó)建設(shè)工程信息化管理的現(xiàn)狀后，應(yīng)該能夠清晰的認(rèn)識(shí)到目前現(xiàn)狀的不足。筆者有幸參與了某市建管中心的信息化管理系統(tǒng)軟件的研發(fā)和使用，該軟件簡(jiǎn)稱(chēng)(GovPM)，該軟件針對(duì)目前信息化管理的不足，提出了以下解決方案。
(1)其系統(tǒng)分四大部分組成:門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、業(yè)務(wù)門(mén)戶(hù)(聯(lián)合辦公系統(tǒng))、工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)。其中以工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)為主，主要分為以下幾個(gè)模塊:前期管理、招投標(biāo)管理、合同管理、造價(jià)管理、計(jì)量支付、財(cái)務(wù)管理、現(xiàn)場(chǎng)管理、后期管理、文檔管理和協(xié)同辦公。以上模塊通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)直至竣工投產(chǎn)進(jìn)行全過(guò)程管理，通過(guò)采用先進(jìn)的技術(shù)體系和管理思想，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)時(shí)監(jiān)控工程項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，減少不必要管理環(huán)節(jié)，大大提高了工程管理的效率。
(2)實(shí)現(xiàn)工程文檔的電子化管理。
(3)實(shí)現(xiàn)工程招標(biāo)文件、預(yù)結(jié)算、合約、方案設(shè)計(jì)、計(jì)劃、工程款網(wǎng)上審批。
(4)對(duì)每一個(gè)合同的工程款支付進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)超付情況有提醒。
(5)以項(xiàng)目為中心，建立健全項(xiàng)目的前期計(jì)劃報(bào)建報(bào)批數(shù)據(jù)庫(kù)、施工階段進(jìn)度數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目后期竣工驗(yàn)收移交數(shù)據(jù)庫(kù)，方便主管領(lǐng)導(dǎo)查閱、對(duì)比。(6)項(xiàng)目按需求和重要性實(shí)行遠(yuǎn)程監(jiān)控。
(7)使上級(jí)主管部門(mén)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況了如指掌。
(8)進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施情況的提醒功能。
(9)智能手機(jī)移動(dòng)辦公平臺(tái)。以上解決方案從一定程度上反映了項(xiàng)目管理人員普遍反應(yīng)日常工作中各種報(bào)表繁多，部門(mén)之間數(shù)據(jù)經(jīng)常無(wú)法統(tǒng)一，重復(fù)工作量大，同樣的數(shù)據(jù)需要加工多次分別報(bào)送不同的部門(mén)。同時(shí)改進(jìn)了對(duì)項(xiàng)目做到即時(shí)監(jiān)控和動(dòng)態(tài)管理，尤其是投資成本方面。
3項(xiàng)目信息化管理的實(shí)際效果
根據(jù)某市建管中心使用了(GovPM)信息化管理后，分析了使用信息化系統(tǒng)的管理軟件前后實(shí)際情況對(duì)比。
(1)人力資源節(jié)省。實(shí)施了信息化管理后三年，某市建管中心的工程管理人員從50多個(gè)減少至38個(gè)，檔案室從4個(gè)人減少至2人，人力成本減少了25%。
(2)文檔查閱方便可靠。實(shí)施了信息化管理后，每個(gè)項(xiàng)目完整文檔的查閱從2～3小時(shí)縮短至3分鐘，極大的減少了查閱資料的時(shí)間。
(3)規(guī)范管理，增加項(xiàng)目管理的透明度。實(shí)施了信息化管理后，項(xiàng)目的每個(gè)審批程序、過(guò)程文件清晰無(wú)疑，責(zé)任主體清晰，減少了腐敗的發(fā)生。
(4)聯(lián)合辦公，信息共享，提高效率。實(shí)施信息化管理前，建設(shè)單位與施工單位簽訂合同，需經(jīng)過(guò)擬稿、核稿、談判、簽章至少需要5～7個(gè)工作日，而采用了信息化管理后，時(shí)間大大縮短，時(shí)間僅需3～5天時(shí)間。且通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，各參建單位可迅速查閱工程的相關(guān)資料。
(5)掌握資金動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)投資控制。實(shí)施信息化管理前，上級(jí)主管部門(mén)了解某個(gè)項(xiàng)目的投資情況和資金使用情況，需要工程人員和財(cái)務(wù)人員共同編制若干表格進(jìn)行比對(duì)說(shuō)明。而采用了信息化管理后，系統(tǒng)自動(dòng)生成的項(xiàng)目資金使用表可以清晰的說(shuō)明項(xiàng)目立項(xiàng)資金、投資估算、概算、預(yù)算、結(jié)算、決算的具體情況，避免了超立項(xiàng)、工程款超付的情況發(fā)生。
(6)足不出戶(hù)也能對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況了如指掌。實(shí)施了信息化管理后，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)可隨時(shí)對(duì)工程進(jìn)展情況進(jìn)行檢查跟進(jìn)。
4結(jié)束語(yǔ)
筆者所在單位由于較早使用了信息化管理，在近幾年的突擊審計(jì)和專(zhuān)項(xiàng)檢查中都被作為示范單位提供給其他單位學(xué)習(xí)和推廣。隨著建筑市場(chǎng)的進(jìn)一步國(guó)際化和規(guī)范化，以及中央對(duì)建設(shè)領(lǐng)域突出問(wèn)題治理的力度的強(qiáng)化，這將為工程項(xiàng)目信息化的開(kāi)展提供強(qiáng)有力的支持，工程項(xiàng)目信息化管理也必將得到更廣泛的應(yīng)用。
