摘要：水利工程關(guān)乎民生發(fā)展，具有防洪抗洪、水利調(diào)控等作用，而水利工程電子文件則是工程建設(shè)中形成的一種專門電子文件，包括工程勘測(cè)文件、規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)文件等。在水利工程建設(shè)中，做好電子文件歸檔管理利用研究十分重要，可以為工程后期興修、擴(kuò)建提供信息數(shù)據(jù)支持。對(duì)此，本文對(duì)水利工程電子文件歸檔及管理利用作研究。
關(guān)鍵詞：水利工程；電子文件歸檔；管理利用
在信息化時(shí)代，電子文檔由于具有便于儲(chǔ)存、傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，因此在很大程度上代替了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的使用，而在水利工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工等活動(dòng)中，也會(huì)形成一些具有保存價(jià)值的電子文件資料，這些電子文檔作為水利工程建設(shè)的重要組成部分，可以為工程后期興修、擴(kuò)建提供數(shù)據(jù)信息支持，因此強(qiáng)化水利工程電子文件歸檔及管理利用研究十分重要。本文針對(duì)水利工程電力文件歸檔及管理利用的策略進(jìn)行詳盡分析，以促進(jìn)我國(guó)水利工程建設(shè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。
一、水利工程電子文件歸檔概述
（一）水利工程電子文件歸檔范圍
在信息網(wǎng)絡(luò)通訊快速發(fā)展的時(shí)代背景下，電子文件數(shù)量迅速增加，而自1999年開始，國(guó)家檔案局就將電子文件歸檔管理作為工作重點(diǎn)，并于近年頒布了《建筑工程電子文件報(bào)送工作通知》及《水利工程聲像檔案管理方法》，這些都將水利工程電子文件檔案管理工作推向了新的高度[1]。具體而言，在水利工程電子文檔歸檔中，勘測(cè)資料、規(guī)劃資料、設(shè)計(jì)資料、招投標(biāo)資料都是需要進(jìn)行歸檔的電子文件資料，如水利工程項(xiàng)目建議書、工程檢驗(yàn)報(bào)告、工程總體規(guī)劃方案、工程設(shè)計(jì)施工圖、工程施工變更修改文件等都屬于水利工程電子文檔歸檔范圍，因此在實(shí)際歸檔中，檔案管理人員必須要明確水利工程電子文檔歸檔范圍，這樣才能保證檔案歸檔的完整性。
（二）水利工程電子文件歸檔方法
在水利工程電子文檔歸檔中，主要是按照電子文件移交目錄及相關(guān)說明進(jìn)行歸檔，在實(shí)際歸檔工作中，檔案管理工作人員首先要填寫電子文件登記表、電子文件原數(shù)據(jù)表等，主要填寫內(nèi)容包括工程名稱、文件標(biāo)號(hào)、文案形成時(shí)間、文件操作系統(tǒng)名稱、軟件名稱等。其次在電子文檔歸檔及光盤刻錄時(shí)，由于光盤是一種不能被修改的儲(chǔ)存介質(zhì)，因此各歸檔部門要以項(xiàng)目為單位進(jìn)行組盤。通常情況下，一個(gè)項(xiàng)目要盡量刻錄在一個(gè)光盤中，若是刻錄不下，可以刻錄在兩個(gè)或多個(gè)光盤中，但是不可在一個(gè)光盤中刻錄兩個(gè)項(xiàng)目，并于光盤刻錄結(jié)束后，在光盤中做好標(biāo)識(shí)。最后，歸檔的水利工程文件還應(yīng)有相關(guān)的說明文件及目錄，這些說明文件應(yīng)采用純文本格式，其中的內(nèi)容應(yīng)包括水利工程概況、電子文件歸檔說明等，從而對(duì)電子文檔文件的卷宗名稱、檔號(hào)、檔案份數(shù)、歸檔時(shí)間等加以說明，這是水利工程電子文檔歸檔的一個(gè)完整過程，可以為電子檔案的管理和利用提供便利。
二、水利工程電子文件管理利用措施
（一）健全檔案利用制度
電子文檔作為水利工程建設(shè)的重要組成部分，是水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)反映，是調(diào)查工程事故、工程興修擴(kuò)建的第一手資料，因此做好水利工程電子文件管理利用工作十分重要。“沒有規(guī)矩不成方圓”，因此若想要更好地管理利用水利工程電子文件資料，建立健全檔案利用管理制度十分必要。首先應(yīng)建立明確的檔案利用審批制度，不斷完善水利工程檔案利用審批手續(xù)，無論是哪個(gè)部門的工作人員，若想要查閱使用水利工程電子文件資料，都必須要獲得主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，這樣可以防止檔案遺失泄密，為電子文件檔案資料高效利用提供保障[2]。其次是建立完善的檔案利用管理制度，根據(jù)制度要求，檔案管理人員要及時(shí)利用信息技術(shù)收集管理檔案，確保電子檔案文件及時(shí)更新，從而更好地滿足使用者的檔案利用要求。此外，還應(yīng)做到電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的利用互補(bǔ)，強(qiáng)化檔案資源整合，從而推動(dòng)水利工程電子文件管理工作效率不斷提升。
（二）規(guī)范檔案利用方式
若想更好地提升水利工程電子文件管理利用效率，就必須規(guī)范檔案利用方式，根據(jù)電子檔案規(guī)范管理要求，要將帶有檔案標(biāo)識(shí)的電子文件集中拷貝在光盤中，同時(shí)要一式三份，一份封存保管、一份為相關(guān)人員提供查閱使用、一份異地保存�？紤]到移動(dòng)硬盤的兼用性問題，可以將光盤數(shù)據(jù)拷貝到硬盤中，建立檔案編號(hào)，然后使用另外兩個(gè)移動(dòng)硬盤，對(duì)第一個(gè)硬盤數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，從而一份封存保管、一份異地保存。同時(shí)，為了更加合理規(guī)范地利用水利工程電子文件，用于借閱使用的電子文件資料應(yīng)根據(jù)使用者的身份情況及水利工程電子文件密級(jí)進(jìn)行有效管理，要求不能完全開放的項(xiàng)目電子文件，使用者不可以進(jìn)行電子復(fù)制，因此這一類文件必須要在監(jiān)控下進(jìn)行使用。若是采用網(wǎng)絡(luò)利用方式，應(yīng)該對(duì)一些有密級(jí)的電子文件資料進(jìn)行加密處理，并且要不定期地更換密鑰，從而防止造成文件泄露損失。
（三）提升管理人員素質(zhì)
在水利工程電子文件管理利用工作中，由于當(dāng)下可以提供利用的方式多種多樣，并且具有技術(shù)依賴多重化的特點(diǎn)，因此作為水利工程電子文件管理工作者，必須要具備較強(qiáng)的工作能力，這樣才能為水利工程電子文件管理利用工作提供支持保障。首先要強(qiáng)化現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，如對(duì)一些管理工作經(jīng)驗(yàn)豐富而計(jì)算機(jī)知識(shí)欠缺的工作人員，要注重強(qiáng)化計(jì)算機(jī)操作知識(shí)培訓(xùn)及信息數(shù)據(jù)安全知識(shí)培訓(xùn)。而對(duì)那些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)但缺乏水利工程電子文件管理意識(shí)的工作人員，要對(duì)他們進(jìn)行思想教育，讓其認(rèn)識(shí)到水利工程電子文件管理利用的重要性。其次要加大引入復(fù)合型管理人才，從而更新水利檔案管理隊(duì)伍血液，在復(fù)合型人才帶動(dòng)下，促使水利檔案管理部門工作人員的素質(zhì)能力不斷提升，從而更好地推動(dòng)水利工程檔案管理工作的不斷發(fā)展。
（四）重視檔案管理安全
信息技術(shù)具有開放性、共享性的特點(diǎn)，這也決定了水利工程電子檔案管理利用的脆弱性，為此進(jìn)行水利工程電子文件管理利用工作時(shí)，必須要重視信息安全管理，確保電子檔案管理系統(tǒng)的絕對(duì)安全，這樣才能為我國(guó)水利工程檔案管理工作發(fā)展提供保障。為此，首先檔案管理部門應(yīng)提升數(shù)字化管理能力，將現(xiàn)有庫(kù)存的重要且需要永久保管的紙質(zhì)工程檔案資料采用掃描或者轉(zhuǎn)換等方式變?yōu)殡娮游募�，同時(shí)針對(duì)電子文件檔案來源多樣的特性，要強(qiáng)化統(tǒng)一歸檔渠道建立[3]。其次在進(jìn)行水利工程電子文件管理利用工作時(shí)，要嚴(yán)格控制保管條件，所保存的電子文件要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、電場(chǎng)，并對(duì)有害氣體進(jìn)行隔離，定期對(duì)歸檔的電子文檔載體進(jìn)行安全檢測(cè)，確保無劃痕、無病毒侵襲，同時(shí)可以采用軟硬件數(shù)據(jù)相互轉(zhuǎn)換的方式，為水利工程電子文件管理利用安全提供保障。水利工程文件是工程建設(shè)中形成的一種專門文件，而在信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的過程中，水利工程電子文件由于具有便于管理、方便傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，在很大程度上替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，成為管理人員的重點(diǎn)管理對(duì)象。因此，為了更好地推動(dòng)水利工程檔案管理工作發(fā)展，強(qiáng)化水利工程電子文件歸檔及管理利用研究十分必要。
參考文獻(xiàn)：
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