摘要： 隨著我國水利事業(yè)從工程水利向資源水利的轉(zhuǎn)變，桃林口水庫檔案管理應(yīng)實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理和合理、高效利用，最終達(dá)到為水庫建設(shè)服務(wù)的目的。
關(guān)鍵詞： 檔案工作；水庫建設(shè)；桃林口
0 引言
桃林口水庫是“八五”、“九五”期間水利部和河北省重點建設(shè)項目，始建于1992年11月。從水庫立項審批、規(guī)劃設(shè)計、開工建設(shè)，到如今穩(wěn)步發(fā)展，二十余年生成大量具有社會價值的檔案，數(shù)量多、范圍廣、關(guān)聯(lián)性強、復(fù)雜性強，恰似一條承載著水庫歷史發(fā)展的、環(huán)環(huán)相扣的記憶鏈。
1 檔案工作的重要性
對單位來講，檔案是行政管理的依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參考。他作為一種信息資源，包含了水庫歷史、工程建設(shè)、日常事務(wù)、職工信息等，是水庫建設(shè)發(fā)展的重要憑證和參考。如在工程建設(shè)方面，水庫大壩主體采用“金包銀”碾壓混凝土、壩肩邊坡采用“高邊坡劈坡噴錨”等先進(jìn)工藝，這類工程檔案不但對水庫目前的利用和維護(hù)有重要意義，也對其他地區(qū)興建同類工程具有很大的參考價值；在旅游開發(fā)方面，水庫利用檔案資料建設(shè)展覽館，并做了多期景區(qū)宣傳片，充分彰顯水利行業(yè)的精神風(fēng)貌；在日常工作中，水庫實現(xiàn)水利發(fā)電、汛期科學(xué)調(diào)度，也離不開檔案的合理利用。
對社會來講，檔案是歷史的真實記錄，是承載記憶的文化遺產(chǎn)。它既滿足當(dāng)代人利用參考需要，還保持了人類歷史的整體性和延續(xù)性，他的質(zhì)量和完整程度影響到整個記憶的留存。所以，做好檔案工作，使這種“記憶”盡可能完整、有序的延續(xù)下去至關(guān)重要。
2 加強檔案管理的幾點看法
2.1 建立健全制度并有效施行是規(guī)范做好檔案工作的首要保障 所謂無規(guī)矩不成方圓，檔案工作需要有一定的標(biāo)準(zhǔn)、形式。桃林口水庫為確保檔案資料的準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，根據(jù)國家《檔案法》、《河北省檔案工作條例》，結(jié)合單位實際情況，制訂了《桃林口水庫檔案管理制度》，其中包括《綜合檔案管理制度》、《檔案交接制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案銷毀制度》。這些制度對檔案資料的收集整理、立卷歸檔、科學(xué)管理、合理利用做出了明確規(guī)定，極大的提高了檔案管理水平。為了確保這些檔案制度的有效實施，應(yīng)對文件的歸檔工作實施崗位責(zé)任制，把檔案工作納入處室年度目標(biāo)考核范圍，使檔案工作規(guī)范化、責(zé)任化，檔案管理上有組織、有準(zhǔn)則、有計劃、有經(jīng)費，讓檔案制度落到實處。
2.2 加大宣傳力度是做好檔案工作的重要手段 檔案工作尤其是檔案收集工作，僅靠檔案員難以完成，他離不開單位各部門、所有工作人員的支持。不少人認(rèn)為檔案收集不全的原因是領(lǐng)導(dǎo)不重視，各部門工作人員不重視。然究其根本原因，還是宣傳力度不夠。桃林口水庫作為重點水利工程，檔案具有數(shù)量大、種類多、內(nèi)容繁雜等特點。檔案的龐大性、復(fù)雜性使檔案難于管理，更難于收集齊全。零星檔案散落在經(jīng)辦人手中，如開會帶回的材料，外單位通過電子郵箱等途徑直接傳給對口處室的文件等，這類資源的產(chǎn)生，檔案人員并不知情，無法有效監(jiān)督而造成資源不能歸檔，將嚴(yán)重影響檔案的完整性和利用價值。水庫采取加大宣傳力度的方式，廣泛宣傳檔案相關(guān)法律法規(guī)，張貼檔案類宣傳圖，組織學(xué)習(xí)檔案知識，同時檔案人員也常與各處室人員溝通、協(xié)調(diào)，做好監(jiān)督工作。通過以上方式引起了全體工作人員重視，逐步使檔案收集工作從義務(wù)化向自覺化轉(zhuǎn)變，最終達(dá)到做好檔案工作的目的。
此外，向領(lǐng)導(dǎo)“宣傳”也是做好檔案工作的必要手段，甚至可以說是必要前提。檔案人員應(yīng)主動為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機(jī)關(guān)下發(fā)的檔案政策性文件，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作開展情況，從而引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，把檔案工作納入年度考核范圍，從而使檔案工作在各個方面都得到支持。
2.3 良好的工作環(huán)境是做好檔案管理的必備條件 首先，檔案作為重要的信息資源，應(yīng)遵循保密原則。檔案室應(yīng)安裝防盜門和防盜護(hù)欄。其次，檔案大部分采用紙質(zhì)。紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉、受潮，時間久了字跡易褪色、易粘到前頁，十分不易保管。為了使檔案保存長久有效，檔案的保存環(huán)境便有著較高的要求，如檔案室需要配備檔案專用柜、空調(diào)、除濕機(jī)等，使檔案處于恒溫、恒濕、防光、防水、防火的環(huán)境。這些是檔案管理的硬件環(huán)境。而隨著計算機(jī)在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)潮流，利用軟件達(dá)到高效管理工作。因此還應(yīng)增加計算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備。通過操作檔案專用軟件，檔案人員可方便的進(jìn)行計算機(jī)檢索、錄入、統(tǒng)計等工作，提高了檔案工作的效率，實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理與利用。
2.4 建設(shè)高素質(zhì)檔案工作人員，提高檔案管理水平，是高效工作的有力途徑 隨著辦公管理的現(xiàn)代化，檔案人員應(yīng)不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，條理準(zhǔn)確的對檔案進(jìn)行鑒定、分類、整理、立卷、裝訂、編號等，使檔案的存放條目清楚、合理有序、管理規(guī)范。同時應(yīng)熟練操作計算機(jī)檔案管理軟件，在歸檔整理中注意遵循檔案材料的形成規(guī)律，利用計算機(jī)檢索備注等方式，保持檔案之間的聯(lián)系，便于查找利用。此外，檔案人員還應(yīng)具有較強的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)謹(jǐn)自我工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守檔案的借閱、制度、庫房管理等制度，極力維護(hù)檔案的完整和安全。檔案保管工作做到不壞、不丟、不散、不亂，使檔案的保存達(dá)到完整、有序，不致因保管不當(dāng)使檔案損壞，不致因工作疏忽而使檔案丟失，不致因檔案的分散保管而不利于合理利用，要做到檔案整齊規(guī)范，檢索方便易查。
2.5 科學(xué)規(guī)劃，開發(fā)新形式，最終達(dá)到高效利用的目的 檔案工作的目的是利用檔案為其他工作服務(wù)。不能有效利用的檔案，也就失去了其原有價值。我們增強服務(wù)意識，提高檔案工作質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理，目的就在于更好的利用。
隨著檔案量逐年上升，檔案利用率的提高和無紙化辦公的廣泛倡議，檔案工作高效利用也成為必然的研發(fā)課題，檔案電子化似乎也成為一個必然趨勢。然而，電子檔案也存在缺點：首先，電子檔案的數(shù)據(jù)容易丟失和修改，檔案的真實性不易確定。其次，電子檔案對計算機(jī)等設(shè)備過分依賴。為了彌補這些缺陷，紙質(zhì)和電子檔案雙套歸檔，互相依存，才是最穩(wěn)妥的儲存方式。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫則是桃林口水庫最新的開發(fā)目標(biāo)：在電腦上創(chuàng)建檔案信息庫，針對工程檔案、旅游檔案等利用率較高的檔案，利用掃描儀把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，在數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)全文檢索。這不但方便了檔案的查閱、利用，還可以減少紙質(zhì)檔案在利用、翻閱過程中造成磨損，從而逐步實現(xiàn)檔案管理自動化、現(xiàn)代化，減輕管理人員的工作強度，提高檔案工作效率。
3 結(jié)語
在檔案管理工作中，只有使基礎(chǔ)工作達(dá)到規(guī)范化要求，才能確保今后檔案各項管理工作有序開展，逐步由管理型轉(zhuǎn)化為科學(xué)利用型。隨著我國水利事業(yè)從工程水利向資源水利的轉(zhuǎn)變，桃林口水庫檔案管理應(yīng)在實踐中端正方向、開拓創(chuàng)新，不斷推動檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理和合理、高效利用，最終達(dá)到為檔案工作做貢獻(xiàn)、為水庫建設(shè)服務(wù)的目的。
參考文獻(xiàn)：
[1]李圣開.建設(shè)工程監(jiān)理文件的收集、整理和歸檔[J].城建檔案，2008（04）.
[2]郭輝.工程檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].北京檔案，2003（06）.
[3]傅春妃.做好重點工程檔案管理的幾點體會——從杭州蕭山國際機(jī)場工程檔案管理談起[J].檔案學(xué)通訊，2002（05）.
關(guān)鍵詞： 檔案工作；水庫建設(shè)；桃林口
0 引言
桃林口水庫是“八五”、“九五”期間水利部和河北省重點建設(shè)項目，始建于1992年11月。從水庫立項審批、規(guī)劃設(shè)計、開工建設(shè)，到如今穩(wěn)步發(fā)展，二十余年生成大量具有社會價值的檔案，數(shù)量多、范圍廣、關(guān)聯(lián)性強、復(fù)雜性強，恰似一條承載著水庫歷史發(fā)展的、環(huán)環(huán)相扣的記憶鏈。
1 檔案工作的重要性
對單位來講，檔案是行政管理的依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參考。他作為一種信息資源，包含了水庫歷史、工程建設(shè)、日常事務(wù)、職工信息等，是水庫建設(shè)發(fā)展的重要憑證和參考。如在工程建設(shè)方面，水庫大壩主體采用“金包銀”碾壓混凝土、壩肩邊坡采用“高邊坡劈坡噴錨”等先進(jìn)工藝，這類工程檔案不但對水庫目前的利用和維護(hù)有重要意義，也對其他地區(qū)興建同類工程具有很大的參考價值；在旅游開發(fā)方面，水庫利用檔案資料建設(shè)展覽館，并做了多期景區(qū)宣傳片，充分彰顯水利行業(yè)的精神風(fēng)貌；在日常工作中，水庫實現(xiàn)水利發(fā)電、汛期科學(xué)調(diào)度，也離不開檔案的合理利用。
對社會來講，檔案是歷史的真實記錄，是承載記憶的文化遺產(chǎn)。它既滿足當(dāng)代人利用參考需要，還保持了人類歷史的整體性和延續(xù)性，他的質(zhì)量和完整程度影響到整個記憶的留存。所以，做好檔案工作，使這種“記憶”盡可能完整、有序的延續(xù)下去至關(guān)重要。
2 加強檔案管理的幾點看法
2.1 建立健全制度并有效施行是規(guī)范做好檔案工作的首要保障 所謂無規(guī)矩不成方圓，檔案工作需要有一定的標(biāo)準(zhǔn)、形式。桃林口水庫為確保檔案資料的準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，根據(jù)國家《檔案法》、《河北省檔案工作條例》，結(jié)合單位實際情況，制訂了《桃林口水庫檔案管理制度》，其中包括《綜合檔案管理制度》、《檔案交接制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案銷毀制度》。這些制度對檔案資料的收集整理、立卷歸檔、科學(xué)管理、合理利用做出了明確規(guī)定，極大的提高了檔案管理水平。為了確保這些檔案制度的有效實施，應(yīng)對文件的歸檔工作實施崗位責(zé)任制，把檔案工作納入處室年度目標(biāo)考核范圍，使檔案工作規(guī)范化、責(zé)任化，檔案管理上有組織、有準(zhǔn)則、有計劃、有經(jīng)費，讓檔案制度落到實處。
2.2 加大宣傳力度是做好檔案工作的重要手段 檔案工作尤其是檔案收集工作，僅靠檔案員難以完成，他離不開單位各部門、所有工作人員的支持。不少人認(rèn)為檔案收集不全的原因是領(lǐng)導(dǎo)不重視，各部門工作人員不重視。然究其根本原因，還是宣傳力度不夠。桃林口水庫作為重點水利工程，檔案具有數(shù)量大、種類多、內(nèi)容繁雜等特點。檔案的龐大性、復(fù)雜性使檔案難于管理，更難于收集齊全。零星檔案散落在經(jīng)辦人手中，如開會帶回的材料，外單位通過電子郵箱等途徑直接傳給對口處室的文件等，這類資源的產(chǎn)生，檔案人員并不知情，無法有效監(jiān)督而造成資源不能歸檔，將嚴(yán)重影響檔案的完整性和利用價值。水庫采取加大宣傳力度的方式，廣泛宣傳檔案相關(guān)法律法規(guī)，張貼檔案類宣傳圖，組織學(xué)習(xí)檔案知識，同時檔案人員也常與各處室人員溝通、協(xié)調(diào)，做好監(jiān)督工作。通過以上方式引起了全體工作人員重視，逐步使檔案收集工作從義務(wù)化向自覺化轉(zhuǎn)變，最終達(dá)到做好檔案工作的目的。
此外，向領(lǐng)導(dǎo)“宣傳”也是做好檔案工作的必要手段，甚至可以說是必要前提。檔案人員應(yīng)主動為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機(jī)關(guān)下發(fā)的檔案政策性文件，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作開展情況，從而引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，把檔案工作納入年度考核范圍，從而使檔案工作在各個方面都得到支持。
2.3 良好的工作環(huán)境是做好檔案管理的必備條件 首先，檔案作為重要的信息資源，應(yīng)遵循保密原則。檔案室應(yīng)安裝防盜門和防盜護(hù)欄。其次，檔案大部分采用紙質(zhì)。紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉、受潮，時間久了字跡易褪色、易粘到前頁，十分不易保管。為了使檔案保存長久有效，檔案的保存環(huán)境便有著較高的要求，如檔案室需要配備檔案專用柜、空調(diào)、除濕機(jī)等，使檔案處于恒溫、恒濕、防光、防水、防火的環(huán)境。這些是檔案管理的硬件環(huán)境。而隨著計算機(jī)在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)潮流，利用軟件達(dá)到高效管理工作。因此還應(yīng)增加計算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備。通過操作檔案專用軟件，檔案人員可方便的進(jìn)行計算機(jī)檢索、錄入、統(tǒng)計等工作，提高了檔案工作的效率，實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理與利用。
2.4 建設(shè)高素質(zhì)檔案工作人員，提高檔案管理水平，是高效工作的有力途徑 隨著辦公管理的現(xiàn)代化，檔案人員應(yīng)不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，條理準(zhǔn)確的對檔案進(jìn)行鑒定、分類、整理、立卷、裝訂、編號等，使檔案的存放條目清楚、合理有序、管理規(guī)范。同時應(yīng)熟練操作計算機(jī)檔案管理軟件，在歸檔整理中注意遵循檔案材料的形成規(guī)律，利用計算機(jī)檢索備注等方式，保持檔案之間的聯(lián)系，便于查找利用。此外，檔案人員還應(yīng)具有較強的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)謹(jǐn)自我工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守檔案的借閱、制度、庫房管理等制度，極力維護(hù)檔案的完整和安全。檔案保管工作做到不壞、不丟、不散、不亂，使檔案的保存達(dá)到完整、有序，不致因保管不當(dāng)使檔案損壞，不致因工作疏忽而使檔案丟失，不致因檔案的分散保管而不利于合理利用，要做到檔案整齊規(guī)范，檢索方便易查。
2.5 科學(xué)規(guī)劃，開發(fā)新形式，最終達(dá)到高效利用的目的 檔案工作的目的是利用檔案為其他工作服務(wù)。不能有效利用的檔案，也就失去了其原有價值。我們增強服務(wù)意識，提高檔案工作質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理，目的就在于更好的利用。
隨著檔案量逐年上升，檔案利用率的提高和無紙化辦公的廣泛倡議，檔案工作高效利用也成為必然的研發(fā)課題，檔案電子化似乎也成為一個必然趨勢。然而，電子檔案也存在缺點：首先，電子檔案的數(shù)據(jù)容易丟失和修改，檔案的真實性不易確定。其次，電子檔案對計算機(jī)等設(shè)備過分依賴。為了彌補這些缺陷，紙質(zhì)和電子檔案雙套歸檔，互相依存，才是最穩(wěn)妥的儲存方式。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫則是桃林口水庫最新的開發(fā)目標(biāo)：在電腦上創(chuàng)建檔案信息庫，針對工程檔案、旅游檔案等利用率較高的檔案，利用掃描儀把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，在數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)全文檢索。這不但方便了檔案的查閱、利用，還可以減少紙質(zhì)檔案在利用、翻閱過程中造成磨損，從而逐步實現(xiàn)檔案管理自動化、現(xiàn)代化，減輕管理人員的工作強度，提高檔案工作效率。
3 結(jié)語
在檔案管理工作中，只有使基礎(chǔ)工作達(dá)到規(guī)范化要求，才能確保今后檔案各項管理工作有序開展，逐步由管理型轉(zhuǎn)化為科學(xué)利用型。隨著我國水利事業(yè)從工程水利向資源水利的轉(zhuǎn)變，桃林口水庫檔案管理應(yīng)在實踐中端正方向、開拓創(chuàng)新，不斷推動檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理和合理、高效利用，最終達(dá)到為檔案工作做貢獻(xiàn)、為水庫建設(shè)服務(wù)的目的。
參考文獻(xiàn)：
[1]李圣開.建設(shè)工程監(jiān)理文件的收集、整理和歸檔[J].城建檔案，2008（04）.
[2]郭輝.工程檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].北京檔案，2003（06）.
[3]傅春妃.做好重點工程檔案管理的幾點體會——從杭州蕭山國際機(jī)場工程檔案管理談起[J].檔案學(xué)通訊，2002（05）.
