摘要：水利工程檔案是建設(shè)項目全過程的記錄，是實體工程與無形工程關(guān)系，是項目建設(shè)的管理工具和支柱，關(guān)系到質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全等。文章就項目法人檔案管理實施過程中的范圍、現(xiàn)狀，項目法人檔案管理工作的措施，檔案組卷歸檔移交等方面進(jìn)行了探討分析，并結(jié)合自己的工作實踐提出了具體的措施和建議。
關(guān)鍵詞：水利工程；項目法人；檔案管理資料；現(xiàn)狀；問題及措施
新的發(fā)展時期中國特別注重水利事業(yè)的發(fā)展，隨著國家投資增加，各類水利工程建設(shè)項目逐漸增多。項目法人做為工程建設(shè)項目的實施主體，是以建設(shè)項目為目的，從事項目管理的最高權(quán)力組織，對檔案的收集、整理、督促、審核等工作的開展尤為總要。水利工程建設(shè)關(guān)系民生，水利工程檔案是對工程實體及建設(shè)程序的記錄，為水利行業(yè)的發(fā)展提供可利用數(shù)據(jù)，為建設(shè)管理決策提供依據(jù)，因此檔案管理有著特殊的重要意義。
1項目法人檔案管理范圍及現(xiàn)狀分析
1.1項目法人管理檔案范圍
水利工程檔案資料是指在整個建設(shè)項目從立項、實施、建成、投產(chǎn)運(yùn)行的全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計算材料、聲象材料等多種形式的材料。水利工程檔案可分為項目前期資料、項目實施過程資料和項目竣工驗階段資料及后期評價階段資料。項目前期文件指項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計階段，在報批過程中形成的全部資料，一般由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。項目實施過程文件指施工準(zhǔn)備階段、建設(shè)實施階段、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段，在建設(shè)管理過程中形成的資料。項目竣工階段資料指驗收主持單位對具備驗收條件的工程項目，通過驗收后最終出具的竣工驗收鑒定書等資料。項目法人應(yīng)提供的反映施工過程和項目真實面貌的核定性文件。主要包括施工單位檔案、竣工圖、監(jiān)理、勘測、設(shè)計、檢測、設(shè)備制造單位提供的資料，法人驗收資料、階段驗收資料、專項驗收（檔案、環(huán)保、移民驗收等）及審計報告等。
1.2項目法人檔案管理現(xiàn)狀分析
一是，項目法人是為工程項目設(shè)置的臨時機(jī)構(gòu)，隨著工程項目的增多，各類項目法人機(jī)構(gòu)也逐漸增多。這就存在著項目法人機(jī)構(gòu)人員臨時拼湊，缺乏專業(yè)檔案人員，不能全過程的跟隨項目，不能全心全意投入到管理中去。水利工程建設(shè)周期長人員經(jīng)常有變動、參建各方管理水平和方法習(xí)慣不一樣，這就增加了檔案管理的難度。二是，項目法人在檔案管理過程中處于中心地位，與審批各部門及參建各方之間文件接口關(guān)系多，文件控制復(fù)雜，形成應(yīng)該保存材料數(shù)量大。主要體現(xiàn)在，時下項目法人成立相對滯后，項目前期工作一般由建設(shè)單位負(fù)責(zé)報批，水利工程審批的時限長，涉及到的審批部門多，為了保證資料的全面、系統(tǒng)、完整，項目法人應(yīng)及時收集水行政主管部門及其他部門的報建及審批過程中形成的資料。保存材料數(shù)量大，體現(xiàn)在項目法人收集的材料涉及各行業(yè)參建單位形成的資料，竣工驗收資料等，涵蓋整個建設(shè)過程中形成的資料。三是，檔案管理涉及專業(yè)跨度大、文檔載體多種多樣。專業(yè)跨度大，主要體現(xiàn)在水利工程項目涉及到房屋建筑、園林綠化、交通、電力等專業(yè)。在實施階段項目法人應(yīng)提供滿足施工開工的條件，就需要辦理多部門的審批手續(xù)。文檔載體多種多樣，體現(xiàn)在工程實施過程中形成的文檔、圖像、圖表、坐標(biāo)數(shù)據(jù)、影像資料等。
2項目法人檔案管理工作的措施
2.1增強(qiáng)全員檔案意識
項目法人組建時，應(yīng)注重對檔案形成過程的管理。在與各參加單位簽訂合同時明確對檔案的管理要求，配備滿足建設(shè)要求的專職檔員。由領(lǐng)導(dǎo)牽頭以會議或培訓(xùn)的形式宣貫檔案管理的重要性。各參建單位，都要按照法律法規(guī)或相關(guān)規(guī)范來收集、整理、移交檔案，確保檔案真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.2強(qiáng)化組織體系明確制度項目法人單位應(yīng)明確由法人代表負(fù)總責(zé)，各參建單位項目負(fù)責(zé)人分別對本單位資料負(fù)責(zé)的原則。建立以項目法人檔案管理成員為核心，各參建單位專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的工作體系。依據(jù)檔案工作的法律法規(guī)和各專業(yè)的規(guī)范，制定檔案管理各項規(guī)章制度及辦法并以文件的形式發(fā)給各參建單位。主要包括適用法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)范、文件材料歸檔笵圍和保管期限表、檔案分類規(guī)則、聲像檔案管理辦法、竣工圖編制規(guī)定、檔案移交接收要求、電子文件管理辦法、檔案保管及利用等制度。將建設(shè)項目檔案工作納入建設(shè)項目管理工作計劃。將文件形成、積累、歸檔要求納入各部門、項目各參建單位的工作職責(zé)，對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門、參建單位有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。
2.3注重檔案管理人才培養(yǎng)
水利工程在建項目參建人員均實行質(zhì)量責(zé)任終身制，為保證實體工程滿足設(shè)計要求發(fā)揮效益，保障項目參建領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員安全，應(yīng)做到各個環(huán)節(jié)管理留痕。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平尤為重要。檔案管理人員應(yīng)相對穩(wěn)定，全過程參與建設(shè)項目實施過程，對建設(shè)過程中形成的圖、文、聲響等資料積累整理。項目法人機(jī)構(gòu)配備的專職檔案管理人員，應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)和項目管理知識的復(fù)合型人才。檔案工作人員的綜合素質(zhì)決定檔案工作的水平，建設(shè)項目檔案內(nèi)容豐富，歸檔的文件材料涵蓋多種專業(yè)，知識結(jié)構(gòu)單一是很難勝任這一角色的。通過定期的開展專業(yè)知識培訓(xùn)，宣貫國家法律法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理人與的業(yè)務(wù)水平豐富專業(yè)知識。檔案管理人員不只是建設(shè)過程的記錄者同是也是建設(shè)過程的管理者，應(yīng)賦予檔案管理人員知情權(quán)、參與權(quán)、話語權(quán)。組織、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本單位和參建單位各方檔案積累、整理、收集。項目法人檔案管理人員，做好自身形成材料的收集、整理、移交，對參建各方的檔案定期進(jìn)行檢查把關(guān)。
2.4加大檔案管理投入
大中型水利工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種。長期為16-50年、短期為15a以下。長期保管的檔案實際保管期限不得低于工程項目的實際壽命，短期保管的檔案在工程竣工前應(yīng)予保存且實際保管期限不得低于10a。這就涉及到檔案安全是非常重要的。為確保檔案保存能夠滿足規(guī)定保存期限，項目法人應(yīng)設(shè)立專門檔案室并配備設(shè)備及相關(guān)的器材，滿足防火、防潮、防盜等相關(guān)要求。同時檔案整理的各個環(huán)節(jié)，安全問題是時時存在的。為確保形成檔案的安全，需要領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，提供必要的資金是必不可少的。檔案的質(zhì)量管理，主要是提高各方業(yè)務(wù)人員的管理水平，這就需要對業(yè)務(wù)人員開展經(jīng)常性的培訓(xùn)，邀請省、市專家對參建人員進(jìn)行講解，必要時在社會公開招聘專業(yè)人員。
3檔案組卷歸檔移交
3.1組卷原則
水利工程檔案組卷遵循資料形成規(guī)律，遵循建設(shè)程序，形成文件的先后順序，確保文件材料真實、全面、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。
3.2組卷要求
案卷內(nèi)組卷應(yīng)滿足：按階段或分年度組卷，尊重原有分類體系。應(yīng)做到分類統(tǒng)一，組卷滿足要求，便于查找，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實、及時。形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備。參照《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22；《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822—2008；歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》GB/T10609.3-2009）要求統(tǒng)一折疊執(zhí)行。
3.3建立電子檔案數(shù)據(jù)管理
項目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。現(xiàn)存檔案資料載體多元化，只有結(jié)合現(xiàn)代信息化管理來管理水利工程檔案，才能發(fā)揮檔案管理的最大價值。電子檔案具有加快分析速度，利于各參建機(jī)構(gòu)傳輸管理，使檔案管理記錄形式更加靈活，各單位同步參與提供有效平臺，對管理部門和參建單位對檔案管理提供共享需求。將紙質(zhì)檔案同步電子檔案，才能更有效的和多單位，多平臺對接。檔案管理人員通過技術(shù)手段，將已形成的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C(jī)中去，通過建立電子目錄形式，對檔案進(jìn)行電子化管理，統(tǒng)一項目編碼、統(tǒng)一分類，科學(xué)索引等手段，逐步完善檔案管理，發(fā)揮檔案的最大價值。可參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。
3.4檔案移交
參建各方向項目法人移交：項目法人結(jié)合工程實際制定工程檔案分類編號、歸檔范圍及保管期限等有關(guān)要求，各參建單位提供檔案應(yīng)滿足檔案專項驗收要求。確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)到要求后，向工程檔案專項驗收組織單位報送工程檔案自檢報告，并提出工程檔案專項驗收申請。待工程檔案通過檔案專項驗收后，和各參建單位辦理移交手續(xù)。項目法人向建設(shè)單位移交檔案：項目法人在竣工驗收后應(yīng)及時向上級主管部門辦理移交檔案。提出移交申請，由建設(shè)單位檔案管理人員和項目法人檔案管理人員辦理移交手續(xù)。移交手續(xù)應(yīng)明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。
4結(jié)語
水利工程檔案是建設(shè)管理的重要組成部分，在質(zhì)量終生責(zé)任制的今天，對于事后責(zé)任分析、工程管理、后期運(yùn)行、儲備知識，都有十分重要的意義。只有提高檔案管理意思，注重人才培養(yǎng)，注重過程管理，通過努力學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新方法、完善機(jī)制，才能把項目法人檔案管理工作做的更好。
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