摘要：隨著改革開放后經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，國家的基礎(chǔ)建設(shè)得到了強(qiáng)有力的支撐，尤其是在公路建設(shè)方面取得了眾多的成就，但是公路建設(shè)中也遇到了不少的瓶頸，其中公路工程檔案信息化建設(shè)就是一大問題，過去的檔案管理多是以紙質(zhì)檔形式存在，方式較為落后，資料保存時限不長，難以適應(yīng)新形勢下的發(fā)展要求。但是隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人們發(fā)現(xiàn)檔案的信息化管理相較于紙質(zhì)檔管理而言，存在著眾多的優(yōu)勢，筆者就公路工程檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出針對性的對策建議。
關(guān)鍵詞：公路工程；檔案；信息化
公路工程檔案作為國家檔案建設(shè)的重要組成部分，也是國家對公路管理的重要依據(jù)，只有進(jìn)一步的加深對公路工程檔案管理的認(rèn)識，結(jié)合信息化發(fā)展的速度，對其進(jìn)行管理革新，才能更好的進(jìn)行公路工程管理，進(jìn)一步規(guī)范編制公路工程項目竣工檔案。其中高速公路工程檔案，主要包括公路項目的提出、立項、審批、現(xiàn)場勘測設(shè)計、招投標(biāo)、施工、竣工全過程中的文字材料、表格、照片、音像、圖紙等資料，對這些資料進(jìn)行信息化的管理十分必要，將其以數(shù)碼的形式儲存于光盤或者其它載體之中，并能在通訊網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送，這樣能夠大大的提高檔案管理的效率，減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)。
一、當(dāng)前公路工程檔案管理存在的問題
1.輕視文件材料的管理。由于目前公路工程的項目比較多，因此產(chǎn)生的檔案類別也較多，管理起來相對較為分散，很容易出現(xiàn)工程項目管理檔案整理不齊全的現(xiàn)象，再加上部分項目管理者的檔案管理意識不強(qiáng)，對項目進(jìn)度的開展與工程質(zhì)量的檢查更加重視，而忽視了對工程項目檔案的管理，導(dǎo)致部分公路工程檔案資料的殘缺。同時，還有部分單位對檔案資料的日常收集工作不夠重視，竣工后為迎接突擊檢查而準(zhǔn)備的資料存在隨意性，甚至存在著假造的嫌疑，最終導(dǎo)致真正有價值的檔案信息并未保存下來，并且為后期的檔案管理加大了難度。另外還有部分的施工圖紙在施工過程中進(jìn)行了變更，但是在檔案管理中并沒有及時的更改，導(dǎo)致后期檔案管理指導(dǎo)養(yǎng)護(hù)施工等質(zhì)量管理不夠準(zhǔn)確。
2.工程檔案制度不夠健全。由于公路工程檔案管理的制度不夠健全且落實不夠全面，導(dǎo)致項目檔案管理的質(zhì)量不高。在部分交通工程以及機(jī)電工程的項目招標(biāo)的文件中，對于公路工程的檔案管理沒有進(jìn)行明確的責(zé)任界定，同時對于《檔案法》《公路工程竣(交)工驗收辦法》等相關(guān)制度的執(zhí)行不夠嚴(yán)格，在實際行動中并未得到落實。另外，項目歸檔的范圍、時間、要求以及原則界定都不夠清晰，由于標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范，導(dǎo)致許多原始資料的收集不夠齊全，字跡脫落的現(xiàn)象時有發(fā)生。同時施工單位竣工后未能及時將檔案移交至建設(shè)單位，檔案移交工作的滯后為檔案保存帶來易遺失的安全隱患。
3.檔案管理工作的從業(yè)人員不穩(wěn)定。在項目實施的過程中，由于對檔案管理工作的不夠重視，在人員的安排上也不夠固定，多是由兼職來代替，這樣檔案管理人員更換十分頻繁，導(dǎo)致許多人員對于檔案的相關(guān)文件都不清楚，自然更不能對公路項目的檔案進(jìn)行完整的管理，檔案查閱的不便甚至有可能影響后期的竣工與驗收工作。另外，部分公路單位對于檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)也不夠重視，部分工作人員甚至不具備檔案管理的上崗證，更有部分項目管理人員從思想上不重視檔案管理工作，對檔案管理的相關(guān)會議或事項多是采取回避的方式。這樣從業(yè)人員的素質(zhì)不過關(guān)，責(zé)任心不強(qiáng)，對于檔案管理的相關(guān)工作專業(yè)知識不夠熟練，直接影響了公路項目檔案管理的質(zhì)量。
二、完善公路工程檔案信息化管理的對策建議
1.完善信息化管理系統(tǒng)。想要進(jìn)一步的完善公路工程檔案信息化管理系統(tǒng)，必須將計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)嵌入進(jìn)檔案管理的工作之中，這樣才能實現(xiàn)公路工程檔案的科學(xué)化管理。一是構(gòu)建體系。檔案管理工作的管理者必須順應(yīng)時代的發(fā)展，依據(jù)檔案管理的實際情況，針對性的進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，聘請專業(yè)的檔案信息化管理專才，構(gòu)建完整的信息化管理體系。二是同步控制。檔案建設(shè)的過程必須與公路建設(shè)的過程相同步，然后再將檔案資料錄入到信息化的系統(tǒng)之中，做好資料的統(tǒng)計與分析，保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。三是精細(xì)工作。在項目開展的進(jìn)度上，時刻統(tǒng)計與記錄，及時做好工程規(guī)劃和控制，分步驟，有節(jié)奏的來對項目管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查，最后再將審批完的資料錄入到相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)之中，并且，在信息錄入的過程之中，必須要保證錄取信息的準(zhǔn)確性和完整性。
2.強(qiáng)化檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)。對于高素質(zhì)的專業(yè)人才，單位都是求賢若渴的，尤其是在檔案信息化管理的過程之中，管理人員的素質(zhì)很大程度上決定管理的水平，其素質(zhì)越高，檔案管理的質(zhì)量也就越高。一方面，單位需要安排專業(yè)的人員從事檔案管理工作，保證從業(yè)人員的穩(wěn)定性；另一方面，要對檔案信息化管理的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，不僅嚴(yán)把上崗人員的從業(yè)資格，同時也要定期的舉辦一些會議和講座，讓檔案管理的工作人員在培訓(xùn)的過程中能夠開拓視野，豐富知識，進(jìn)而更好的解決工作中所面臨的問題和革新。此外，檔案信息化管理的工作從另一個程度上來說也是對員工思維的改變，只有工作人員有了良好的檔案管理意識，才能更好的應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使得信息化管理的工作得到落實，只有具備了這種強(qiáng)烈的使命感，才能夠從根本上提高檔案信息化管理的效率。同時，還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作人員的考核力度，不僅是對工作態(tài)度的考核，還要對其信息化的專業(yè)知識進(jìn)行考核，并將這些考核與員工福利相掛鉤，提高員工的工作熱情，保證公路工程檔案的有效運轉(zhuǎn)。
3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷更新與發(fā)展，也帶動了社會其它行業(yè)運行速度，并且信息獲取的準(zhǔn)確率越來越高，信息儲存的容量越來越大，這不僅是信息化技術(shù)應(yīng)用的重要優(yōu)勢，同時也是其技術(shù)特點，將其應(yīng)用到公路項目檔案管理中，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，推動公路建設(shè)的發(fā)展。因此，公路項目檔案管理的建設(shè)中，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須加以重視，加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入。首先，不定期的對計算機(jī)的設(shè)備進(jìn)行檢查，保證信息化管理技術(shù)的落實；其次，建立相關(guān)責(zé)任人管理制度，對操作權(quán)限加以設(shè)置，避免資料和信息篡改的現(xiàn)象發(fā)生；再次，保證信息化技術(shù)能夠在檔案管理的全過程中發(fā)揮相關(guān)的功效，對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格控制和把關(guān)，或者根據(jù)實際情況建立出有效的數(shù)據(jù)管理機(jī)制，輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，保證資料的準(zhǔn)確性與全面性，只有這樣才能更好的提高檔案信息化管理的工作；另外，檔案管理的安全問題也不可忽視，除了安裝基本的權(quán)限設(shè)置與防火墻，也要定期的對硬件掃描殺毒，及時的解決相關(guān)問題；最后，公路部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)不定期的視察檔案管理工作，在考察過程中了解信息化建設(shè)的實際情況，集思廣益，更好的提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，便于日后公路建設(shè)工作的開展。
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